Die Lean Coffee Methode: Interessieren, priorisieren, diskutieren

Mit langen, ermüdenden Meetings hatten Sie sicher auch schon einmal zu kämpfen. Methoden wie Lean Coffee gehen diese ausufernden und zum Teil wenig zielführenden Besprechungen an und bekämpfen die Müdigkeit der Teilnehmer:innen mit mehr als Koffein.

Dazu werden zunächst einmal die Probleme von klassischen Meetings lokalisiert und anschließend Schritt für Schritt behandelt. Es gibt zu viele Teilnehmer:innen, die wenig mit dem Thema zu tun haben oder nicht interessiert sind? Kein Problem – Das Lean Coffee-Meeting ist freiwillig. Die Besprechungen dauern zu lange oder ufern aus? Gut, es wird eine sehr kurze Zeitspanne angesetzt und diese auch nicht überschritten.

Alles geklärt? Los geht’s!

Doch erst einmal von Anfang an: Was benötigt man eigentlich für ein Lean Coffee Meeting und wie läuft es ab? Zwingend notwendig ist ein Timer, der sich auch in Smartphone, Computer oder anderen Geräten verstecken darf, aber für alle sichtbar sein sollte. Dazu kommen nur noch die Materialien für eine visuelle Darstellung von Themen – je nach Grad der Digitalisierung ein Whiteboard, Beamer oder eine Tischfläche und genügend Karteikarten, Post-it-Zettel, Stifte, Klebepunkte oder eben digitale Karteikarten, Post-it-Zettel…Sie verstehen es.

Dann kann der Spaß auch schon beginnen. Und das tut er idealerweise mit einer Einladung. Aus dieser sollten Ort, Zeit und eine grobe Einordnung des Themas hervorgehen. Ausgehängt werden kann die Einladung in der Teeküche, am Eingang oder auch an den internen Mailverteiler gesandt werden. Persönliche Einladungen gibt es nicht.

Anton und Pünktchen

Treffen dann die Teilnehmer:innen scharenweise wegen ihres Interesses am Thema oder wegen ihres Kaffeedurstes am vereinbarten Ort ein, sollte dort schon eine Sache vorbereitet sein: Ein einfaches Board (digital oder analog) mit den drei Spalten „zu diskutieren“, „in Diskussion“ und „diskutiert“. Sie ahnen schon, auch hier wird das Kanban-Prinzip angewandt. Der Einladende oder ein:e Teilnehmer:in eröffnet das Meeting und nun beginnt der fröhliche Teil des Themensammelns. Alle Anwesenden schreiben ihre gewünschten Themen auf Zettel (oder digital in die Spalte „zu diskutieren“) und hängen sie gut sichtbar am Board auf. Idealerweise werden dazu ein paar kurze Worte gesagt.

Sind alle Themen gesammelt (eine Beschränkung gibt es nicht), kann das Priorisieren beginnen. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine besteht beispielsweise darin, dass jede:r Teilnehmer:in drei Punkte zu Verfügung hat, die er oder sie auf ein bis drei Themen verteilen kann. Ist Thema A für Herrn X extrem interessant, vergibt er drei Punkte. Sind die Diskussionsvorschläge D, E und F alle spannend, gibt er allen dreien jeweils einen Punkt (oder Striche, Häkchen, Emoji). Die Themen werden sortiert und das – auf welche Art auch immer – höchst gewertete wird zur Diskussion gestellt.

Lasset die Diskussionen beginnen!

Die Karte rutscht also in die Spalte „diskutiert“, der Urheber des Themas erläutert sein Thema und die Diskussion fängt an. Natürlich erst, nachdem für alle sichtbar ein Timer auf eine vorher vereinbarte Zeit, zum Beispiel fünf oder zehn Minuten, gestellt wurde. Ist die Zeit vorbei, kann noch einmal abgestimmt werden, ob das Thema beendet oder (für die gleiche, halbe, doppelte Zeit) weiter diskutiert werden soll. Das geht beispielsweise über Handzeichen. Ist die Diskussion beendet, findet das nächst höher gewertete Thema seinen Weg in die nächste Spalte. So geht es weiter, bis alle Themen diskutiert sind, eine vereinbarte Zeit vorbei ist, keine:r mehr Lust hat, der Kaffee alle ist oder ein wichtiges Fußballspiel beginnt. Übrig gebliebene Themen können in weiteren Sitzungen diskutiert werden.

Auf die Tassen, fertig, los

Die Lean Coffee Methode ist also zusammengefasst eine Art der Besprechung, die sowohl agenda-, als auch hierarchielos auskommt und auf der Freiwilligkeit der Teilnehmer:innen beruht. Klare Zeitbegrenzungen sollen ein unnötiges Ausufern vermeiden. An mehreren Stellen lässt sich das Format abändern oder anpassen. Bei der Frage, ob oder wie die Lean Coffee Methode für die eigene Situation funktioniert, heißt es wie in den meisten Fällen: Einfach ausprobieren!