Reisekosten: Ergänzende Klarstellungen in den Lohnsteuerrichtlinien 2015 - Teil 1

Im Rahmen der Reisekostenreform hat der Gesetzgeber das steuerliche Reisekostenrecht zum 01.01.2014 von den Lohnsteuerrichtlinien in das Einkommensteuergesetz überführt. Damit hat das Reisekostenrecht nunmehr Gesetzescharakter mit Bindungswirkung für alle Beteiligten.

Die wesentlichen Rechtsgrundlagen des steuerlichen Reisekostenrechtes finden sich in den §§ 8 und 9 EStG. Mit BMF-Schreiben vom 30.09.2013, dem sog. Einführungsschreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts, hat das Bundesfinanzministerium bereits im vergangenen Jahr umfassend zu einigen Zweifels- und Auslegungsfragen Stellung bezogen.

Ergänzende Klarstellungen in den Lohnsteuerrichtlinien

Darüber hinaus gibt es noch die Lohnsteuerrichtlinien als weitere Rechtsgrundlage für das steuerliche Reisekostenrecht. Die überarbeiteten Lohnsteuerrichtlinien 2015, die bereits Mitte August vom Bundeskabinett verabschiedet worden sind, werden einige ergänzende Klarstellungen enthalten, über die wir Ihnen an dieser Stelle einen kurzen Überblick geben wollen:

Gliederung des Reisekostenrechtes in den Lohnsteuerrichtlinien:

• R 9.4 LStR – Reisekosten allgemein
• 9.5 LStR – Fahrtkosten als Reisekosten
• R 9.6 LStR – Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten
• R 9.7 LStR – Übernachtungskosten als Reisekosten
• R 9.8 LStR – Reisenebenkosten
• R 9.9 LStR – Umzugskosten
• R 9.10 LStR – Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
• R 9.11 LStR – Doppelte Haushaltsführung

R 9.4 – Reisekosten allgemein

In R 9.4 LStR wird der steuerliche Reisekostenbegriff umrissen, nämlich Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Private Mitveranlassung

Gelegentlich kommt es vor, dass Arbeitnehmer eine berufliche Auswärtstätigkeit mit einem Privataufenthalt verbinden. R 9.4 Absatz 1 Satz 3 enthält wie bisher den Hinweis, dass die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen zu trennen sind, wenn der Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten erledigt.

Praxistipp

Um eine Aufteilung in einen steuerfreien und einen steuerpflichtigen Anteil der Reisekosten zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber bereits in Zusammenhang mit der Planung der Auswärtstätigkeit sorgfältig darauf achten, dass eine evtl. private Mitveranlassung nur von untergeordneter Bedeutung sein darf und die betriebliche Veranlassung ein deutliches Übergewicht haben muss.

Die Lohnsteuerrichtlinien enthalten den ausdrücklichen Hinweis, dass die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, Reisedauer und Reiseweg vom Arbeitnehmer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen nachzuweisen oder glaubhaft zu machen sind. Fehlen diese Angaben, kann das Finanzamt im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung die vom Arbeitgeber gewährten steuerfreien Reisekostenerstattungen in steuerpflichtigen Arbeitslohn umqualifizieren.

R 9.5 – Fahrtkosten als Reisekosten

R 9.5 enthält den Hinweis, dass Aufwendungen für Fahrten nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG nicht zu den Reisekosten gehören. Hierbei handelt es sich um die Sonderregelung für Kundendienstmonteure, LKW- und Busfahrer, Piloten etc.

Bei Arbeitnehmern, die keine erste Tätigkeitsstätte haben und die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen zur Aufnahme ihrer beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich suchen müssen, z.B. Kundendienstmonteure, LKW- und Busfahrer bzw. Piloten, sind die Fahrtkosten nicht nach Reisekostengrundsätzen anzusetzen, sondern als Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusehen.

R 9.6 – Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten

In R 9.6 wird klargestellt, dass bei Vorliegen der Voraussetzungen für Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer Auswärtstätigkeit bzw. wegen einer doppelten Haushaltsführung jeweils nur der höchste Pauschbetrag angesetzt werden darf. Durch diese Konkurrenzregelung soll ausgeschlossen werden, dass Arbeitnehmer mehrfach steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen für einen Kalendertag erhalten.

Teil 2 des Artikels

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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