ELStAM - Die wichtigsten Fragen - Teil I

Um die wichtigsten Fragen zu klären, erhalten Sie in unserer ELStAM-Serie einen Überblick über sämtliche häufig gestellte Fragen.

Welche Daten umfassen die ELStAM?

ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen:

• Steuerklasse,
• Faktor (bei Steuerklasse 4),
• Kirchensteuermerkmal,
• Kirchensteuermerkmal des Ehegatten,
• Zahl der Kinderfreibeträge,
• Frei- und Hinzurechnungsbetrag.

• auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten,
• auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung über nach DBA steuerfreien Arbeitslohn.

Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst?

Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgeber liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur die Kirchensteuerabzugsmerkmale in den ELStAM bereitgestellt, die im jeweiligen Bundesland als erhebungsberechtigte Religionsgemeinschaften geführt werden, denn nur für diese ist Kirchensteuer einzubehalten.

Übersicht der bundeseinheitlichen Religionsschlüssel

Wie werden dem Arbeitnehmer seine ELStAM mitgeteilt?

Die erstmalig gebildeten Lohnsteuerabzugsmerkmale wurden den Arbeitnehmern im Herbst 2011, in Form eines gesonderten Anschreibens durch das zuständige Finanzamt mitgeteilt. Alle künftigen Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich und gelten damit als bekannt gegeben. Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt. Jeder Arbeitnehmer kann seine persönlichen ELStAM auch im ElsterOnline-Portal abfragen. Voraussetzung hierfür ist eine kostenlose Registrierung mit Identifikationsnummer. Einzelheiten zur Registrierung finden Sie unter https://www.elster.de/eon_home.php

Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt?

Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet zu prüfen, ob die ELStAM korrekt sind?

Nein. Der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur nach Antrag des Arbeitnehmers vom/über das Finanzamt geändert werden. Der Arbeitgeber sollte den Arbeitnehmer aber (insbesondere vor erstmaliger Anwendung der ELStAM) auf ihm bekannt gewordene Abweichungen zwischen den Eintragungen im Lohnkonto und den abgerufenen ELStAM hinweisen.
Vordruck Überprüfung der ELStAM

Der Arbeitnehmer ist verstorben. Bekommt der Arbeitgeber dies ebenfalls durch die ELStAM-Datenbank mitgeteilt?

Nein. Der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Ist der Arbeitnehmer verstorben, erhält der Arbeitgeber bei dem Versuch, die nächste Änderungsliste abzurufen einen Verfahrenshinweis, der ihn informiert, dass keine Abrufberechtigung mehr besteht. Aus dem Text der Fehlermeldung kann aus Gründen des Steuergeheimnisses kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden.

Wie schnell werden die geänderten ELStAM bereitgestellt?

Es werden monatliche Änderungslisten am letzten Werktag des Monats nach 20 Uhr von der ELStAM-Datenbank generiert. Die ELStAM werden spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM beziehungsweise eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen. Dem Arbeitgeber wird immer nur der letzte Stand der Änderungsliste übermittelt. Ändern sich im Laufe eines Kalendermonats die ELStAM eines Arbeitnehmers mehrfach, wird nur eine Änderungsliste erzeugt, in der aber mehrere Datensätze des Arbeitnehmers enthalten sind.

Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Brutto-Liste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hatte. Die Brutto-Liste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.

Den nächsten Teil zu unserer ELStAM-Serie - zur Anmeldung eines Arbeitnehmers - lesen Sie folgende Woche an dieser Stelle.