Rechnungskontrolle: Vorsicht vor betrügerischen Rechnungen

Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) warnt Unternehmen: Dubiose Anbieter nutzen verstärkt im Internet zugängliche Daten und beschicken Firmen gezielt mit irreführenden Rechnungen. Erhöhte Vorsicht ist nach amtlichen Eintragungen gefragt. Dazu zählen Patent- und Markenanmeldungen ebenso wie Veröffentlichungen im Bundesanzeiger oder Änderungen im Handelsregister.

Die Betrugsmasche ist oft ähnlich: Die Anbieter agieren in engem zeitlichen Zusammenhang mit einer amtlichen Ein­tragung. Sie versenden rechnungsähnliche Offerten für Firmenregister, Internet-Datenbanken oder Branchenver­zeichnisse. Tückisch: Auf den ersten Blick gleichen sie offiziellen Gebührenbescheiden oder Rechnungen. Die Absender wählen meist Firmenbezeichnungen, die den Namen offizieller Stellen ähneln oder wie solche klingen. Auch die grafische Aufmachung der Rechnungen ist amtlichen Dokumenten nachempfunden. Leicht zahlen Unternehmen hohe dreistellige Beträge für nicht gewünschte Dienstleistungen. Der Rechnungsbetrag berechtigt zu einem Eintrag in ein zweifelhaftes privatwirtschaftliches Register, die offizielle Rechnung flattert einige Tage später ins Haus.

Wie können sich Unternehmen vor irreführenden Rechnungen schützen? Grundsätzlich sind Zahlungsaufforderungen neuer Rechnungssteller sehr kritisch unter die Lupe zu nehmen. Eine vom Behördensitz abweichende Firmenadresse, unvollständige Kontaktdaten oder ein ausländischer Poststempel können ein Indiz für eine dubiose Rechnung sein. Wer unsicher ist, sollte zum Telefonhörer greifen: Existiert kein Anschluss oder meldet sich immer nur ein Anrufbeantworter, sollten Unternehmen noch misstrauischer werden. Keinesfalls sollten Betroffene Rechnungen vorschnell bezahlen. Im Zweifelsfall ist fachlicher Rat einzuholen. „Unternehmen sollten eine systematische Rechnungseingangskontrolle etablieren und alle verantwortlichen Kräfte für typische Verdachtsmomente sensibilisieren“, rät BVBC-Geschäftsführerin Birgit Hahn.

Quelle: Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V.