Open Libraries

Depping, Ralf (2013): Können Bibliotheksbau und -ausstattung verhaltenssteuernd wirken? Ein Beitrag zur Architekturpsychologie in Bibliotheken. In: bit online 16 (2013).

Duden, Rolf (2019): Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser oder umgekehrt? Ausschreibungen, Qualitätssicherung und Erfolgskontrolle externer Wachdienstleister in großen Bibliotheken. https://www.vdb‑online.org/veranstaltungen/855/Duden_Ingolstadt_25.09.2019.pdf.

Johannsen, Carl Gustav (2017): Staff-less libraries: innovative staff design. Oxford: Chandos.

Juen, Sara (2022): Sicherheitspersonal in Bibliotheken: eine qualitative Untersuchung zur Rolle des Wachschutzes in Bibliotheken Deutschlands. http://edoc.hu-berlin.de/18452/26417.

Nünlist, Christine (2020): Open Library: ein dänisches Konzept für die Stadtbibliothek Aarau? https://www.fhgr.ch/fileadmin/fhgr/angewandte_zukunftstechnologien/SII/churer_schriften/sii‑churer_schriften_106_Nuenlist.pdf.

Pilzer, Harald Herbert (2019): Autonome Bibliotheken: Open Libraries schaffen neue Perspektiven. In Hauke, Petra (Hg.): Öffentliche Bibliothek 2030. Herausforderungen – Konzepte – Visionen, Bad Honnef: Bock + Herchen Verlag, S. 81–90.

Stumpf Martina und Zacharias, Susanne (2023): Open Library: Eine Planungshilfe der Landesfachstelle für das öffentliche Bibliothekswesen. https://www.oebib.de/bau-einrichtung-it/technik/open-library

Weibel, Roman (2023): Open Library: so funktioniert’s! https://www.bibliosuisse.ch/angebote/downloads

Wolf, Sabine (2023): Tell me Baby, what’s your Story? Wie erfolgreiche Kommunikation in Projekten gelingt. https://digital-publishing-report.de/magazine/dpr-bibliotheken-2023/

Michael Zojer (2020): Erweiterte Öffnungszeiten als „innovativer“ Ansatz zur Steigerung der BenutzerInnenzufriedenheit an wissenschaftlichen Bibliotheken? Eine Untersuchung unter besonderer Berücksichtigung eines 24/7-Bibliothekskonzepts. DOI:10.25365/yis-2021-6-2

Austausch in der Bibliothekscommunity:

Community of Practice „Open Libraries“ über sabine.wolf@zlb.de

Community of Practice „Agilität in Bibliotheken“ Kontakt über https://www.agile-bibliothek.org/

Übersicht über Open Libraries

Irland, in Google Maps: https://www.google.com/maps/d/embed?mid=1DBsDuioKVdjnB5ipRgZ-A_5Vlx4&ll=53.64069903985104%2C-7.655319500000006&z=7

Großbritannien, Website von Ian Anstice: https://www.publiclibrariesnews.com/about-public-libraries-news/unstaffed-libraries

Deutschland, Österreich und Schweiz, Google Map von Sabine Wolf: https://www.google.com/maps/@51.4590256,1.8616113,5z/data=!3m1!4b1!4m2!6m1!1s11y5Oj8Nt3XI_W9J12ZgjxsNQeaDnSdQ?authuser=0&entry=ttu

ohne bibliothekarisches StammpersonalAls Open Libraries werden Bibliotheken bezeichnet, die zu einer bestimmten Zeit geöffnet sind, ohne dass bibliothekarisches Stammpersonal für Beratung, Fragen und Serviceleistungen zur Verfügung steht. Dabei kann es sich um die Mittagszeit, die Morgenstunden, die Abendstunden oder um die erweiterte Öffnung am Wochenende handeln. Viele Bibliotheken starten bewusst erst einmal nur mit einer begrenzten Zeit, damit zum einen das Personal mit dem neuen Service vertraut werden kann, zum anderen, damit geschaut werden kann, wie die Erweiterung der Öffnungszeiten bei den Nutzerinnen und Nutzern ankommt.

Neben der in Deutschland für die Bibliotheksnutzer etwas irreführenden Bezeichnung der „Open Library“ werden diese Bibliotheken in anderen Ländern auch als Unbemannte Bibliothek, offene Bibliothek, Selbstbedienungsbibliothek, Staffless-Library, BibliothekPlus, more Open Library, Open Plus Libraries, Unstaffed Libraries, Self-Service Libraries, FlexiBib (Eigenname der HÖB), servicefreie Bibliothek oder auch als unbediente Bibliothek bezeichnet.

Community of Practice „Open Libraries“Der nachfolgende Artikel fußt z. T. auf die im Mai 2023 unter (angehenden) Open Libraries in der D-A-CH-Region durchgeführte Umfrage, auf persönlichen Gesprächen der Autorin mit Verantwortlichen und den regelmäßigen Treffen der Community of Practice „Open Libraries“.

erste SelbstbedienungsbibliothekDie weltweit erste Selbstbedienungsbibliothek öffnete 2002 in Singapur; Dänemark zog 2004 nach. Die erste Open Library In Deutschland öffnete 2014 in Hamburg-Finkenwerder.

Im Januar 2024 gibt es 50 deutsche Stadtbibliothekssysteme, die eine oder mehrere Open Libraries anbieten. D. h. die absolute Zahl dürfte noch höher sein. Die Zahl derer, die sich derzeit in Planung befinden, ist ähnlich hoch. Gesicherte Zahlen über Open Libraries an Hochschulen existieren bisher noch nicht.

