Die Bedeutung der Korrespondenz – Teil I

"Worte verwunden leichter als sie heilen", so wird gesagt, insbesondere dann, wenn sie zu Papier gebracht werden.

Eine Seite DIN A 4, die – ganz gleich, auf welche Art sie erstellt wurde – als Kommunikationsmittel zur Post gegeben wird, kostet heute durchschnittlich mindestens 120,00 EUR. Aber wie ist es um die Wirkung dieses Kommunikationsmittels bestellt, ist es seinen Preis wert? Oder erzielt der Brief tatsächlich nur eine sehr schwache Wirkung, wie behauptet wird?

Dann sollten wir doch endlich das Papier oder Kanzleideutsch vermeiden. Wir müssen uns am Arbeitsplatz nicht einer völlig anderen Sprache bedienen, sobald wir den "Bleistift" in die Hand nehmen.

Sich lebhaft ausdrücken

Wer zum Beispiel lebhaft spricht, spricht in kurzen Sätzen, er bevorzugt das Verb und nicht das Substantiv. Er wählt klare, deutliche Ausdrücke und verwendet unbewusst all jene Stilmittel, die seinem Anliegen Kraft geben, also die Frage, den Ausruf, die Bitte und das Dankeschön.

Das Gespräch – insbesondere gut vorbereitet – erzielt immer eine Wirkung. In seiner krassesten Form, dem Konfliktgespräch, liegt die Wirkung zum Beispiel darin, dass die Konfliktparteien die Möglichkeit erhalten, ihre Standpunkte für den Anderen offen darzulegen.

Verbal und nonverbal wirken

Im persönlichen Gespräch wirken wir verbal und nonverbal, der Andere setzt immer das "hörende Ohr" und das "lesende Auge" ein.

Wir alle kennen sie, die Körper-"Sprache". Das Ändern der Sitzhaltung zum Beispiel, das Verschränken der Arme, das Rücken an den Tisch oder das Wegrücken vom Tisch. Weiß ich diese Signale zu deuten, werde ich sie gesprächsfördernd, gesprächsbegleitend oder gesprächsentscheidend einsetzen.

Diese Vorzüge des gesprochenen Wortes wären ein Segen für jedes Firmenschreiben.

Die "richtige Kundengewinnung" aber wird mit Füßen getreten, wenn wir auch weiterhin in der Obrigkeitssprache korrespondieren. Dieser Eindruck wird noch dadurch verstärkt, dass der Andere – wenn er meinen Brief liest – allein ist.

Jetzt kann ich verbal oder nonverbal nicht gegensteuern. Entweder wird die Aussage im Brief richtig "empfangen", das Vertrauensverhältnis positiv verstärkt, oder aber falsch.

Das kann im Extremfall dazu führen, dass ein positiver Verstärker entzogen und damit die Entscheidung des Kunden für das Produkt einer Firma und für diese Firma in Frage gestellt wird.

Sie müssen also dafür sorgen, gleich richtig verstanden zu werden und eine positive Wirkung zu erzielen. Damit Ihnen das gelingt, lesen Sie in zwei Wochen, wie Sie Ihrer Korrespondenz mehr Gesprächscharakter verleihen.

Der Autor:

Ernst Lorenzen ist von Beruf Rechtspfleger und Betriebswirt. Nach seiner Ausbildung arbeitete er einige Jahre für die Staatsanwaltschaft. Dann wechselte er in die freie Wirtschaft und war beim Versicherungsunternehmen Deutscher Ring Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Führungskraft in der Bestandsverwaltung der privaten Krankenversicherung, Außenrevisor und verantwortlicher Ausbilder. Seit 1983 ist Ernst Lorenzen als Kommunikationstrainer und Personalberater tätig.