'Den Chef erfolgreich machen, das ist mein Ziel!' …
19.02.2015 — Gertrud Zeller. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Da kommt eine ansehnliche Liste zusammen:
Telefonate filtern, den Kollegen Termine für Chefgespräche geben, geduldig und gelassen Reiseverschiebungen organisieren, private Dinge erledigen und so weiter. Eben alles, was im Büro anfällt.
Wir fragen, was Melanie darunter versteht. Da ihr Chef täglich mindestens 5 Meetings besuchen muss (Telefonkonferenzen eingeschlossen) und sie für die Vorbereitung zuständig ist, sucht sie die optimale Lösung für die Besprechungsvorbereitung.
Mein Tipp: Ohne Checkliste geht hier gar nichts.
Also: Zuerst eine Checkliste anlegen für zwei wesentliche Bereiche.
- Die räumliche Vorbereitung. Was gehört dazu?
- Technik (Laptop, Beamer, Mikrofon)
- Belüftung (Klimaanlage, vorher durchlüften)
- Beleuchtung (können alle die Beamer-Bilder gut erkennen?)
- Catering (Kaffee, Getränke, Kekse, Obst - selbst oder extern?)
- Unterlagen (Handouts für alle ausdrucken, Extra-Mappe für Chef)
- Namensschilder, Teilnehmerliste etc.
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Die Einladung zum Meeting. Hier gehört Folgendes rein:
- Thema der Besprechung
- Datum mit Tagesangabe (Montag, 23. Februar 2015)
- Beginn und geplantes Ende
- Vorsitzender bzw. Sitzungsleiter, Teilnehmer, Gäste
- Die einzelnen Tagesordnungspunkte (TOPs) – möglichst mit geplanter Dauer (Gibt es spezielle Redner zu diesem Thema?)
- Bitte um Teilnahmebestätigung (Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme bis zum 20.02.2015).
Mit diesen beiden Checklisten kann nichts mehr schief gehen. Melanie freut sich sehr und glaubt, dass sie damit mehr Sicherheit für die Besprechungsvorbereitung bekommen hat.
Übrigens: Generell sind Checklisten für alle immer wiederkehrenden Vorgänge sinnvoll.
Viel Freude bei Ihrer Arbeitserleichterung mit Checklisten.
Herzliche Grüße
Ihre Gertrud Zeller
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Die Autorin: 20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln. Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller. |
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