Auch in der Schweiz, Großbritannien, Irland, Kanada und vereinzelt in den USA und in Österreich sowie in Australien gibt es Open Libraries. Doch während in Großbritannien die Open LIbrary als Alternative zu gänzlich geschlossenen Bibliotheken in Betracht gezogen nutzerorientiertwird, ist der Ansatz in Deutschland ein ganz anderer: Mit dem Service einer Open Library haben Öffentliche Bibliotheken die Chance, sich nutzerorientiert zu präsentieren. Nutzende können die Bibliothek zu Zeiten aufsuchen, die ihnen entgegenkommen, da sie nicht mehr an die starren Öffnungszeiten gebunden sind. Ganz gleich, ob es sich dabei um Studierende handelt, die in den ruhigen Abendstunden ihre Abschlussarbeit schreiben, Familien, die den Sonntag für einen entspannten Bibliotheksbesuch nutzen, oder Frühaufsteher, die bei einem Kaffee ihre Tageszeitung lesen möchten – all diesen Menschen kommt das Konzept entgegen.

Teil der Smart City-StrategieDie Bibliothek der Stadt Aarau in der Schweiz ist als Open Library Teil der Smart City-Strategie. Die Stadtbibliothek Würzburg bestätigte, dass durch die neue Nutzende erreichtOpen Library und die enge Zusammenarbeit mit Kooperationspartnern neue Nutzende erreicht wurden. Eine enge Zusammenarbeit mit den Einwohnerinnen und Einwohnern sowie Kooperationspartnern, fand auch bei der Entwicklung der Open Library „Eden“ der Stadtbibliothek Paderborn statt. Die geplante Open Library im denkmalgeschützten Adam-und-Eva-Haus hat sich sowohl was die Einrichtung als auch den Bestand und die Veranstaltungen angeht, der Nachhaltigkeit verschrieben. Es ist geplant, die angebotenen Räume sowohl Privatpersonen als auch Vereinen zur Verfügung zu stellen.

PartnerschaftenPartnerschaften können für eine Open Library von Vorteil sein. Im oberbayerischen Esting nutzen Open Library und Bäckerei die gleichen Örtlichkeiten. Dank der frühen Öffnungszeiten der Bäckerei können die Kunden die Bibliothek schon ab 6:30 Uhr nutzen.

zusammen mit einer Supermarkt-KetteIn München befindet sich die Open Library zusammen mit einem Hit, einer Supermarkt-Kette, und weiteren Geschäften, interimsmäßig im „Motorama“. Beim „Motorama“ handelt es sich um einen ehemaligen Showroom für mehrere Autohändler. Die Bibliothek ist in den leerstehenden Ausstellungsflächen untergebracht. In Köln-Rodenkirchen öffnet die Bibliothek aufgrund einer Partnerschaft mit einem Fitnessstudio auch sonntags.

All diese Beispiele zeigen, dass die Open Library die Chance „Bibliothek“ neu zu denken bietet, sei es vom Ort und der Nutzung her, sei es strategisch oder partizipativ.

neu positionierenDie Beispiele zeigen: Viele Bibliotheken haben sich als Open Libraries neu positionieren und damit auch neue Nutzergruppen ansprechen können – die durch ihr Netzwerk auch wiederum neue Nutzer für die Bibliothek haben interessieren können.

Ergänzend dazu sei auf die oben erwähnte Umfrage hingewiesen. Hier antworteten die Bibliotheken auf die Frage „Welche Strategie verfolgen Sie mit Ihrer Open Library?“ wie folgt:

• Die Open Library als Lernort zu etablieren (88 von 128 teilnehmende Bibliotheken).

• Die Open Library als Treffpunkt (3. Ort) zu etablieren (97/128).

• Die Wahrnehmung der Bibliothek jenseits der Bücherausleihe, z. B. als einen innovativen Ort zu etablieren (102/128).

Darüber hinaus kamen im Freitext interessante Antworten wie:

• „Die Open Library als Raum, den wir der Stadtgesellschaft anbieten.“

• „Die Angebote im abgelegenen Ortsteil verbessern.“

• „Gesellschaftliche Veränderung in einer konservativen Kommune aufzeigen.“

• „Open Library passt konzeptionell perfekt zu unserer Motivation. Wir möchten gemeinsam mit dem Museum ein Zentrum kultureller Kommunikation und des sozialen Austausches schaffen und einen familienorientierten Kulturtourismus bieten.“

All dies zeigt die Möglichkeiten, die in einer Open Library stecken. Damit die Möglichkeiten aber bekannt sind, müssen andere davon erfahren. Es gilt, die Stakeholder über die Open Library zu informieren.

„Stake“, engl., bedeutet „Anteil“. Beim Projektmanagement werden Stakeholder als eine Gruppe (oder auch eine Person) beschrieben, die einen Anteil an einem Projekt besitzt, die aktiv am Projekt beteiligt bzw. betroffen sind und durch das Projektergebnis beeinflusst werden bzw. selbst Einfluss ausübn können. Da diese Gruppe auch ein Interesse am Verlauf bzw. am Ergebnis eines Projektes hat, wird sie oft auch als Interessengruppe bezeichnet.

Stakeholder sind bspw. schon vorhandene Kooperationspartner, weitere lassen sich durch eine Befragung der selbigen, durch Experten oder durch die Mitarbeitenden identifizieren und auch eine Umkreissuche in Google Maps kann helfen, die Liste der Interessengruppe zu erweitern.

