Unternehmen müssen Steuerbilanz später online abgeben

Unternehmen und bilanzierende Freiberufler müssen ihre Jahresabschlüsse sowie die Gewinn- und Verlustrechnungen in Zukunft online an das Finanzamt übermitteln. Die Pflicht zur Datenfernübertragung gilt unabhängig von der Rechtsform und der Größe des bilanzierenden Unternehmens. Dafür entfällt im Gegenzug die derzeitige Vorlage in Papierform. Zunächst war vorgesehen, dass bilanzierende Unternehmen für das Geschäftsjahr 2011 zum letzten Mal eine Bilanz auf dem Postweg abgeben dürfen. Nachdem nun die Pilotphase zu der so genannten E-Bilanz abgelaufen ist, hat sich das Bundesfinanzministerium entschieden, die verpflichtende Online-Abgabe um ein Jahr zu verschieben. Somit können bilanzierende Unternehmen ihre Jahresabschlüsse für das Jahr 2012 weiterhin in gewohnter Papierform erstellen und haben damit mehr Zeit, ihre Arbeitsweise und Buchhaltung auf die neuen Anforderungen umzustellen, worauf die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hinweist.

Die neue Pflicht ergibt sich aus Paragraf 5b Einkommensteuergesetz, wonach der Inhalt von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie den notwendigen Erläuterungen hierzu nach einem konkret vorgegebenen amtlichen Datenformat durch Datenfernübertragung zu übermitteln ist (sog. E-Bilanz und E-Gewinn- und Verlustrechnung). Das bedeutet für viele Betriebe eine massive Umstellung im Umgang mit dem Finanzamt, denn für nahezu jedes Zahlenfeld im Jahresabschluss muss eine Zuordnung auf den vorgegebenen Datensatz vorgenommen werden. Durch die verlängerte Übergangsfrist für die elektronische Bilanz wird daher bezweckt, das neue Verfahren nicht mit der Brechstange einzuführen und einen reibungslosen Start in der Kommunikation mit der EDV des Fiskus zu sorgen. „Denn die Umstellung greift grundlegend in das betriebliche Rechnungswesen ein“, erläutert Steuerberaterin Stefanie Peter von Ebner Stolz Mönning Bachem. So wird Unternehmen nicht nur ein Aufschub gewährt, sie sollen auch vor Fehlern in der Anfangsphase bewahrt werden, die innerhalb der inzwischen abgeschlossenen Pilotphase aufgetreten sind.

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Die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Standards der zu übermittelnden Daten haben im so genannten XBRL-Format zu erfolgen. Dies ist ein international akzeptierter Standard für Finanzberichte, der derzeit bereits zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger, gegenüber Geschäftspartnern, Banken oder Aufsichtsbehörden verwendet wird. „Die Anforderung an das erwünschte gegliederte Datenschema sind allerdings erheblich, da der Fiskus eine Menge von Pflichtfeldern fordert, zwischen den einzelnen Unternehmensformen differenziert und für Gesellschaften noch zusätzliche Angaben benötigt werden“, betont die Expertin. Die übermittelten Datensätze werden bereits bei Eingang elektronisch auf mögliche Rechenfehler überprüft. Sollten diese vorliegen, werden die Datensätze zurückgewiesen und Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gelten als nicht übermittelt.

Das auf die steuerlichen Zwecke angepasste Datenschema umfasst ein Stammdaten-Modul zur Übermittlung der Basisinformationen und ein Jahresabschluss-Modul für die Berichtsbestandteile. Zwar besteht für die in Kürze anstehenden Jahresabschlüsse noch kein akuter Handlungsbedarf, da die Bilanz noch in Papierform übermittelt werden darf. „Doch die Anpassung an die elektronischen Schnittstellen sollten schon so weit vorangetrieben werden, dass einem späteren problemlosen Start mit den ersten Buchungsfällen nichts im Wege steht“, mahnt Peter. Vor allem ist zu prüfen, ob die derzeit im Einsatz befindliche Software künftig die erforderten Daten bereitstellen kann.

Nicht unbeachtet bleiben sollte, dass der künftige Datenzufluss von E-Bilanzen für die Finanzverwaltung ein elektronisches Risikomanagementsystem bringen wird, was automatische Verprobungen, Mehrjahres- und Branchenvergleiche zulässt. Die Vorauswahl risikobehafteter Fälle wird erheblich erleichtert. „Die bereits 2008 mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz eingeführten Regelungen erreichen ihr Ziel daher vor allem auf Seiten des Fiskus, während es bei den Unternehmen tendenziell eher zu neuen formalen Pflichten kommt“, kommentiert die Steuerberaterin.

In Härtefällen kann das Finanzamt zwar zulassen, dass die Unterlagen künftig weiterhin in Papierform beigefügt werden dürfen. Das gilt aber nur in Ausnahmefällen, in denen die EDV-Übermittlung einem Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Diese Bedingung ist in der Regel nur dann erfüllt, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine elektronische Übermittlung nur mit einem nicht zu vertretenen erheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre.

Quelle: Ebner Stolz Mönning Bachem