Effektive Gewinnminderung beim betrieblichen Fuhrpark

Selbstständige dürfen ihre Privatfahrten nur dann pauschal beim Finanzamt abrechnen, wenn sie den Pkw mehr als 50 Prozent für Firmenzwecke verwenden. Ansonsten müssen sie sich die lästige Arbeit machen, ein Fahrtenbuch zu führen. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt in einem aktuellen Erlass vorgegeben, wie sich die betriebliche Nutzung belegen und ein Fahrtenbuch vermeiden lässt (Az. IV C 6 - S 2177/07/10004). Die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart weist darauf hin, dass bereits formlose Aufzeichnungen über drei Monate ausreichend sind und oftmals überhaupt kein Nachweis benötigt wird.

Daher können Unternehmer, Freiberufler, Landwirte sowie Gesellschafter einer KG, OHG oder GbR ohne Mühe pro Monat ein Prozent vom Listenpreis ansetzen, wenn sie einen Wagen bis zu 49,9 Prozent für Freizeit, Urlaub oder Fahrten durch Familienangehörige verwenden. Dann lassen sich sämtliche Kfz-Kosten als Betriebsausgaben absetzen und die hierin erhaltene Vorsteuer wird vom Finanzamt in voller Höhe erstattet. Im Gegenzug muss nur ein moderater Gewinnzuschlag auf Basis des Pkw-Neupreises erfolgen. Dieser Betrag gilt dann auch für die Umsatzsteuer.

Damit diese Rechnung zum Erfolg führt, müssen Selbstständige dem Finanzamt die überwiegend betriebliche Verwendung des Pkw nachweisen. „Nur wenn ihnen das nicht gelingt, sind die Kosten exakt zwischen Beruf und Privat aufzuteilen und es kommt im Ergebnis zu einem deutlich höheren Gewinn", erläutert Steuerberater Volker Schmidt von Ebner Stolz Mönning Bachem. Zudem muss auch noch ein Fahrtenbuch geführt werden, um die entsprechenden Anteile aufzuschlüsseln. Wird der Wagen zu 50,1 Prozent betrieblich gefahren, kommt es ohne Fahrtenbuch zur Pauschalregelung. „Ist es hingegen ein Bruchteil weniger, lassen sich die anfallenden Kfz-Kosten deutlich ungünstiger als Betriebsausgaben absetzen, was sich auch negativ bei der Umsatzsteuer bemerkbar macht", betont der Experte.

Für die Aufteilung zwischen beruflichen und privaten Strecken erlaubt die Finanzverwaltung bei der Nachweisführung eine Reihe von Vereinfachungsregeln. Bei einigen Berufsgruppen wie Handelsvertretern oder Taxiunternehmern mit typischer Reisetätigkeit wird die überwiegend dienstliche Nutzung schlichtweg unterstellt. Ansonsten reicht es bereits, wenn die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb über das Jahr gerechnet mehr als 50 Prozent ausmachen. Keine Probleme haben auch Betriebe, die ihren Arbeitnehmern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen. „Hier können alle Nettokosten als Betriebsausgaben und zusätzlich die hierauf entfallende Vorsteuer abgesetzt werden. Bei den Arbeitnehmern greift für die Entgeltsbesteuerung lediglich die so genannte 1 %-Regelung, gleichgültig wie oft sie den Pkw für Freizeit und Urlaub nutzen", weiß Schmidt.

Trifft hingegen keine dieser Besonderheiten zu, dürfen können Selbstständige den Nachweis über die betrieblichen Fahrten glaubhaft machen, ohne dass sie hierfür ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch benötigen. Als Beleg reichen bereits Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen sowie anderen Abrechnungsunterlagen über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Ist der vereinfachte Nachweis über den betrieblichen Nutzungsanteil einmal erbracht, hat sich diese Mühe auf Dauer gelohnt. Denn das erzielte Ergebnis darf auch für die Folgejahre weiterhin unterstellt werden, sofern sich hier keine wesentlichen Veränderungen ergeben. In der Regel kann der einmalig ermittelte betriebliche Anteil dann bis zum Verkauf des Pkw verwendet werden.

Lässt sich hingegen trotz aller Arbeit und Aufzeichnungen über die drei Monate die 50-Prozent-Schwelle für die betriebliche Nutzung nicht überspringen, bedeutet dies Mehrarbeit und in der Regel auch höhere Steuern. Denn dann muss der private Fahranteil exakt und nicht nur pauschal Gewinn erhöhend verbucht werden und es besteht bis zum Besuch der Betriebsprüfung die latente Gefahr, dass die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch nicht anerkannt werden. „Unter diesem Aspekt lohnt es sich, für ein Vierteljahr exakt die dienstlichen Strecken aufzuzeichnen, wozu auch die Fahrtstrecke zur eigenen Wohnung gehört", rät Schmidt abschließend.