Pleite, nein danke!

11.02.2016 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: DATEV eG.

Wenn Kunden nicht zahlen, kann der Betrieb kurzfristig in Liquiditätsschwierigkeiten geraten. Und so mancher Unternehmer ist unsicher, wie er auf sein Geld bestehen soll.

Hier hilft ein professionelles Forderungsmanagement, kundenfreundlich und konsequent zugleich – vom Vertragsschluss bis zur Zahlungserinnerung.

Die Dienstleistung ist erbracht, die Ware geliefert – aber bezahlt ist das Ganze trotzdem nicht. Mal liegt es daran, dass Unternehmen ihren Kunden großzügige Zahlungsziele einräumen. Mal ist die Rechnung noch gar nicht verschickt. Und immer wieder lässt sich so mancher Kunde einfach sehr viel Zeit, seine Rechnungen zu begleichen. Oder er zahlt gar nicht.

Ein Zahlungsverzug von zwei Wochen gehört inzwischen fast schon zum unternehmerischen Alltag. Dr. Robert Mayr, stellvertretender Vorstandsvorsitzender der DATEV, beschreibt die kurzfristigen Schwierigkeiten, die sich für Unternehmen ergeben: „Sie können nur das ausgeben, was sie vorher einnehmen. Das Problem ist, das kleine und mittelständische Unternehmen dieses Thema vernachlässigen.“

Ein konsequentes Forderungsmanagement ist hier die Lösung. Denn häufig lassen sich unbezahlte Rechnungen bereits im Vorfeld vermeiden. Dies gilt vor allem dann, wenn es sich beim Auftraggeber um einen neuen Kunden handelt, mit dem das Unternehmen noch nicht zusammengearbeitet hat. Manchmal liefert bereits die Homepage des potenziellen Kunden, ein Blick ins Impressum oder eine kurze Recherche über eine Internetsuchmaschine erste Anhaltspunkte. Bei größeren Auftragsvolumina ist es ratsam, eine Wirtschaftsauskunft einzuholen. Das kann zum Beispiel der Steuerberater erledigen – und dabei gleichzeitig die Informationen für bestehende Geschäftsbeziehungen aktualisieren. Auf diese Weise können Unternehmer regelmäßig prüfen, welche Zahlungsziele sie dem Kunden einräumen können.

Neukunden, die einen größeren Leistungsumfang in Auftrag geben, können Unternehmer entweder per Vorkasse bezahlen lassen – oder sie stellen Abschläge in Rechnung. „Vor allem bei materialintensiven Unternehmen – also die erst einmal Material einkaufen müssen, bevor sie Leistungen beim Kunden erbringen, – kann es zu existenziellen Problemen kommen. Denn wenn sie auf der einen Seite Material kaufen und auf der anderen Seite die Rechnung nicht stellen und damit das Geld nicht auf dem Konto haben, dann kann es irgendwann mal eng werden – gerade mit Blick auf Löhne und Gehälter“, berichtet Steuerberater Robert Mayr.

Unternehmer können selbst dazu beitragen, dass Lieferungen und Leistungen pünktlich bezahlt werden. Sobald ein Unternehmen den Auftrag abgewickelt hat, sollte unverzüglich die Rechnung geschrieben werden. Dabei sollten Unternehmer darauf achten, dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind. Zahlungsunwillige Kunden nutzen Fehler in Rechnungen, um die Überweisung zu verzögern. Außerdem hilfreich: konkrete Zahlungstermine und ein Skonto-Angebot für diejenigen, die besonders zügig zahlen. Üblich sind Skontobeträge zwischen ein und drei Prozent. Damit der Unternehmer durch Skonto aber nicht selbst Geld verliert, sollte dies bereits bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Auch beim Skonto sollten Unternehmer auf eindeutige Formulierungen achten, um Missverständnisse zu vermeiden.

Übrigens: Für Privatkunden gelten laut Gesetz besondere Zahlungskonditionen. Demnach müssen Unternehmer Verbraucher ausdrücklich darauf hinweisen, dass sie nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit der Forderung und Erhalt der Rechnung automatisch in Verzug geraten.

Der Steuerberater kann seinen Mandanten unterstützen, ein professionelles Forderungsmanagement einzurichten und dem Unternehmen helfen, klare Spielregeln für alle Kunden festzulegen. Robert Mayr nennt ein Beispiel: „Der Steuerberater kann eine Offene-Posten-Buchhaltung anlegen. Das ist eine Liste, in der alle Außenstände zu sehen sind. Wenn ich weiß, was ich zu bekommen habe, kann ich daraus ein strukturiertes Mahnwesen ableiten. Damit ist sichergestellt, dass das Geld auf das Konto kommt.“

Gerade zum Jahreswechsel bietet sich außerdem eine Kundenanalyse an: Welche Kunden zahlen verspätet, aber immer vor der ersten Mahnung? Welche Kunden zahlen immer nach der ersten Mahnung? Eine ABC-Analyse – gestaffelt nach Umsatzanteil – kann erste Aussagen über die Auftraggeber liefern. Um mittelfristig die Liquidität des Unternehmens zu erhalten, ist es jedoch außerdem interessant, das Zahlungsverhalten als Kriterium mit aufzunehmen. Steuerberater können Unternehmen hier mit der so genannten Debitorenanalyse unterstützen.

Unternehmer sollten es sich in jedem Fall zur Gewohnheit machen, Zahlungstermine regelmäßig zu überwachen. Allerdings ist es gerade bei längerfristigen Geschäftsbeziehungen wichtig, nicht sofort eine unfreundliche Mahnung zu versenden. In welchen Stufen das individuelle Forderungsmanagement gestaltet wird, liegt im Ermessen des Unternehmers – selbst Verzugszinsen müssen sie nicht fordern, wenn sie dies nicht möchten. Allerdings können die gesetzlichen Verzugszinsen vertraglich nicht ausgeschlossen werden – eine solche Regelung wäre unwirksam.

Ob Unternehmer eine oder mehrere Mahnungen verschicken, bleibt ihnen überlassen. Dies hängt auch von der Einschätzung des Kunden ab. Entscheidend ist, beim letzten Schreiben darauf hinzuweisen, dass in der Folge rechtliche Schritte eingeleitet werden. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, sollte ein Anwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragt werden.