Elektronische Archivierung von Rechnungen

„Immer mehr Rechnungen und Lieferscheine werden elektronisch erstellt oder doch zumindest digitalisiert und dann elektronisch archiviert“, erläutert Diplom-Kauffrau Kerstin Winkler, Steuerberater bei der Regensburger Kanzlei SH+C. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich nun in zwei Verwaltungsanweisungen (S 0316.1.1-5/1 St42 vom 13. Februar 2012 und S 0317.1.1-4/1 St42 vom 13. Februar 2012) mit der Erstellung von Archiv-CDs zu Papierrechnungen und der Archivierung von Kontierungsvermerken bei elektronischen Rechnungen befasst. Zumindest die Ausführungen zu den Kontierungsvermerken betreffen praktisch jedes Unternehmen, das elektronische Rechnungen empfängt.

„Zunächst geht die Behörde auf Anfragen ein, die insbesondere von Apothekern gestellt wurden“, erläutert SH+C-Steuerexpertin Winkler. Es geht dabei um die Frage, ob Lieferanten - in Fall der Apotheken also die Pharmagroßhändler - anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und Lieferscheine des Lieferanten verzichten können. Dafür sieht die Finanzverwaltung jedoch keine gesetzliche Grundlage.

Zwar können auf Papier empfangene Rechnungen auch in digitalisierter Form auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Das setzt aber voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen also alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben.

„Aufbewahrungspflichtig ist daher der Handelsbrief, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde darauf tatsächlich Vermerke angebracht hat“, erklärt Steuerberaterin Winkler. Allein mit der Archivierungs-CD des Lieferanten erfüllt der belieferte Kunde daher seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.