Die neue DIN 5008

Wozu eine DIN-Norm?

Mit den Empfehlungen der DIN 5008 lassen sich Schriftstücke leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten. Die DIN gibt eine Anleitung, wie Sie Ihre Schreibarbeit rationalisieren und Geschäftskorrespondenz erleichtern können. Sie legt keine Inhalte fest, sondern die Form: Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln, Zahlengliederungen, Tabellen sowie den Aufbau und die Gliederung von Texten.

Die DIN 5008 legt also Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung fest und gehört damit zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Sie sind aus bewährten Erfahrungen der Praxis und Erkenntnissen der Rationalisierung entstanden.

Rückblick

Auf die Erstausgabe der DIN 5008 vom April 1949 folgten Aktualisierungen in den Jahren 1951, 1963, 1975, 1986, 1996, 2001 und 2005. Bis 1996 wurden bei der Festlegung der DIN 5008 ausnahmslos Schreibmaschinen berücksichtigt.

Die aktuellste Version stammt vom April 2011.

Eine der wesentlichen Neuerungen der DIN 5008 zur Ausgabe aus dem Jahr 2005 ist die komplette Einarbeitung der Norm DIN 676. Bisher erschien die DIN 676 als gesonderte Norm "Geschäftsbrief - Einzelvordrucke und Endlosvordrucke". Als eigene DIN-Norm existierte sie bereits seit 1924 - also schon lange vor der DIN 5008. Seinerzeit wurde die Gestaltung von Briefvordrucken noch völlig getrennt betrachtet von der Nutzung dieser Vordrucke.

Die DIN 676 enthielt die Gestaltungsregeln für den Vordruck von Geschäftsbriefen. Die Norm definierte zwei verschiedene Formblätter: A für Geschäftsbriefe mit kleinem Briefkopf, B für Geschäftsbriefe mit erweitertem Briefkopf. Hier konnte ein Unternehmer Orientierungshilfen und Empfehlungen für den Aufbau seines Briefbogens finden - mit genauen Angaben für die DIN-gerechte Aufteilung von DIN-A4-Seiten.

Die DIN 676 gab also das Briefbogen-Layout vor, auf dem anschließend ein Brief nach DIN 5008 erstellt werden konnte. Sie lieferte Maßangaben für die Aufdrucke auf Einzelbriefblättern und Endlosvordrucken sowie Angaben über die wesentlichen Bestandteile von Geschäftsbriefen, ihrer korrekten Positionierung und ihrer Reihenfolge.

Hauptbestandteile für das Layout waren:

• Briefkopf, Name und ggf. Logo des Absenders
• Anschrift des Absenders
• Anschrift des Empfängers
• Kommunikationsangaben (Bezugszeichenzeile bzw. Informationsblock)
• Faltmarken am linken Blattrand
• Warnzeichen als Hinweis für den Maschinenschreiber, dass bis zum Seitenende nur noch neun Zeilen frei waren
• Lochmarke
• Geschäftsangaben
• Gesellschaftsrechtliche Angaben

Heute

Da mit fortschreitender Technik die strikte Trennung von Briefvordruck und –beschriftung immer weiter aufgehoben wird, ist seit April 2011 die DIN 676 in aktualisierter Fassung in die DIN 5008 eingearbeitet worden.

Neben zahlreichen weiteren Aktualisierungen enthält die neue DIN 5008 nun auch Empfehlungen für die Gestaltung von E-Mails.

Wer entwickelt die DIN-Norm?

Die DIN 5008 wurde im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA), Arbeitsausschuss NA 043-03-01 AA „Textverarbeitung“, überarbeitet. In diesem Ausschuss arbeiten Vertreter von Wirtschaftsunternehmen, Lehrer, Sekretärinnen und Mitarbeiter von Verlagen zusammen.

Fazit und Buchtipp

Der Sonderdruck von DIN 5008:2011 „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, 5. Auflage, aus dem Beuth-Verlag sollte in keinem Unternehmen fehlen.

Ein zeitgemäßes und einheitlichen Gestaltungsregeln folgendes Erscheinungsbild ist heute in jedem professionellen Büro einfach selbstverständlich geworden.

Viele Unternehmen entwickeln auf der Basis der Empfehlungen aus der DIN 5008 firmeninterne Richtlinien, die sie den individuellen Ansprüchen ihres Hauses anpassen. So sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut informiert über die Ansprüche ihres Arbeitgebers an einen professionellen Auftritt und gewährleisten ein einheitliches, repräsentatives und somit kundenorientierten Erscheinungsbild.

Herzliche Grüße und bis zum nächsten Mal

Ihre
Petra Bunse

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