Stakeholder-MatrixIn einem ersten Schritt gilt es daher, sie zu identifizieren und sie gemäß ihrem Interesse und ihres Einflusses in eine sogenannte Stakeholder-Matrix zu überführen:

KommunikationsmaßnahmenIn einem nächsten Schritt werden darauf aufbauend die Kommunikationsmaßnahmen festgelegt, d. h. mit welchen Mitteln und wie häufig die Stakeholder informiert werden:

Die Einteilung hat den Vorteil, dass notwendige Kommunikationsmaßnahmen sich leichter ableiten lassen. Es dürfte nicht verwundern, dass Stakeholder mit wenig Interesse und Einfluss anders über die Open Library informiert werden sollten als Stakeholder, die ein großes Interesse und einen großen Einfluss haben.

Die Matrix bietet somit den Vorteil, dass Kommunikationsanstrengungen zielgerichteter angegangen werden können. Statt des Gießkannenprinzips, bei dem alle die gleichen Informationen bekommen, kann das „What is in there for me“ stärker hervorgehoben und wichtige Stakeholder dadurch eher von der Open Library überzeugt werden.

Erweiterung der ÖffnungszeitenDie Erweiterung der Öffnungszeiten bringt nicht nur den Nutzenden Vorteile. Was in der Diskussion um die Open Library zu kurz kommt, ist eine Benennung der Vorteile für die Mitarbeitenden. Oft wird nur auf die Mehrarbeit und die damit verbundenen Nachteile hingewiesen.

MehrarbeitAn dieser Stelle soll nicht verschwiegen werden, dass möglicherweise Mehrarbeit in Form von Aufräumarbeiten oder eine größere Anzahl an zurückgegebenen Medien am Wochenende auf das Kollegium zukommt. Ob es dann aber tatsächlich ein Mehr im Vergleich zu vorher gibt oder sich die Arbeit nicht nur auf sieben statt auf sechs Tage verteilt, lässt sich nur herausfinden, wenn die bereits jetzt anfallenden Arbeiten nach Art/Dauer/Anzahl aufgeschrieben werden, um dann zu Open-Library-Zeiten einen aussagekräftigen Vergleich zu haben.

Von den Mitarbeitenden selbst benannte Vorteile sind:

• Es müssen keine Spätdienste mehr absolviert werden bzw. der Spätdienst wird verkürzt.

• In einer Open Library fällt der Samstagsdienst dadurch komplett weg.

• Beides führt letztendlich auch zu einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

• Ist der Krankheitsstand in einer Bibliothek zu hoch, kann die Bibliothek im Open-Library-Modus geöffnet werden.

• Bei Personalknappheit muss nicht auf Fortbildungen verzichtet werden.

DienstvereinbarungDie letzten beiden Punkte können als entsprechender Passus in einer Dienstvereinbarung festgehalten werden.

Punkte, die darüber hinaus aufgenommen werden sollten, sind:

• die Begriffsbestimmung der Open Library,

• die Ziele und Geltungsbereich der Dienstvereinbarung,

• die Information und Beteiligung der Beschäftigten,

• die Bestandteile der Dienstvereinbarung, wie z. B. Dokumente, die vorher zugänglich gemacht wurden,

• die technische Funktionsweise,

• die Angebotszeit,

• die organisatorischen Maßnahmen beim Übergang zur Open-Library-Zeit und

• Angaben zum Rationalisierungsschutz.

Die Dienstvereinbarung kann auch nur einen vorläufigen Status besitzen, etwa, wenn der neue Service erst einmal getestet wird und die Evaluationsergebnisse dazu genutzt werden, um erst dann, auf dieser Grundlage, die endgültige Dienstvereinbarung zu erstellen.

Damit die erweiterten Öffnungszeiten auch wie gewünscht angenommen werden, sollte die Open Library regelmäßig evaluiert werden und zwar beginnend mit dem ersten Tag. Durch die Evaluation kann herausgefunden werden, ob die Vorstellungen der Bibliothek mit denen der Nutzenden übereinstimmen. Nicht immer geht es nur um das Mehr an Öffnungszeit.

Es sollte evaluiert werden:

• ob sich der Zugang problemlos für die Nutzer gestaltet,

• ob die Nutzer gesuchte Medien einfach finden oder ob das Leitsystem angepasst werden muss,

• wie wohl sie sich allein bzw. in Gegenwart anderer Nutzer fühlen,

• wie sie den Ort empfinden, ob sie z. B. alles sauber vorgefunden und ob sie den Ort als hell und freundlich wahrgenommen haben und

• ob sie eine Nutzung der Open Library auch ihren Freunden oder der Familie empfehlen würden.

Darüber hinaus sollten Nutzer in einem Freitextfeld auch eigene Vorschläge zur Verbesserung Akzeptanzdes neuen Service machen können. Gerade zu Beginn, wenn sich die Open Library noch „einruckeln“ muss, ist eine Evaluation wichtig. Aus ihr lassen sich wertvolle Rückschlüsse für eine Verbesserung und damit zu einer besseren Akzeptanz ziehen.

Web-FormularEine Evaluation kann anonym über ein Web-Formular oder per klassischem Evaluationsbogen vor Ort erfolgen. Eine Bibliothek hat von einer Pinnwand berichtet.

teilnehmende BeobachtungSoll die Evaluation nicht anonym erfolgen, dann können die Nutzenden auch vor Ort befragt und so Hinweise über die Fragen hinaus gewonnen werden. Eine Methode, die Rückschlüsse über das Verhalten vor Ort aufzeigt, ist die teilnehmende Beobachtung. Sie zeigt auf, welche Bereiche in der Open Library oft und gerne genutzt werden oder wo die Nutzenden bspw. aufgrund unklarer Hinweise durch das Leitsystem in Stocken geraten oder welche Bereiche gar nicht genutzt werden.

