Änderung der Buchungssystematik wegen E-Bilanz

Die wichtigsten Fakten zur neuen „E-Bilanz“ nachstehend in Kürze:

• § 5b EStG legt die elektronische Übermittlung der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Überleitungsrechnung auf Basis des XBRL-Standards fest.
• Erstmals verpflichtend anzuwenden ist die Neuregelung auf Jahresabschlüsse für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen. Eine Nichtbeanstandungsregelung erlaubt es, dass die Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2012 noch in Papierform beim Finanzamt eingereicht werden. Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2013 werden dann aber nur noch in elektronischer Form angenommen.
• Die Finanzverwaltung hat bereits Vorgaben über den Aufbau (Taxonomie) des elektronisch zu übermittelnden Jahresabschlusses sowie Mindestpositionen (Muss-Felder), die übermittelt werden müssen, bekannt gegeben.
• Sofern Jahresabschlüsse ab dem Geschäftsjahr 2013 nicht elektronisch beim Finanzamt eingereicht werden, hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit, durch Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld den Verstoß zu ahnden.
• Auf Antrag kann zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung in begründeten Einzelfällen verzichtet werden. Hiervon kann aber nur eine sehr kleine Gruppe von Unternehmen betroffen sein (= z. B. der 85-jährige Einzelhändler, der im darauffolgenden Jahr seinen Betrieb einstellt und dessen 83-jährige Ehefrau noch die Buchhaltung erstellt).

Welche Auswirkungen ergeben sich für Ihr Unternehmen?

Datenübertrag im XBRL-Standard

Üblicherweise erstellt und übermittelt der Steuerberater den erstellten Jahresabschluss an das Finanzamt, womit sich Unternehmen meist keine Gedanken über die EDV-mäßigen Voraussetzungen für eine Übermittlung im XBRL-Standard machen müssen. So setzt SH+C beispielsweise die Software des Marktführers DATEV für die Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung ein.

Buchungssystematik / Beachten des neuen Kontenplans

Um Steuerprüfungen aufgrund von Abweichungen bei der Plausibilitätsbeurteilung durch das Finanzamt zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass die von der Finanzverwaltung vorgegebenen Konten im Wesentlichen auch systematisch bebucht werden.

Insbesondere sollte die Bildung von zu großen Auffangpositionen vermieden und individuelle Konten nur in den dafür vorgesehenen Bereichen angelegt werden. Bei einer größeren Anzahl von individuellen Konten ist eine Umstellung von vierstelligen auf sechsstellige Kontennummern möglich.

Spätere Jahresabschlusserstellung durch den Steuerberater

Eine optimale Jahresabschlusserstellung nach Maßgabe der Vorgaben der Finanzverwaltung zur „E-Bilanz“ wird künftig durch den Steuerberater nur dann möglich sein, wenn Unternehmen schon unterjährig den neuen Kontenplan verwenden.

Insofern sollte im Unternehmen schon im Jahr 2012 eine Angleichung an den aktualisierten Kontenplan bei der laufenden Verbuchung der Geschäftsvorfälle erfolgen. Spätestens ab dem 1. Januar 2013 sollte der aktualisierte Kontenplan genauestes eingehalten werden.

Eine Umbuchung im Rahmen der Jahresabschlusserstellung nach Maßgabe der Vorgaben der Finanzverwaltung ist faktisch nicht mehr möglich. Nur derjenige, der die laufenden Geschäftsvorfälle verbucht, kann die Weichen für die spätere Zuordnung nach Maßgabe der Kontenpläne der Finanzverwaltung treffen.

Fragen rund um den Themenkomplex „E-Bilanz“

Was passiert, wenn ein Unternehmen gar nichts macht?

Wenn die von der Finanzverwaltung neu vorgegebene Gliederungstiefe nicht eingehalten wird, kann es passieren, dass bei späteren Plausibilitätsprüfungen im Finanzamt sogenannte „Hinweisfälle“ generiert werden.

Dies beruht darauf, dass in der Buchhaltung des betreffenden Unternehmens Einzelkonten dann ggf. über dem Branchenschnitt liegende Beträge aufweisen können, da andere Steuerpflichtige dieselben Aufwendungen auf mehrere Buchhaltungskonten verteilt haben.

Generierte „Hinweisfälle“ können gegebenenfalls zur Anordnung von steuerlichen Betriebsprüfungen führen.

Auf welche Konten sollten Unternehmen besonders achten?

Es empfiehlt sich, dass Unternehmen vor allem die neue Gliederungstiefe des Kontenplans im Bereich der Umsatzerlöse, der Waren- und Materialaufwandskonten sowie der Personalkosten beachten.

Insbesondere im Bereich der Waren- und Materialaufwandskonten wurden neue Konten eingefügt, welche künftig bebucht werden sollten.

Wie sollen Unternehmen künftig mit Umsatzsteuerschlüssel buchen?

In der Vergangenheit wurde häufig mit unterschiedlichen Umsatzsteuerschlüsseln auf ein und dem selben Konto gebucht (z. B. bei Wareneinkauf wurden Rechnungen mit 0 %, 7 % und 19 % Vorsteuer verbucht). Aufgrund der neuen Gliederungstiefe des Kontenplans werden neue Konten mit automatischer Vorsteuerfunktion vorgegeben, welche künftig bebucht werden sollten.

Wenn künftig nur ein Wareneinsatzkonto mit verschiedenen Umsatzsteuerschlüsseln bebucht wird, kann dies dazu führen, dass im Finanzamt ein „Hinweisfall“ generiert und eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung angeordnet wird.

Wird die Finanzverwaltung die „E-Bilanz“ wirklich umsetzen?

Tatsächlich plant die Finanzverwaltung die Einführung der „E-Bilanz“ schon seit mehreren Jahren. Die Einführung wurde aufgrund technischer Schwierigkeiten immer wieder verschoben. Auch 2012 wird noch als Übergangsjahr eingestuft und nach den aktuellen Auskünften der Finanzverwaltung, wird diese übermittelte Daten für das Jahr 2012 wohl 2013 noch nicht EDV-technisch verarbeiten können.

Dennoch ist es unseres Erachtens sicher, dass die „E-Bilanz“ verpflichtend für alle Unternehmen eingeführt wird.

Schon vor Jahren wurde die „Anlage EÜR“ für Betriebe und Freiberufler, welche ihren Gewinn zur Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, eingeführt. Mit der „Anlage EÜR“ werden die Buchhaltungsdaten dieser Gruppe von Steuerpflichtigen elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt und von dieser maschinell ausgewertet. Mit der Einführung der „E-Bilanz“ werden sodann auch bilanzierende Steuerpflichtige mit in den Anwendungsbereich der elektronischen Datenübertragung einbezogen.

Auch sämtliche Steuererklärungen und Steueranmeldungen werden seit Jahren bzw. werden künftig nur noch in elektronischer Form angenommen. Die „E-Bilanz“ stellt hier nur noch den letzten Lückenschluss innerhalb der Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung dar.

Schlussfolgerungen

Die beste Vorbereitung auf die „E-Bilanz“ sieht wie folgt aus:

• Neuen Kontenplan prüfen
• Neue Gliederungstiefe der Konten bei der Verbuchung berücksichtigen
• Individuelle Konten nur noch im vorgesehenen Bereich einrichten (ggf. Umstellung von vier- auf sechsstellige Kontennummern)
• Vorgegebene Konten mit automatischer Umsatzsteuerbuchung nutzen

Quelle: SH+C Wirtschaftsprüfer - Steuerberater