Tipps gegen Stress: Erreichbarkeit im Urlaub festlegen

Doch gerade zur Urlaubszeit sind klare Regeln wichtig, um richtig abzuschalten. Das INQA-Projekt Management Ständiger Erreichbarkeit (MASTER) bietet dazu die passenden Tipps.

Viele fragen sich in der Urlaubszeit: Muss ich auch in meiner Freizeit erreichbar sein? Zwar dürfen Beschäftigte nach geltendem Arbeitsrecht dienstliche Nachrichten während ihres Urlaubs ignorieren, doch ist dies für viele keine realistische Option. Zumal 70 Prozent der Beschäftigten meinen, dass es in ihren Betrieben keine klaren Regeln zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten gibt. Bei knapp einem Drittel (30 Prozent) der Beschäftigten erwartet der Arbeitgeber, eine Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit. Ebensoviele sind unzufrieden mit ihrer Work-Life-Balance. Das zeigt eine repräsentative Umfrage des Marktforschungsinstituts YouGov in Kooperation mit der Initiative Neue Qualität der Arbeit für die zwischen dem 26. und 28.06.2018 ingesamt 2.042 Personen, darunter 1.030 Erwerbstätige, befragt wurden - ein Drittel (29 Prozent) davon trägt Führungsverantwortung.

Unterschiede zwischen Männern und Frauen bei Erreichbarkeit und Stressempfinden

Bei der Erreichbarkeit lassen sich auch Unterschiede zwischen weiblichen und männlichen Arbeitnehmern erkennen. 47 Prozent der männlichen Befragten, die auch außerhalb der Arbeitszeit erreichbar sind, erhalten zumindest manchmal berufliche E-Mails. Bei den weiblichen Befragten sind es 36 Prozent. Im Durchschnitt verspüren Frauen eher eine Belastung als Männer: 22 Prozent der befragten Frauen und 14 Prozent der befragten Männer geben an, häufig oder sehr häufig Probleme zu haben, nach der Arbeit abzuschalten.

Smartphone und Internet machen für vier von zehn den Job stressiger

Dabei spielen auch digitale Technologien eine Rolle: 39 Prozent sagen, dass Smartphones und Internet ihren Job stressiger machen.Bei dieser Einschätzung ist das Alter der Befragten eine wichtiger Faktor. Jüngere Arbeitnehmer leiden nach eigenen Angaben weniger unter ständiger Erreichbarkeit als ältere Arbeitnehmen. So gibt die Hälfe der Befragten 18- bis 24-Jährigen an, dass Technologien wie Smartphones und E-Mail ihre Arbeit weniger stressig machen. Bei den über 55-Jährigen liegt dieser Anteil nur bei 30 Prozent.

"Unternehmen brauchen klare Regeln"

Diplom-Psychologin Dr. Nina Pauls vom Projekt MASTER rät zu klaren Absprachen: "Unterschiedliche Arbeitszeiten, ergebnisorientierte Vergütung, veränderte Kundenerwartungen und die breite Nutzung von Firmen-Smartphones und -Laptops verwischen oft die Grenzen zwischen Job und Freizeit, die Work-Life-Balance gerät aus dem Lot. So häufen sich Burnouts und entstehen lange Ausfälle. Unternehmen brauchen klare Regeln, Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter nicht außerhalb der Arbeitszeit kontaktieren, Beschäftigte ihre Übergabe planen, Selbstständige Abwesenheiten klar kommunizieren."

Tipps für Beschäftigte

• Erwartungen klären: Sprechen Sie mit Ihrer Führungskraft, klären Sie die gegenseitigen Erwartungen und finden Sie so gemeinsam eine Lösung, die Sie entlastet.
• Vertretung organisieren: Kümmern Sie sich frühzeitig in Absprache mit Ihrer Führungskraft darum, dass wichtige Aufgaben während Ihrer Urlaubszeit von Kollegen erledigt werden. Nur so können Sie im Urlaub abschalten und bleiben leistungsfähig.
• Distanz schaffen: Versuchen Sie sich Arbeit und Freizeit gedanklich und räumlich klar zu trennen: Die Arbeit ins Schlafzimmer oder die Küche zu verlagern, mag eine Zeit lang gemütlich sein. Doch auf Dauer leidet die Erholungsfähigkeit.