Digital ist die Evaluation mittels FlingaSiehe https://flinga.fi/tools. Erfolg versprechend. Wie bei einer virtuellen Tafel kann hier jeder, der den Zugangscode besitzt, seinen Eindruck in Form von Post-its hinterlassen. Ein echter Hingucker wäre es, wenn diese Tafel in Echtzeit in der Bibliothek zu sehen wäre und sich dann langsam vor den Augen der Nutzenden mit Kommentaren füllt.

Prüfung auf unliebsame KommentareBei diesem offenen Format, wie auch bei Pinnwänden, muss regelmäßig geprüft werden, ob sich dort unliebsame Kommentare befinden.

Nur eine Bibliothek, in der sich die Nutzenden sich fühlen, wird gerne besucht. Sicherheit ist daher ein großes Thema für jede Open Library.

Die Sicherheit einer Open Library wird entweder durch die zum Einsatz kommende Technik oder/und durch einen Wachschutz sichergestellt. In einer Bibliothek war geplant, ehrenamtlich Tätige bis zur Implementierung der Technik-Lösung einzusetzen, in einer anderen kommen zusätzlich zur Technikunterstützung ältere Schüler zum Einsatz.

Nachfolgend werden zunächst die drei häufigsten Fälle erläutert und Hinweise zur Umsetzung gegeben:

• die technikunterstützte Open Library,

• die Open Library, die durch einen Wachschutz gesichert wird und

• die Kombination aus Technik und Wachschutz.

Da auch die Gestaltung des Bibliotheksraumes viel zur Sicherheit beiträgt wird im Anschluss daran das Thema Sicherheit noch aus architekturpsychologischer Sicht skizziert.

Bestandteile einer technikunterstützten Open Library

Die Open-Library-Technik besteht aus den folgenden technischen Komponenten:

• der Zutrittskontrolle/Zutrittsterminal (auch Entrypanel genannt),

• einer Verbindung zum Library Management System (LMS),

• der Open-Library-Software (Administration und Steuerung der Open-Library-Software) mit zum Einsatz kommenden Kameras und Lautsprechern,

• einem Server, auf dem die Kameraaufzeichnungen gespeichert werden (vor Ort oder beim Anbieter der Software),

• einem Energie-Management und

• der Zentralen Systemsteuerung (Türen, Licht, Alarmanlage).

Die Medien und die Bibliotheksausweise sollten bereits mit RFID und Sicherungsgate ausgerüstet und die Eingangstür muss bereits technisch so ertüchtigt sein, dass das Zusammenspiel Zutrittsterminal – Open-Library-Software – Library Management System – Türöffnung möglich ist.

Durch die Zutrittskontrolle wird der Einlass geregelt. Die Bibliothekskarte wird am Zutrittsterminal eingelesen, durch die Verbindung zum Library Management System erfolgt ein Abgleich mit den Nutzerdaten. So wird z. B. geprüft, ob der Bibliotheksausweis gesperrt ist oder ob der Nutzer das für den Einlass vorgeschriebene Alter hat. Ist der Nutzer zum Besuch der Open Library berechtigt, öffnet sich die Tür.

datenschutzkonformer Einsatz der KamerasInnerhalb der Bibliothek werden Kameras zur Überwachung der Bibliotheksräume eingesetzt. Der Einsatz der Kameras muss datenschutzkonform erfolgen. So darf z. B. nur der Bibliotheksraum zur Open-Library-Zeit aufgenommen werden. Sanitärräume und Außenanlagen dürfen nicht gefilmt werden. Auch die Aufnahme von Nutzenden, die vor PCs sitzen, sind nicht erlaubt, da, je nachdem wie die Kamera angebracht ist, gleichzeitig die besuchten Websites mitgefilmt werden könnten.

Gleiches gilt für die Aufnahmen vom Bibliothekspersonal und deren Arbeits- und Sanitärräume. Da es sich aber doch nicht ganz vermeiden lässt, dass sich das Bibliothekspersonal doch mal zur Open-Library-Zeit in der Bibliothek aufhält, bieten viele Firmen eine sogenannte Schlüsselkarte oder auch Masterkarte an. Mit dieser Karte können die Kameras vor Eintritt in die Bibliothek ausgestellt und später wieder angestellt werden.

Die Aufzeichnungen können entweder auf einem eigenen Server vor Ort (On Premise) oder auf einem Server des Anbieters der Open-Library-Software gespeichert werden. Wird letzteres bevorzugt, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass die Firma nach datenschutzrechtlichen Vorgaben agiert und dies durch eine Datenschutzerklärung und einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag bestätigt.

Energie-ManagementDas Energie-Management ist für das An- und Abschalten der Beleuchtung, der Selbstverbucher, der OPACs und der Nutzer-PCs verantwortlich. Auch dies kann über die Open-Library-Software gesteuert werden.

In der Open-Library-Software werden die notwendigen Einstellungen zu den Öffnungs- und den Schließzeiten der Open Library hinterlegt.

LautsprecherdurchsagenAuch das Abspielen der Lautsprecherdurchsagen wird darüber gesteuert. Durch sie werden die Nutzenden über den Start bzw. das Ende der Open-Library-Zeit informiert.

Zugriff auf die Kamera-AufnahmenÜber die Software ist ferner ein Zugriff auf die Kamera-Aufnahmen möglich. Ein Rechtemanagement regelt, wer und wann auf diese Aufnahmen zugreifen darf. Hier gibt es unterschiedliche Lösungen. Fast immer ist ein Zugriff im begründeten Verdachtsfall nur im Vier-Augen-Prinzip (teils auch im Sechs-Augen-Prinzip) möglich. Wer dann die Aufnahmen einsehen darf, ist bei den befragten Open Libraries unterschiedlich. Fast immer ist es die Bibliotheksleitung (oder deren Stellvertretung), oft in Verbindung mit jemandem der Bibliotheks-IT oder vom städtischen Datenschutz.

