Geschäftsessen: Schummeleien kommen schneller ans Licht

Die Finanzbehörden sponsern Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass. Unternehmen können dann 70 Prozent der Aufwendungen inklusive Trinkgeld und Garderobengebühr als Betriebsausgabe geltend machen. Leicht stehen Geschäftsessen im Verdacht, privat veranlasst zu sein. Schummeleien kommen jetzt schneller ans Licht, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC). Dank digitaler Prüfmethoden fällt es den Finanzbehörden immer leichter, Unstimmigkeiten zu entdecken. Prüfer suchen gezielt nach Kriterien, die gegen einen geschäftlichen Anlass sprechen. Wer es mit den steuerlichen Vorschriften nicht so genau nimmt, muss mit hohen Nachzahlungen rechnen.

Bewirtungskosten sind häufig Gegenstand von Betriebsprüfungen. „Ein beliebter Schwerpunkt ist der Tag der Bewirtung“, betont BVBC-Präsidentin Bärbel Ettig. „Fällt die Bewirtung auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der betriebliche Anlass schnell angezweifelt.“ Auch die Angaben auf dem Beleg nehmen die Finanzbehörden genau unter die Lupe. Berechtigte Zweifel kommen den Prüfern etwa, wenn zwei bewirtete Personen nur ein Getränk und ein Essen ordern. Auch eine überhöhte Anzahl von Speisen oder ein Kinderessen machen misstrauisch.

Grundsätzlich sollten alle steuerlichen Vorschriften genau eingehalten werden. Ein Bewirtungsbeleg ist nur dann steuerlich ordnungsgemäß, wenn er alle Pflichtangaben erfüllt. Bei fehlenden Angaben streichen die Finanzbehörden den kompletten Kostenabzug und suchen verstärkt nach ähnlichen Fällen. Neben Ort und Datum der Bewirtung müssen auf dem Beleg alle bewirteten Personen und der konkrete Anlass der Bewirtung genannt sein. Allgemeine Formulierungen wie „Kooperationsgespräch“ oder „Arbeitsessen“ reichen nicht aus. Obendrein muss der Steuerpflichtige die Richtigkeit aller Angaben mit seiner Unterschrift bestätigen.

Die Bewirtung kann sowohl im Restaurant, als auch in den eigenen Geschäftsräumen erfolgen. Bei einer Gaststättenbewirtung muss ein maschinell erstellter Restaurantbon oder eine Rechnung vorgelegt werden. „Dabei ist zu beachten, dass ab 150 Euro brutto auch das einladende Unternehmen als Leistungsempfänger auf der Rechnung aufzuführen ist“, betont BVBC-Expertin Ettig. Für Bewirtungen im Unternehmen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen.

Ganz wichtig ist auch eine zügige Abrechnung und Verbuchung von Bewirtungskosten. Werden Bewirtungskosten erst viele Monate später verbucht, so verletzen Unternehmen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Tipp des BVBC: Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter anhalten, Bewirtungsabrechnungen monatlich einzureichen. So kann die Buchhaltung alle Belege zeitnah auf ihre Richtigkeit hin prüfen. Fehlende oder lückenhafte Belege lassen sich dann unter Umständen noch nachbessern.