Fahrtenbücher richtig führen

Anforderungen an Fahrtenbücher Ist die Entscheidung zum Führen eines Fahrtenbuchs gefallen, muss der Fahrer eines Firmenwagens oder betrieblichen Pkw die Fahrten zeitnah aufzeichnen. „Nachträgliche Aufzeichnungen werden nicht anerkannt“, sagt Elke Knühmann, Steuerberaterin und Vizepräsidentin des Verbandes.

Zudem müssen die Fahrer das Fahrtenbuch ordnungsgemäß, in einer in sich geschlossenen Form und in einem fortlaufenden Zusammenhang führen. Unerlässlich sind dabei Angaben zu Datum, Reiseziel und Reisezweck, zum Beispiel der besuchte Kunde bzw. Geschäftspartner, sowie der Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt. Auch der Übergang von beruflichen zu privaten Fahrten ist mit dem Gesamtkilometerstand am Ende der beruflichen Fahrt anzugeben.

Alle notwendigen Angaben müssen im Fahrtenbuch selbst enthalten sein. Einen Verweis auf ergänzende Unterlagen lässt das Finanzamt nur zu, wenn der geschlossene und fortlaufende Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird. Wer im Fahrtenbuch Abkürzungen für häufig genannte Ziele oder Reisezwecke nutzt, sollte dem Fahrtenbuch eine Legende beilegen, in der die Begriffe erklärt werden.

Keine losen Zettel Wer sein Fahrtenbuch auf losen Zetteln führt, muss damit rechnen, dass dies vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Nach einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs erfüllen lose Zettel schon begrifflich nicht die Voraussetzungen eines Fahrtenbuchs. Ein Fahrtenbuch müsse die Voraussetzungen eines geschlossenen Verzeichnisses erfüllen, bei dem nachträgliche Änderungen und Ergänzungen nicht möglich sind, urteilten die Finanzrichter.

Kein Fahrtenbuch mit Excel-Tabelle Auch über MS-Excel geführte Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern nicht anerkannt, weil der Aufzeichner die Daten nachträglich ändern und das zeitnahe Verfassen der Einträge nicht hinreichend belegen kann.

Fahrtenbuchführung mit Smartphones

Immer häufiger möchten Fahrer eines Firmenwagens oder betrieblichen Pkw zur Vorerfassung des Fahrtenbuchs ihr Smartphone nutzen. Dazu muss eine entsprechende „App“ auf dem Smartphone installiert werden. Hierin werden die Fahrten erfasst und per Mail auf eine Fahrtenbuchsoftware an den Computer gesendet. Anschließend erfolgt die Festschreibung, damit eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich ist. Insoweit sollte der Fahrer aber bedenken, dass die „App“ personenbezogene Daten versendet, bei Mandantenbesuchen zum Beispiel auch deren Daten. Es sollte daher vorher geprüft werden, ob und wohin die „App“ personenbezogene Daten sendet und ob berufsrechtliche und datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung?

Bei nur wenigen Privatfahrten ist das Führen eines Fahrtenbuchs in der Regel lukrativer, während man bei häufigen Privatfahrten mit der Ein-Prozent-Regelung besser fährt. Elke Knühmann rät: „Vielfach lohnt es sich, während des Jahres ein Fahrtenbuch zu führen und erst vor der Abgabe der Steuererklärung zu entscheiden, was sich mehr auszahlt – Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung. Der Unterschied kann beträchtlich sein!“

Quelle: Steuerberaterverband Niedersachsen Sachsen-Anhalt e.V.