Die Open-Library-Software wird entweder als On-Premise-Lösung (zur lokalen Installation) oder als Cloud-Lösung angeboten.

Bei Anbieter der Cloud-Lösung ist darauf zu achten, dass die Server in Ländern stehen, die die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachten (Landesdatenschutzgesetz, Bundesdatenschutzgesetz, Datenschutz-Grundverordnung) und dass die Anbieter entsprechende Zertifikate nachweisen können.

Software für Open LibrariesDerzeit gibt es folgende Firmen aus dem Bibliotheksbereich, die eine Software für Open Libraries anbieten:

• Lyngsoe

• Easycheck

• Bibliotheca

• Nexbib.Weitere Informationen halten die Firmenwebsites bereit: https://www.lyngsoesystems.com/library, http://www.easycheck.org/, https://www.bibliotheca.com/de/, https://www.nexbib.com/de/

Darüber hinaus lohnt es sich, auch Firmen außerhalb des Bibliothekswesens, die aber ganz klassisch aus dem Gebäudemanagement kommen, zu kontaktieren:

• Bosch

• Siemens

• Globits/ Axis.Weitere Informationen zu Firmen aus dem Gebäudemanagement: https://www.boschbuildingsolutions.com/de/de/, https://www.siemens.com/de/de.html und https://www.globits.de/.

Der Vorteil bei diesen Firmen ist ihre große Expertise im Gebäudemanagement. Als Nachteil könnte sich herausstellen, dass benötigte Schnittstellen zum Bibliotheksmanagementsystem noch nicht eingerichtet sind und erst noch programmiert werden müssen.

Insgesamt sollte bei allen Firmen auf die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden und/oder Bibliotheken geachtet werden, die sich insbesondere dann zeigt, wenn es um benötigte Dokumente zum Datenschutz o. ä. geht. Auch Referenzen anzufordern, hat sich als hilfreich erwiesen. Um die Ausschreibung besser durchführen zu können, kann im Vorfeld auf eine Markterkundung zurückgegriffen werden.

Einsatz von Wachschutz

Während nach ersten Einschätzungen eine Vielzahl der universitären Bibliotheken auf ihn setzen, kommt er bei den Öffentlichen Bibliotheken seltener vor: der Wachschutz. Bei ersteren kommt er meist in Verbindung mit dem Schutz des Universitätsgeländes zum Einsatz. In unregelmäßigen Abständen überprüft der Wachschutz dann auch die Open Library.

In Öffentlichen Bibliotheken wird der Wachschutz selten eingesetzt. Dies hängt zum einen mit den Vorgaben der Fördermittelgeber zusammen und damit, dass die Fördermittel nicht für Personal ausgegeben werden dürfen, ferner mit der Befürchtung der dauerhaften Ausgaben, zum anderen hat es auch was mit den möglichen Ausfällen zu tun. Gerade der letzte Punkt ist unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels zu beachten. Fällt der Wachschutz aus, findet sich möglicherweise nicht sofort ein Ersatz und die Open Library bleibt zu.

Wird die Unterstützung durch Wachschutz in Betracht gezogen, muss auch hier ausgeschrieben werden.

Dazu folgende Tipps:

• Der Wachschutz sollte Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Kultureinrichtungen haben.

• Mehrsprachigkeit ist von Vorteil.

• Der Wachschutz muss ins Team eingebunden werden, am besten gelingt dies, wenn eine feste Ansprechperson benannt wird, die bei Fragen zur Verfügung steht.

• Ein Handlungsleitfaden kann dem Wachschutz helfen, angemessen auf Situationen zu reagieren, z. B. wenn Nutzende zu laut sind, essen oder eingeschlafen sind.

• Der Aufgabenbereich sollte vorab gemeinsam mit dem Bibliotheksteam festgelegt und in der Ausschreibung benannt werden. Einige Wachschützer leeren in den Open Libraries durchaus Rückgabe-Bins, füllen das Papier beim Kopierer auf und stehen für einfache Auskünfte zur Verfügung.

Wie viele Wachschützer zum Einsatz kommen, hängt vom Gebäude ab. Je größer und verschachtelter der zu überwachende Bereich ist, desto mehr Wachschützer sollten zum Einsatz kommen.

Ist geplant, dass ein Wachschützer am Eingang Präsenz zeigt, dann kann er schlecht zugleich bei einem Rundgang für Sicherheit sorgen. Kommt es zu Zwischenfällen, können sich zwei Wachschützer zudem gegenseitig schützen. Daher sollte die Anzahl der zum Einsatz kommenden Wachschützer unbedingt vorher mit der Wachschutz-Firma abgesprochen werden. Eine gemeinsame Begehung der Bibliothek hilft bei der Beantwortung dieser Frage und kann Missverständnisse in Bezug auf den Einsatzort („Immer ruhig“, „Lesen ja eh alle nur“) vermeiden. Die Besichtigung des Ortes kann auch als Auflage in die Ausschreibung einfließen.

Kombination Wachschutz – Kameraüberwachung

Einige Bibliotheken setzen bei der Sicherheit auf Kameras in Kombination mit Wachschutz. patrouilliert der WachschutzGegen Ende der Open-Library-Zeit überprüft daher der Wachschutz, ob sich auch tatsächlich niemand mehr in der Bibliothek befindet. In einigen Bibliotheken patrouilliert der Wachschutz zusätzlich unregelmäßig während der Open-Library-Zeit.

