Dienstwagenbesteuerung: Neue Rechtsprechung Fahrtenbuch

Die Dienstwagenbesteuerung und das Fahrtenbuch - eine endlose Geschichte. Obwohl die steuerlichen Rahmenbedingungen seit Jahren unmissverständlich in den Lohnsteuerrichtlinien festgeschrieben sind und obwohl es genügend einschlägige Rechtsprechung zu dieser Thematik gibt, versuchen Arbeitnehmer immer wieder, die steuerlichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch zu umgehen. Damit sind Meinungsverschiedenheiten im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung und Auseinandersetzungen mit dem Betriebsstättenfinanzamt vorprogrammiert. Das Risiko ist groß, denn wenn ein Fahrtenbuch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung nicht anerkannt wird, kann die Lohnsteueraußenprüfung das Fahrtenbuch verwerfen. In diesem Zusammenhang kommt zwingend die 1 % - Regelung zur Anwendung.

Mindestangaben im Fahrtenbuch

Nach Maßgabe von R 8.1 Absatz 9 Nr. 2 LStR muss ein Fahrtenbuch folgende Mindestangaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
• Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Fehlen diese Angaben ganz oder teilweise, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß und kann daher vom Finanzamt verworfen werden. Ein Fahrtenbuch muss nach gefestigter Rechtsprechung vollständig, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen.

BFH-Urteil vom 01.03.12

Mit Urteil vom 01.03.12, VI R 33/10 hat sich der Bundesfinanzhof erneut mit der Rechtsfrage auseinandersetzen müssen, welche Angaben in einem Fahrtenbuch zwingend erforderlich sind und ob die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch akzeptieren muss, wenn bestimmte Angaben fehlen bzw. nicht unmittelbar aus dem Fahrtenbuch, sondern nur aus anderen Unterlagen ersichtlich sind.

Im hier streitigen Sachverhalt hat der Gesellschafter-Geschäftsführer einer Kapitalgesellschaft ein Fahrtenbuch geführt, welches neben dem jeweiligen Datum lediglich grobe Ortsangaben und gelegentlich Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt enthielt, darüber hinaus den Kilometerstand des Fahrzeugs nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Im Einspruchsverfahren wurden diese Angaben durch eine nachträglich erstellte Auflistung ergänzt. Grundlage hierfür war ein vom Arbeitnehmer handschriftlich geführter Tageskalender. Die Auflistung enthielt das Datum, den Standort des Fahrzeugs zu Beginn der, den Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, den Grund der Fahrt, den Fahrer, das Fahrtziel und eine Nummer zur Bezeichnung der am Ende der Liste näher bezeichneten Fahrtrouten. Die Fahrtziele stimmen zwar mit den in dem Fahrtenbuch ausgewiesenen Ortsangaben überein. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch aufgrund der erheblichen Mängel nicht als ordnungsgemäß an und verwarf es.

Nachdem das Finanzgericht zunächst dem Arbeitnehmer recht gab und das Fahrtenbuch anerkannte, verwies der Bundesfinanzhof auf die hierzu ergangene gefestigte Rechtsprechung und stellte klar, dass ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen muss. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden. Wenn im Fahrtenbuch als Endpunkt nur eine Straße bezeichnet ist, aber weder Hausnummer noch Name des dort besuchten Kunden oder Unternehmens angegeben sind, ist das Fahrtziel nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nicht hinreichend präzise bestimmt. Bloße Ortsangaben ohne weitere Benennung des aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartners genügen nicht den strengen Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Dies gilt erst recht, wenn nicht nur die Angaben zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner fehlen, sondern auch die Ortsangaben sich in der bloßen Nennung eines Straßennamens erschöpfen. Es ist auch nicht ausreichend, lediglich Namen von Unternehmen zu benennen, die in einer Vielzahl von Filialen im Stadtgebiet vertreten sind. Der Bundesfinanzhof stellte klar, dass ein Fahrtenbuch erst dann ohne die Möglichkeit nachträglicher Manipulation hinreichend Aufschluss über die durchgeführten Fahrten gibt, wenn nicht nur die Anzahl der gefahrenen Kilometer selbst, sondern auch die Anfangs- und Endpunkte der Fahrten hinreichend konkret benannt sind. Weil im hier vorgelegten Fahrtenbuch die Fahrten praktisch durchgängig in der dargestellten Art und Weise dokumentiert wurden, kann man entsprechend nicht zu dem Ergebnis kommen, dass das Fahrtenbuch lediglich kleinere Mängel aufweist und deshalb insgesamt noch als ordnungsgemäß anzusehen ist. Das Finanzamt hat das Fahrtenbuch daher zu Recht verworfen und die 1 % - Regelung angewandt.

Fazit

Weil ein Fahrtenbuch nach wie vor ein hohes Haftungsrisiko für den Arbeitgeber mit sich bringt, sollte der Arbeitgeber stets auf die Einhaltung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen achten. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, dass die zu diesem Thema ergangene Rechtsprechung im Regelfall zugunsten der Finanzverwaltung ausgefallen ist und die Spielräume zu Gratwanderungen daher eher gering sind.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungserfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer und seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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