Buchführung im Kleingewerbe - so vermeidet man die größten Fehler

Für ein Kleingewerbe genügt es bei der Buchführung die so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung anzuwenden, wobei die Umsatzgrenzen für 2011 und 2012 zu beachten sind. Dabei werden lediglich die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen und man erspart sich die aufwendige Prozedur einer doppelten Buchführung. Bei den Posten muss neben Datum und der fortlaufenden (Beleg-) Nummerierung auch die Angabe des Verwendungszwecks aufgeführt sein. Wer sich trotz Kleingewerbe für die Ausweisung der Umsatzsteuer entschieden hat, muss diese ebenfalls eintragen.

Beim Kauf von Wirtschaftsgütern gilt zu beachten, dass sie meist über mehrere Jahre abgeschrieben und erst aktiviert werden müssen. Daher lässt sich mit dem Kauf eines teuren Artikels die Rechnung oftmals weniger senken, als man es erwartet. Die Verwendung des Gewinns für Private Ausgaben, hat mit den gewerblichen Ausgaben nichts zu tun und gehört daher auch nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Wie oft muss man im Kleingewerbe die Buchführung aktualisieren? Achten muss man auf eine zeitnahe Buchführung. Dies ist der beste Weg um nicht den Überblick über Ihr Kleingewerbe zu verlieren. Man sollte sämtliche Belege ordentlich in ein Ablagesystem ablegen, fortlaufend nummerieren und ergänzen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ergänzen. Wenn man sich trotz § 19 Umsatzsteuergesetz, dazu entschieden hat monatlich Umsatzsteuer abzuführen, muss die Buchführung mindestens einmal pro Monat aktualisiert werden. Je nach Umfang ist jedoch eine tägliche oder wöchentliche Buchführung ratsam. Sollte einmal ein Beleg wider Erwarten nicht auffindbar sein, dann kann man sich mit einem Eigenbeleg helfen. Diese Möglichkeit sollte aber nur in Ausnahmefällen in Betracht gezogen werden, da sich das Finanzamt mit der Anerkennung von Eigenbelegen schwer tut und eine Steuerklärung die überwiegend auf Eigenbelegen beruht, logischerweise wertlos ist.

Die Buchführung ist gewissenhaft zu führen! Zunächst gilt: Sammeln sie alle Belege akribisch. Es ist ratsam alles zeitnah abzuheften und es empfiehlt sich nicht einen Schuhkarton als Aufbewahrungsort zu verwenden in den alle Belege nach Erhalt wandern. Gemäß dem alten Grundsatz der Buchführung "keine Buchung ohne Beleg" müssen man in der Lage sein jeglichen Geldfluss in einem Kleingewerbe nachzuweisen und das in Deutschland bis zu 10 Jahre lang! Da bestimmte Belege (wie z. B. Kassenbons) nach 1-2 Jahren durch das Sonnenlicht ausbleichen und unleserlich werden, sollten man diese auf Papier kopieren und dann abheften. In jüngster Zeit kann man diesem Problem ein für allemal optimieren, in dem man die digitale Belegverarbeitung im Rahmen der Onlinebuchhaltung nutzt. Sämtliche Belege werden digitalisiert und sicher in einem Rechenzentrum "gelagert". Generell sollte man für auf Datensicherung allergrößten Wert legen. Für "analoge" Buchhaltung (Papierbelege) empfiehlt es sich, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung regelmäßig auszudrucken um so dem gefürchteten Festplattenabsturz, sprich Datenverlust, zuvor zu kommen.

Kassenbücher werden immer dann geführt, wenn Einnahmen oder Ausgaben anfallen, aber sie werden nicht jedes Mal auch automatisch gebucht. Das Buchen von Kassen kann seltener (z.B. wöchentlich oder monatlich) erfolgen. Und sollte die Kleingewerbe Buchführung wider Erwarten zu umfangreich werden, sollte man sich professionelle Hilfe holen. Zu finden ist diese entweder beim Steuerberater (teurere Variante) oder bei einem der zahlreichen, selbständigen Buchhalter oder professionellen Buchhaltungsdienstleistungsunternehmen.