Die Sicherheit vor Ort wird nicht nur Technikunterstützung bzw. den Wachschutz dargestellt. Auch eine Brandschutzbegehung und innenarchitektonische Vorarbeiten gehören dazu.

FluchtwegeIm Rahmen der Brandschutzbegehung wird geprüft ob alle Fluchtwege frei („gangbar“) und sicher sind und es findet eine Überprüfung der Brandbekämpfungseinrichtungen statt. Dazu zählen Löschdecken, Feuerlöscher und Löschanlagen. Darüber hinaus werden auch Vorrichtungen zur Alarmierung der Feuerwehr daraufhin geprüft, ob sie sofort erkennbar sind und sich ohne Hindernis betätigen lassen. Eine Brandschutzbegehung sollte rechtzeitig im Projektverlauf der Umsetzung erfolgen, damit sicherheitstechnische Belange so berücksichtigt werden können, dass die Umsetzung nicht verzögert wird.

Wahrnehmung eines Ortes als sicherInnenarchitektonische Veränderungen haben mit der Wahrnehmung eines Ortes als sicheren Ortes zu tun. Gerade bei einer Open Library spielt das Sicherheitsempfinden der Nutzenden vor Ort eine große Rolle. Das Personal als Korrektiv bei etwaigen Vorkommnissen fällt weg, die Nutzenden sind daher erst einmal auf sich selbst gestellt. Der Raum muss also von sich aus bereits eine Sicherheit ausstrahlen. Ob ein Ort dann aber tatsächlich als sicher empfunden wird, lässt sich pauschal nicht sagen. Es kommt hier das SicherheitsparadoxonSicherheitsparadoxon zum Tragen. D. h. es werden Orte subjektiv als unsicher empfunden, die aber objektiv, z. B. durch eine Kriminalitätsstatistik, als sicher gelten. Gleiches gilt für Orte, die persönlich als sicher empfunden werden, die aber nach Art und Anzahl der Vorfälle eher zu den unsicheren Orten zählen. So kann eine Open Library zwar tatsächlich am Abend ein sicherer Ort sein, aber subjektiv als unsicher interpretiert werden.

Bibliotheken können an dieser Stellschraube aber durchaus drehen, wenn sie dafür sorgen, dass der Bibliotheksraum

• insgesamt hell erleuchtet ist und keine dunklen Ecken aufweist,

• von außen gut einsehbar ist und keine Plakate an den Schaufenstern diesen Einblick stören,

• der Innenraum einen Überblick zulässt, also keine hohen „Regalblöcke“ aufweist, sondern mit halbhohen Regalen, Sichtachsen und Verkehrsspiegeln arbeitet und

• durch Publikum und Veranstaltungen als belebter Ort wahrgenommen wird.

Um zu verstehen, welchen Einfluss ein Ort auf die Menschen, die ihn besuchen, hat, empfiehlt sich zur Vertiefung weitere Literatur zur Architekturpsychologie.

PräsenzmelderStichwort „Beleuchtung“: Unter Energiespar-Gesichtspunkten macht eine durchweg hellerleuchtete Bibliothek wenig Sinn, gleichzeitig sorgt eine Beleuchtung jedoch für ein gutes Sicherheitsempfinden. Der Einsatz von Präsenzmeldern kann hier ein probates Mittel sein, beidem gerecht zu werden. Sie registrieren im Gegensatz zu Bewegungsmeldern auch feine Bewegungen. Nutzende, die nahezu unbeweglich überm Laptop gebeugt sitzen, müssen nicht riskieren, sich plötzlich im Dunkeln wiederzufinden. Davon ausgenommen sollte der Eingangsbereich sein. Er sollte hellerleuchtet sein, da nur ein heller Eingangsbereich einladend wirkt.

Der Rückgriff auf die Kameraüberwachung oder der Einsatz eines Wachschutzes ermöglicht eine problemlose, nutzerorientierte Ausweitung der Öffnungszeiten. Bei einer Befragung im Mai 2023 gaben 61 der 210 Öffentlichen bzw. wissenschaftlichen Bibliotheken an, sofort mit der vollumfänglichen Ausweitung der Öffnungszeiten gestartet zu sein. D. h. an sieben Tagen die Woche war die Open Library bis in den späten Abend geöffnet. Genauso viele gaben allerdings auch an, erst einmal bewusst nur an einigen Abenden/in der Mittagszeit/am Wochenende als Open Library gestartet zu sein, um dann im Rahmen einer Evaluation daraus Rückschlüsse für eine Erweiterung der Öffnungszeiten zu ziehen.

praktische FragenMit der Umsetzung gehen auch ganz praktische Fragen einher:

• Ab welchem Alter ist die Nutzung erlaubt?

• Was ist mit Nutzenden, die nur den Ort nutzen, aber nichts ausleihen wollen?

• Was muss alles weggeräumt werden, damit die Theken „Clean Desks“ sind?

• Welche Medien sollen während der Open-Library-Zeit ausleihbar sein, welche nicht?

• Wie steht es um Konsolen und Konsolenspiele?

• Was ist mit Fernleih-Bestellungen?

• Wie wird mit den PCs, Druckern und Scannern für die Nutzenden verfahren?

• Soll ein Kopierer angeboten werden?

• Sollen die Toiletten frei zugänglich sein?

• Was ist mit dem Lesegarten?

• Was ist, wenn während der Open Library eine Veranstaltung stattfindet?

• Inwiefern muss der Reinigungsturnus verändert werden?

