So geht's: rechtskonforme Rechnungsverwaltung ohne digitale Signatur

Nachdem das Steuervereinfachungsgesetz 2011 nun endlich alle Hürden genommen hat, können Unternehmen nun auf die qualifizierte elektronische Signatur bei der elektronischen Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung verzichten. Eine gute Nachricht für alle Unternehmen. Unser How-To zeigt Ihnen, worauf es ankommt.

Formulierungen im Gesetz richtig interpretieren

Eines haben wir alle verstanden: künftig ist es möglich auf ein kompliziertes und teures Signaturverfahren beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen zu verzichten. Dennoch bleiben beim Lesen des neuen Gesetzestextes viele Fragen offen. Was bedeutet "Kontrollverfahren", oder was versteht man bitte unter "Prüfpfad"? Im nun folgenden How-To versucht unser IT-Compliance Manager Licht ins Dunkel zu bringen, damit Sie schnell und rechtskonform von den Vereinfachungen beim e-Billing durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 profitieren können.

Was ist neu im Steuervereinfachungsgesetz 2011?

Bezüglich der elektronischen Rechnungsstellung und Rechnungsverwaltung, also dem Versand und Empfang von Rechnungen, die nicht in Papierform vorliegen, hat der Gesetzgeber den §14 Abs. 3 des UStG (Umsatzsteuergesetz) geändert. In der bisher gültigen Fassung hat das Gesetz vorgeschrieben, dass elektronische Rechnungen, welche vom Empfänger zum Vorsteuerabzug herangezogen werden, vom Absender zwingend mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden müssen. In der nun gültigen Neufassung ist die qualifizierte elektronische Signatur nur noch eine Möglichkeit, um die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Wer sie also bereits einsetzt und dies auch weiterhin tun will, kann dies selbstverständlich tun. Es ist allerdings kein Muss mehr.

Rechtssichere elektronische Rechnungen nach den neuen Vorschriften

Der Zwang zur Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur ist also weggefallen. Aber welche Regelungen hat der Gesetzgeber getroffen, um den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung in seinem Interesse sicher zu gestalten? Hier hilft ein Blick in § 14 Abs. 1 UStG. weiter. Hierin finden sich alle Vorschriften, welche künftig bei der rechtskonformen elektronischen Rechnung erfüllt werden müssen.

Um das Recht auf Vorsteuerabzug nicht zu verlieren muss künftig sicher gestellt sein:

• die Echtheit der Herkunft: Unter "Echtheit der Herkunft" versteht der Gesetzgeber, dass die Identität des Rechnungsausstellers nicht geändert werden darf. Da für Unternehmen ohnehin eine Archivierungspflicht für steuerrelevante E-Mails und deren Anhänge besteht, sollte dies kein Unternehmen vor ein Problem stellen.
  
  
• die Unversehrtheit des Inhalts: Unter "Unversehrtheit des Inhalts" ist zu verstehen, dass der Inhalt einer Rechnung nicht verändert werden darf. Ein Unternehmen muss auch sicherstellen, dass eine Veränderung nicht möglich ist. Alle Informationen einer elektronischen Rechnung müssen originalgetreu wiedergegeben werden.
  
  
• die Lesbarkeit: Mit "Lesbarkeit" meint das Gesetz, dass das Unternehmen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg sicherstellt, über die notwendige Software zu Verfügen, um die Rechnung anzeigen und drucken zu können.

Gesetz macht Keine klaren Vorgaben

Wie die "Unversehrtheit des Inhalts" und die "Lesbarkeit" genau sicher zu stellen ist, lässt der Gesetzgeber offen. Er verlangt hier nach einem innerbetrieblichen Kontrollpfad und einem verlässlichen Prüfpfad.

Bundesministerium für Finanzen liefert Erklärungen

Das BMF hat auf die schwammigen Begriffe im Gesetz reagiert und liefert bereits Erklärungen und Beispiele zu den Begriffen. Lt. BMF ist der ist der "innerbetrieblichen Kontrollpfad" wie folgt definiert:

Der innerbetriebliche Kontrollpfad ist ein feststehender Ablauf im Betrieb, den jeder Unternehmer selbst für sich festlegt bzw. bereits festgelegt hat. Es muss also im Betrieb eine Festlegung für die Rechnungsprüfung geben. Diese Festlegung muss den betroffenen Mitarbeitern bekannt gemacht werden und es muss nach dieser Festlegung auch gearbeitet werden.

Daraus leitet sich auch ab, was unter einem "verlässlichen Prüfpfad" zu verstehen ist. Dieser Prüfpfad kann als Leitfaden betrachtet werden, der nachvollziehbar macht, wer die Rechnung in der "Hand" hatte, und wer und warum die Rechnung als korrekt befunden und zur Zahlung freigegeben hat. Im Prozess der Rechnungsprüfung darf also nichts der Willkür des Einzelnen überlassen werden, sondern es müssen klare Regelungen getroffen werden, welchen Weg eine Rechnung durch das Unternehmen nimmt. Vom Eingang, über die sachliche und fachliche Prüfung, bis hin zur Freigabe und Zahlung. Auch Sonderfälle im Prozess müssen berücksichtigt werden. Zum Beispiel, wenn unkorrekte Rechnungen zurück an den Absender gehen, Vertretungen innerhalb der Zuständigkeiten usw.. Dabei gibt es keine Unterscheidung zwischen originär elektronischer Rechnung und Rechnungen in Papierform mehr.

DMS/ECM-Nutzer im Vorteil

Unternehmen, welche bereits heute über ein Dokumenten Management oder Enterprise Content Management System verfügen sind klar im Vorteil. Insbesondere dann, wenn auf die beleghafte Archivierung der Dokumente bereits heute komplett verzichtet wird. Denn dann existiert bereits eine Verfahrensdokumentation. Aber auch, wenn diese noch nicht existiert, so sind sicherlich bereits jetzt klare Workflows definiert, welche den Belegfluss steuern und Abhängigkeiten regeln. Für diese Unternehmen ist es also nur noch ein ganz kleiner Schritt.

Quelle: Neininger Solutions