Bewirtung von Arbeitnehmern - Teil II

Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers

In Zusammenhang mit den umsatzsteuerlichen Neuregelungen bei Beherbergungsleistungen hat das Bundesfinanzministerium die Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers neu geregelt und stark vereinfacht.

Während Bewirtungen auf Veranlassung des Arbeitgebers bislang aufwändig nachgewiesen und dokumentiert werden mussten, kann nach der Neuregelung in den Lohnsteuerrichtlinien immer dann von einer Arbeitgeberveranlassung ausgegangen werden, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Der bei einer Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers entstehende geldwerte Vorteil ist grundsätzlich mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten. Nach Maßgabe der Lohnsteuerrichtlinien ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn die Bewertung nicht mit den tatsächlichen Kosten, sondern mit den amtlichen Sachbezugswerten erfolgt. Diese belaufen sich im Kalenderjahr 2011 auf 1,57 Euro für ein Frühstück und auf 2,83 Euro (ab 01.01.12: 2,87 Euro) für ein Mittag- oder Abendessen. Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht, ob er die Mahlzeiten mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort oder mit den amtlichen Sachbezugswerten ansetzt.

Aufgrund dieser Neuregelung sind viele Arbeitgeber teilweise dazu übergegangen, sog. Arbeitsessen nicht mehr mit dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort - also mit den tatsächlichen Kosten - zu bewerten, sondern mit den amtlichen Sachbezugswerten.

Diese Betrachtungsweise ist jedoch nicht zulässig, weil die Abgabe der Mahlzeiten durch den Arbeitgeber nicht zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfolgt. Das alleinige Aufsuchen eines Restaurants im Rahmen eines Arbeitsessens ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht als Auswärtstätigkeit anzusehen. Daher ist bei derartigen Sachverhalten nicht der amtliche Sachbezugswert, sondern stets der ortsübliche Endpreis am Abgabeort als Bewertungsmaßstab anzusetzen. Soweit die monatliche Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 Euro nicht überschritten ist, können sowohl eine Lohnversteuerung als auch eine Verbeitragung zur Sozialversicherung unterbleiben.

Besonderheiten beim Frühstück

Wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen einer Übernachtung bei einer Auswärtstätigkeit ein kostenloses Frühstück gewährt, ist der Wert des Frühstücks auf die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen anzurechnen. Aufgrund der umsatzsteuerlichen Neuregelung bei Beherbergungsleistungen darf das Frühstück aus umsatzsteuerlichen Gründen auf der Hotelrechnung nicht mehr zusammen mit der Übernachtung in einem Pauschalbetrag ausgewiesen werden. Infolgedessen ist das Frühstück separat mit den tatsächlichen Kosten anzusetzen. Dies führt in der Praxis häufig zu einem Überschreiten der gesetzlich zulässigen Höchstbeträge und damit zu einem lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil in erheblicher Größenordnung. In Zusammenhang mit den Neuerungen bei der Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers (siehe oben) kann das Frühstück als Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers angesehen werden und die Bewertung - soweit die o.g. Voraussetzungen vorliegen - mit dem amtlichen Sachbezugswert für das Frühstück (1,57 Euro) erfolgen.

Betriebsveranstaltungen

Wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsveranstaltung bewirtet, kann es sich sowohl um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers als auch um steuerpflichtigen Arbeitslohn handeln. Eine Zuwendung im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt immer dann vor, wenn es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung handelt. Von lohnsteuerpflichtigem Arbeitslohn ist hingegen immer dann auszugehen, wenn es sich um eine unübliche Betriebsveranstaltung handelt. Unterscheidungskriterium für eine übliche bzw. unübliche Betriebsveranstaltung sind die Häufigkeit (max. 2 Veranstaltungen pro Jahr) sowie die besondere Ausgestaltung. Hierbei dürfen sich Ihre Aufwendungen auf max. 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer pro tatsächlich teilgenommenen Arbeitnehmer belaufen.

Übliche Betriebsveranstaltung
Soweit es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung handelt, also nicht mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden und die Aufwendungen des Arbeitgebers gleichzeitig die 110 Euro-Freigrenze nicht übersteigen, handelt es sich hinsichtlich der Bewirtungsaufwendungen um Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers und damit nicht um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Unübliche Betriebsveranstaltungen
Werden hingegen mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt oder wenn die Aufwendungen des Arbeitgebers die 110 Euro-Freigrenze übersteigen, handelt es sich hinsichtlich der Bewirtungsaufwendungen um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bewertungsmaßstab sind hierbei Ihre tatsächlichen Kosten einschließlich Umsatzsteuer. Eine Bewertung mit den amtlichen Sachbezugswerten kommt nicht in Betracht. Ebenso liegt keine Bewirtung auf Veranlassung des Arbeitgebers vor, weil die Bewirtung nicht zur üblichen Beköstigung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit erfolgt.

Nach Maßgabe von § 40 Absatz 2 EStG kann der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine unübliche Betriebsveranstaltung aus Vereinfachungsgründen mit einem Steuersatz von 25 % pauschal versteuern. Diese Art der Pauschalversteuerung löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

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Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer und seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.