Neues BMF-Schreiben zur Lohnsteuer-Nachschau

Mit der Lohnsteuer-Nachschau hat der Gesetzgeber ein neues Instrument zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte eingeführt. Mit § 42g EStG wurde eine Rechtsgrundlage für eine schnelle und effektive Prüfung durch die Finanzverwaltung – insbesondere zur Bekämpfung der Schwarzarbeit – geschaffen. Die Lohnsteuer-Nachschau soll der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer durch die Arbeitgeber dienen.

Prüfung ohne vorherige Ankündigung

Im Gegensatz zur klassischen Lohnsteueraußenprüfung kann das Finanzamt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten auch ohne vorherige Ankündigung, ohne vorherige Prüfungsanordnung und ohne vorherige Absprache mit dem Arbeitgeber Grundstücke und Räume von Unternehmen betreten. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, dem Finanzamt auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorzulegen und die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

BMF-Schreiben vom 16.10.14

Mit BMF-Schreiben vom 16.10.14 hat das Bundesfinanzministerium einige klarstellende Erläuterungen zum Verfahren einer Lohnsteuer-Nachschau gegeben.

Zweck der Lohnsteuer-Nachschau

Zweck der Lohnsteuer-Nachschau ist danach die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuerabzugsbeträge durch den Arbeitgeber, darüber hinaus evtl. Pflichtbeiträge zu einer Arbeits- oder Arbeitnehmerkammer. Ziel der Lohnsteuer-Nachschau ist es, einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb zu gewinnen.

Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt insbesondere in Betracht

• bei Beteiligung des Finanzamtes an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit
• zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft
• zur Feststellung der Anzahl der insgesamt beschäftigten Arbeitnehmer
• bei Aufnahme eines neuen Betriebs
• zur Feststellung, ob der Arbeitgeber eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhält
• zur Feststellung, ob eine Person selbständig oder als Arbeitnehmer tätig ist
• zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von sog. Minijobs (vgl. § 8 Absatz 1 und 2 SGB IV), ausgenommen Beschäftigungen in Privathaushalten
• zur Prüfung des Abrufs und der Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und
• zur Prüfung der Anwendung von Pauschalierungsvorschriften, z. B. § 37b Absatz 2 EStG.

Ausdrücklich nicht Gegenstand einer Lohnsteuer-Nachschau sind

• Ermittlungen der individuellen steuerlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer, soweit sie für den Lohnsteuer-Abzug nicht von Bedeutung sind
• die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers nach dem Fünften Vermögensbildungsgesetz und
• die Beschäftigung von Arbeitnehmern in Privathaushalten.

Das Finanzamt ist im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau berechtigt, während der üblichen Geschäftszeiten Grundstücke und Räume zu betreten. In Ausnahmefällen darf die Lohnsteuer-Nachschau auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn dort Arbeitnehmer anzutreffen sind. Dabei darf das Finanzamt keine Durchsuchungen durchführen. Das BMF-Schreiben stellt klar, dass das bloße Betreten oder Besichtigen von Geschäftsräumen, Betriebsräumen oder Grundstücken nicht als Durchsuchung anzusehen ist.

Mitwirkungspflichten

Der Arbeitgeber ist im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau im Rahmen seiner Mitwirkungspflichten gehalten, dem Finanzamt auf Verlangen Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. Diese Mitwirkungspflichten erstrecken sich nicht nur auf den Arbeitgeber, sondern auch auf die Arbeitnehmer. Die Arbeitnehmer haben dem Finanzamt bei einer Lohnsteuer-Nachschau jede gewünschte Auskunft über Art und Höhe ihrer Einnahmen zu geben und auf Verlangen in ihrem Besitz befindliche Bescheinigungen über den Lohnsteuerabzug sowie Belege über bereits entrichtete Lohnsteuer vorzulegen.

Das Finanzamt darf im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau auch auf die elektronischen Daten zugreifen (GDPdU-Zugriff), jedoch nur dann, wenn der Arbeitgeber zustimmt. Verweigert der Arbeitgeber dem Finanzamt den Datenzugriff, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, alle Unterlagen in Papierform vorzulegen.

Überleitung zu einer Lohnsteueraußenprüfung

Das Finanzamt ist dazu berechtigt, ohne vorherige Prüfungsanordnung von der Lohnsteuer-Nachschau zu einer Lohnsteueraußenprüfung überzuleiten. Der Übergang zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung kann nach Maßgabe des BMF-Schreibens insbesondere dann angezeigt sein,

• wenn bei der Lohnsteuer-Nachschau erhebliche Fehler beim Steuerabzug vom Arbeitslohn festgestellt wurden
• wenn der für die Besteuerung maßgebliche Sachverhalt im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht abschließend geprüft werden kann und weitere Ermittlungen erforderlich sind
• wenn der Arbeitgeber seinen Mitwirkungspflichten im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau nicht nachkommt oder
• wenn die Ermittlung von Sachverhalten aufgrund des fehlenden Datenzugriffs nicht oder nur erschwert möglich ist.

Das Finanzamt ist dazu berechtigt, im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau Kontrollmitteilungen zur Übermittlung an andere Finanzämter zu erstellen.

Rechtsfolgen

Bei einer Lohnsteuer-Nachschau gelten die maßgeblichen Änderungsvorschriften für die Korrektur von Steuerbescheiden. Danach läuft die maßgebliche Festsetzungsfrist für die Lohnsteuerabzugsbeträge nicht ab, bevor die auf Grund der Lohnsteuer-Nachschau zu erlassenden Steuerbescheide unanfechtbar geworden sind.

Soweit der Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben wurde, können Steuerbescheide, die in Zusammenhang mit einer Außenprüfung ergangen sind, nach Maßgabe von § 173 Absatz 2 AO, nur dann aufgehoben oder geändert werden, wenn eine Steuerhinterziehung oder eine leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt

Einspruch und Zwangsmittel

Gegen das Betreten von Grundstücken und Räumen zur Durchführung einer Lohnsteuer-Nachschau kann der Arbeitgeber keinen Einspruch einlegen. Hierbei handelt es sich nicht um einen Verwaltungsakt, sondern um schlichtes Verwaltungshandeln. Rechtsmittel können nur gegen die aus einer Lohnsteuer-Nachschau resultierenden Verwaltungsakte eingelegt werden, z.B. wenn das Finanzamt den Arbeitgeber im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau auffordert, das Betreten der nicht öffentlich zugänglichen Geschäftsräume zu dulden, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere lohnsteuerlich relevante Urkunden vorzulegen oder Auskünfte zu erteilen.

Bitte beachten Sie, dass die im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau erlassenen Verwaltungsakte mit Zwangsmitteln (Zwangsgeld, Ersatzvornahme, unmittelbarer Zwang) durchsetzbar sind. Wenn der Arbeitgeber sich weigert, die im Rahmen einer Lohnsteuer-Nachschau gewünschten Auskünfte zu erteilen, kann das Finanzamt die Erteilung der gewünschten Auskünfte durchsetzen.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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