Stilvoll texten: Beeindrucken Sie mit Ihrer Geschäftskorrespondenz Teil 2
18.01.2013 — Susanne Helbach-Grosser und Jutta Hofmann. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Originell texten
Jeder Mensch ist kreativ, aber nicht ununterbrochen. Grübeln Sie lange ergebnislos über einem Schreiben oder einem Satz, machen Sie eine Pause. Holen Sie sich einen Kaffee, sortieren Sie etwas ein, bewegen Sie sich durch das Haus und trinken Sie viel Wasser. Dann ist die Schreibblockade schnell verflogen. Fast immer fällt Ihnen dann wieder etwas ein, weil die Konzentration unterbrochen wird und Ihre Intuition wieder freie Bahn hat.
Es empfiehlt sich, jedes Schreiben erst einmal auszudrucken und durchzulesen, bevor es in ein Kuvert gesteckt wird. Am Bildschirm sind Fehler und missverständliche Formulierungen oft schlecht zu erkennen. Bei wichtiger Post sollten Sie Ihren Brief von einer anderen Person gegenlesen lassen. Der neueste Rechtschreibduden und Fremdwörterduden sollten immer in Griffnähe stehen.
Wörter lösen Gedanken und Gefühle aus. Prüfen Sie Ihren Text, ob Ihre Formulierungen immer positiv sind. Sie wollen ja bei dem Leser oder der Leserin richtig punkten und keine unguten Empfindungen entstehen lassen.
Verwandeln Sie negative Aussagen so oft Sie können in positive. „Ich wäre sehr gerne gekommen, um Sie einmal wiederzusehen. Leider zwingt mich eine Geschäftsreise…“ (Absage nach einer Einladung); „Ihr Angebot ist sehr interessant. Wir kommen zu einem späteren Zeitpunkt auf Sie zu, sofern…“ (Ablehnung).
Unsicher wirkt es, wenn schwammig formuliert wird. Verzichten Sie deshalb so oft wie möglich auf Konjunktive wie: würde, hätte, wäre, die das Gesagte verwässern. Schreiben Sie lieber gradheraus: „Wir freuen uns, wenn Ihnen unser Vorschlag gefällt.“ Verlassen Sie immer wieder ausgetretene Formulierungspfade, die den Leser langweilen könnten.
Ärger vermeiden
Vermitteln Sie den Empfängerinnen und Empfängern Ihrer Schreiben nie das Gefühl, einen Fehler gemacht zu haben, selbst wenn es stimmt. Da werden diese leicht trotzig, denn Fehler gibt niemand gerne zu. Wörter wie: fälschlicherweise, falsch, versäumt, unverständlich und Satzteile wie: „erstaunt uns“, „ist Ihnen entgangen“ oder „Sie sollten wissen“ lassen Sie besser weg.
Verbale Angriffe, moralische Vorhaltungen oder gar ein Befehlston („Sie müssen…“) bringen Sie nicht weiter. Höflicher: „Leider können wir uns Ihrem Standpunkt nicht anschließen.“ Sie wollen ja niemanden verärgern.
Kritik schafft Feinde und schlechtes Gerede. Sie nagt lange und nur das Negative in einem Brief bleibt haften. Das gilt übrigens nicht nur bei der Korrespondenz, sondern auch bei der mündlichen Kommunikation. Auch hier: Beobachten Sie sich selbst, wie es auf Sie wirkt, kritisiert zu werden.
Bauen Sie lieber eine verbale Brücke, bei der sich der Leser, die Leserin verstanden fühlt:
- „Ich kann Ihre Ungeduld (Ihren Einwand) verstehen. Sicher gelingt es uns…“
- „Dieses Problem lässt sich bestimmt lösen.“
- „Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass…“
Und noch etwas: Die Brücke zum Leser bricht abrupt ein, wenn Sie Ihre Sätze zu sehr verschachteln. Das Gedächtnis Ihrer Adressaten sollte nicht überstrapaziert werden. Formulieren Sie Bandwürmer lieber in zwei Sätze um. Und stellen Sie das Verb bei eingeschobenen Nebensätzen nicht ganz hinten hin, wenn es nicht sein muss. Der Leser hat bis dahin den Anfang schon wieder vergessen und muss den Satz zweimal lesen.
Wertschätzung durch „Sie-Stil“
Und da Sie gerade dabei sind, Ihre Korrespondenz auf eventuelle Nachlässigkeiten zu durchforsten: Es gilt noch immer die Regel, keinen Brief mit dem Wort „ich“ beginnen zu lassen. Stellen Sie einen solchen Satz immer um. Beginnen Sie möglichst auch nicht mit „Wir“, denn die Hauptperson ist der oder die Andere. Betrifft eine Sache wirklich Sie selbst, verwenden Sie im Brief die Ich-Form („Ich rufe Sie an…“). Ansonsten ist in einer Behörde die Wir-Form üblich („Wir senden Ihnen…“ – besser: „Sie erhalten von uns…“).
Versuchen Sie so oft wie möglich, das „Wir“, „Unser“, „Ich“, „Mein“ in ein „Sie“, „Ihr“, „Ihnen“ zu verwandeln. Die Empfängerin, der Empfänger soll deutlich den Vorteil für sich erkennen.
Beispiele:
- Statt „Wir schicken Ihnen…“ besser: „Sie bekommen …“
- Statt „Wir schlagen vor…“ – besser: „Was halten Sie von…?“
- Statt „Wir bieten Ihnen…“ – besser: „Das bedeutet für Sie, …“
Abgesehen davon, dass Sie Ihre „Briefschulden“ so rasch wie möglich abbauen sollten (eventuell Zwischenbescheid geben), ist auch der sofortige Nutzen für die Empfänger von großer Bedeutung. Fragen Sie sich immer, was die Frauen, Geschäftspartner oder Kollegen von Ihnen wollen und was Sie von ihnen wollen. Die Empfänger sind verstimmt, wenn sie zwar einen Brief, aber nicht alle gewünschten Informationen erhalten. Also genau prüfen, ob in Ihrem Brief alle Punkte geklärt sind. Ist Ihre Korrespondenz klar, liebenswürdig und erfrischend, können Sie auf Ihrem Karrierekonto auf jeden Fall einen dicken Pluspunkt verbuchen. Schon jetzt: herzlichen Glückwunsch!
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