Keine Bibliothek ist wie die andere. Das, was in einer Bibliothek zu Herausforderungen führt, klappt in der anderen reibungslos und umgekehrt. Die hier aufgeführten Fragen stellen sich alle so oder ähnlich die umsetzenden Bibliotheken. In der im Mai 2023 gegründete Community of Practice „Open Libraries“ tauschen sich daher Verantwortliche angehender und umgesetzter Open Libraries zu ihren Erfahrungen aus und berichten, welche Antworten sie gefunden haben. Darüber hinaus helfen Checklistengemeinsam im Team erstellte Checklisten daran zu denken, Papier im Kopierer nachzulegen, nicht-ausleihbare Medien aus dem Ausleihbereich zu entfernen und die Theken so vorzubereiten, dass sich außer dem Notfall-Telefon und Kugelschreibern nichts mehr darauf befindet.

Ob eine Open Library erfolgreich an den Start gehen kann, hängt viel von den fachlichen Kompetenzen des gesamten Bibliotheksteams und der Bibliotheksleitung ab.

technische und rechtliche KenntnisseIn erster Linie sind bei der kameraunterstützen Variante technische und rechtliche Kenntnisse wichtig. Dies zeigt sich insbesondere dann, wenn entschieden werden soll, wo die Aufnahmen gespeichert und welche Funktionen die Software und die Kameras haben sollen, Informationen, die wiederum in die Leistungsvereinbarung einfließen und später auch Teil der Dienstvereinbarung sind.

ProjektmanagementFür die reibungslose Umsetzung gehören Kenntnisse im Projektmanagement auf jeden Fall dazu. Das Projektmanagement hilft die vielen Arbeitspakete zu identifizieren und in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Abhängigkeiten werden so identifiziert. Wird der Projektplan kommuniziert und visualisiert, weiß das Kollegium zudem, welche Schritte als nächstes anstehen. Das Projektmanagement unterstützt somit die transparente Durchführung.

Change-ManagementKaum ist die Idee der Open Library durch die Bibliotheksleitung bekanntgegeben, kommt von einigen Kollegen Widerstand, die meisten schweigen, nur eine Handvoll ist begeistert. Warum bloß? Für Change-Management-Kundige ist der Fall klar: Es handelt sich um die unterschiedlichen Mitarbeitertypen, die bei jeder angestoßenen Veränderung in Erscheinung treten. Sie lassen sich unterteilen in Visionäre, Abwartende, offene Gegner, Untergrundkämpfer etc. Hinzu kommt die emotionale Reaktion. Um zu verstehen, wie Veränderungsprozesse aufgenommen werden, bietet sich ein Blick auf die Kübler-Ross-Kurve an. Das Modell erklärt gut, dass es normal ist, wenn sich zu Beginn einer Veränderung zunächst Angst und Ablehnung zeigen. Damit diese einer emotionalen und rationalen Akzeptanz weichen, ist es als Bibliotheksleitung ratsam im Gespräch zu bleiben, Fragen zu beantworten und Informationen zu anderen, erfolgreich umgesetzten Open Libraries zu geben oder gemeinsam mit dem Team diese zu besuchen. Nur so mündet diese Phase dann in eine Ausprobier- und schließlich in eine Neuorientierungsphase. Nicht jede Umsetzung verläuft nach diesem Modell oder ist von Konflikten begleitet, aber wenn dies der Fall ist, dann helfen entsprechende Modelle zumindest das Verhalten der Mitarbeitenden ein Stück weit zu erklären und eine passende Reaktion darauf zu finden.

Stakeholder: Personalrat, SchwerbehindertenvertretungWenn nach den Stakeholdern einer Open Library gefragt wird, wird als erstes der Personalrat und dann die Schwerbehindertenvertretung genannt. Danach folgen der Bürgermeister, der Stadtrat, der Brandschutz- und der Datenschutzbeauftragte. Dabei sind die erweiterten Öffnungszeiten sicherlich nicht nur für die städtischen Gremien interessant, sondern auch für viele Institutionen und Vereine. Es lohnt sich daher StakeholdermanagementZeit in ein professionelles Stakeholdermanagement zu investieren.

Strategische KenntnisseWas ist das Ziel der OL? Ist sie nur eine Kopie der serviceunterstützten Bibliothek oder bietet sie die Chance den Ort Bibliothek neu zu denken? Strategische Kenntnisse helfen die Vision und die Mission der OL klarer herauszustellen.

Die Vision („Das Warum“) einer Open Library könnte bspw. so aussehen:

„Mit unserer Open Library bieten wir den Einwohnern unseres Kiezes einen Ort des Austauschens und Lernens!“

Passend dazu die Mission („Das Wie“):

„Um zu diesem Ort zu werden, vernetzen wir uns mit unterschiedlichen Organisationen vor Ort. Gemeinsam überlegen wir, welche Angebote unser Ziel und die Zusammenarbeit stärken, damit unsere Open Library ein lebendiger Ort wird.“

SMARTE ZieleAuf dieser Grundlage gilt es Maßnahmen („Das Was“) anzustoßen, die diese Mission unterstützen. Dazu müssen SMARTE Ziele formuliert werden. Ziele die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind. Ziele, die nicht diese Eigenschaften aufweisen, sind nicht mehr als Ideen, da nicht überprüft werden kann, ob sie erreicht worden sind oder nicht.

Die nach Möglichkeit mit den Mitarbeitenden entwickelte Mission und Vision wirken nach innen und außen. Für Mitarbeitende stellt die Vision einen Leitstern dar. Nutzende erfahren durch die formulierte Mission welchen Service und welchen Mehrwert sie erwarten können. Das wären in diesem Beispiel z. B., dass die Bibliothek zusammen mit Akteuren aus dem Bildungsbereich Veranstaltungen rund um das Thema Lernen anbietet und offen für eine Zusammenarbeit ist.