Tipps für Führungskräfte

• Absprachen treffen: Klar kommunizierte Regeln beugen Burnouts vor. Besprechen Sie mit Ihren Beschäftigten verschiedene Situationen und klären Sie die Erwartungen. Halten auch Sie sich an diese Absprachen und schicken Sie spätabends oder am Wochenende keine Mails.
• Vorbild sein: Auch Führungskräfte müssen nicht immer und überall erreichbar sein. Verordnen Sie sich und Ihrem Team erreichbarkeitsfreie Zeiten. Denn auf lange Sicht ist eine angemessene Erholung sehr wichtig. Schließlich orientieren sich auch Ihre Teammitglieder an Ihrem Umgang mit Erreichbarkeit.
• Tandems bilden: Bilden Sie wenn möglich Tandems, sodass sich Kollegen gegenseitig bei Urlaub und Krankheit vertreten können. Erarbeiten Sie einen Bereitschaftsplan für Notfälle. So stellen Sie sicher, dass auch bei spontanen Ausfällen immer jemand ansprechbar ist.

Tipps für Selbstständige

• Ruhige Phasen nutzen: Meistens gibt es auch bei Selbstständigen Zeiten, in denen mal mehr, mal weniger los ist. Sicherlich wissen Sie am besten, wann dies in Ihrer Branche der Fall ist. Sind Sie noch neu in der Selbstständigkeit, können erfahrene Kolleginnen und Kollegen hierzu Auskunft geben. Fragen Sie Ihre Kunden nach Zeiten mit weniger Arbeitsaufkommen und nutzen Sie diese Zeiten für Ihren Urlaub.
• Urlaub ankündigen: Kündigen Sie Ihren Urlaub proaktiv vier Wochen vorher an. Nutzen Sie diese Gelegenheit geschickt um ruhende Kontakte aufzufrischen. Ihren Stammkunden zeigen Sie Ihren Einsatz, in dem Sie sich ein paar Tage vor und nach Ihrer Auszeit noch einmal melden und Ihre Verfügbarkeit kommunizieren.
• Vorausschauend planen: Stellen Sie sicher, dass Sie keine Fristen und Termine verpassen und planen am besten ein paar Tage Puffer rund um den Urlaub. Organisieren Sie eine Vertretung, die auf Anfragen reagiert und Sie im Notfall erreichen kann: jemand, den Sie kennen oder einen Serviceanbieter. Auch ein Abwesenheitsagent für Emails und Anrufbeantworter hält Ihnen den Rücken frei. Wenn Sie im Urlaub "reinschauen" wollen, setzen Sie sich am besten feste Zeiten dafür.

Die Initiative Neue Qualität der Arbeit: Zukunft sichern, Arbeit gestalten

Attraktive Arbeitsbedingungen sind heute mehr denn je ein Schlüssel für Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit am Standort Deutschland und bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Fachkräftesicherung in Unternehmen und Verwaltungen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales unterstützt daher mit der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) eine Plattform, auf der sich Verbände und Institutionen der Wirtschaft, Unternehmen, Gewerkschaften, die Bundesagentur für Arbeit, Sozialversicherungsträger, Kammern und Stiftungen gemeinsam mit der Politik für eine neue, nachhaltige Arbeitskultur einsetzen – entlang der Themenfelder Personalführung, Gesundheit, Wissen & Kompetenz sowie Chancengleichheit & Diversity. Als unabhängiges Netzwerk bietet die Initiative konkrete Beratungs- und Informationsangebote für Betriebe und Verwaltungen sowie vielfältige Austauschmöglichkeiten in zahlreichen - auch regionalen - Unternehmens- und Branchennetzwerken: www.inqa.de.