Objectives and Key ResultsIn diesem Zusammenhang interessant könnten auch die im agilen Kontext vorkommenden OKRs (Objectives and Key Results) sein. Bei dieser Methode legen Teams ihre Ziele eigenverantwortlich in Abstimmung mit der Gesamtstrategie der Institution fest. Der Zeitraum zur Zielerreichung ist dabei bewusst kurz gehalten.

Von den strategischen Vorüberlegungen hängen in Folge dann weitere Überlegungen zur Zielgruppe und zum Marketing ab, die wiederum Auswirkungen auf Einrichtung und die Veranstaltungsangebote haben. Die Formulierung einer Strategie hat also letztendlich Auswirkungen auf die Nutzung und damit auch auf die anstehenden Aufgaben im Rahmen der Umsetzung. Bewusst einfach ausgedrückt: Es macht einen Unterschied, ob die Open Library als Lern- und Arbeitsort vorgesehen ist oder als Ort für Familien. Die Möblierung wird sich entsprechend unterscheiden, auch die Veranstaltungen (Schülerhilfe und Bewerbungstrainings – Kamishibai-Theater und Coding-Workshops) und wie und wo ich meine Zielgruppe anspreche.

ProjektstrukturplanDie Planung und Umsetzung einer Open Library ist nicht nur ein kompliziertes, sondern vielmehr ein komplexes Projekt. Spätestens beim Blick auf den Projektstrukturplan wird klar, dass hier viele Aufgaben ineinandergreifen, voneinander abhängen und das Projekt in seiner Gesamtheit nicht durchweg planbar ist. Hinzu kommen Herausforderungen, die überraschend auftauchen. Um mit den möglichen Unwägbarkeiten Agilitätumzugehen, ist Agilität gefragt, also das flexible, proaktive und initiative Reagieren Partizipationauf Veränderungen. Diese Komplexität bedingt außerdem, dass auch der Partizipation hier eine größere Rolle zukommen muss. So kann am besten sichergestellt werden, dass möglichst viele Unwägbarkeiten und Aufgaben bedacht werden.

Einige Bibliotheken wenden bereits erfolgreich agile und partizipative Methoden bei der Umsetzung ihrer Open Library an.

Die folgenden Methoden und Werkzeuge eignen sich auch für ein Open-Library-Projekt:

• Bei Open Meetings wird über das Projekt informiert, die Teilnehmenden haben die Möglichkeit Fragen zu stellen. Eine gesonderte Einladung dazu erfolgt nicht, es kann kommen, wer mag. Dies gilt jedoch nicht für

• die Informationsveranstaltungen, zu denen die Teilnehmenden offiziell eingeladen werden. Ansonsten steht auch hier die Information im Vordergrund.

• Design Thinking kann angewendet werden, um die Ideen der Nutzenden und Kooperationspartner zum Angebot zu erfahren.

• Die Retrospektiven ermöglichen dem Team gemeinsam einen Rückblick auf das Umsetzungsprojekt zu werfen und daraus für die zukünftige Zusammenarbeit zu lernen.

• Ein Kaban-Bord hilft den Projektstatus zu visualisieren.

• Gilt es zu verschiedenen Fragestellungen ins Gespräch zu kommen und Antworten zu finden, ist das World Café eine gute Methode.

• Durch den Lunch Talk kann zusätzlich regelmäßig kurz und knackig über die Open Library berichtet werden.

Die Umsetzung einer Open Library zu stemmen, ist ein Mammut-Projekt.

technische und methodische KenntnisseDamit es gelingt, sind technische und methodische Kenntnisse vorteilhaft. Auch die Vernetzung mit anderen Open Libraries kann helfen, mehr über die optimale Vorgehensweise zu erfahren. Silo-Denken birgt bei einem solch komplexen Projekt die Gefahr, dass es zu Fehlern kommt, die hätten vermieden werden können. Viele Gespräche mit Open-Library-Verantwortlichen haben gezeigt, dass es enorm von Vorteil ist, mit anderen in den Austausch zu treten.

agile MethodenDie agilen Methoden helfen durch ihren kommunikativen und transparenten Ansatz. Leider kursieren immer noch Vorurteile und falsche Vorstellungen darüber, was „Agilität“ eigentlich ist. Aber es gibt sie noch, die guten Nachrichten: Einige wenige Open Library wenden bereits im Umsetzungsprozess agile Methoden an und haben gute Erfahrungen damit gemacht.

Gute Erfahrungen machen viele Bibliotheken auch, wenn es darum geht, gemeinsam als Team ein Open-Library-Projekt zu stemmen. Es muss nicht immer ein großangelegter Workshop sein; kleinere Teams berichteten von regelmäßigen Besprechungen, die die Umsetzung begleiten. Ergänzt werden diese durch Besuche bereits bestehender Open Libraries. Einige wenige Bibliotheken haben sich externe Hilfe durch eine Coachin dazu geholt, die das Team durch den Change-Prozess begleitet hat.

Gespräche und InformationenEgal wofür man sich am Ende entscheidet: Gespräche und Informationen helfen Unsicherheiten und Widerstände im Team zu minimieren oder erst gar nicht entstehen zu lassen.

Wie heißt es doch: Es braucht ein Dorf um ein Kind großzuziehen. Angewendet auf die Open Library könnte man das Sprichwort umwandeln zu: Es braucht die Bibliothekscommunity um eine Open Library zu öffnen.