Diplomatie gefragt!

Jede Chefassistenz kennt es: Die Führungskraft möchte ein großes Meeting abhalten – an einem bestimmten Tag, zu einer bestimmten Zeit. Der Teilnehmerkreis ist überschaubar, aber hochrangig und Sie sollen alles „mal eben schnell“ organisieren. Es kommt, wie es kommen muss: Die anderen Teilnehmer haben schon andere Pläne. Doch eine schlechte Assistenz, wer nun aufgibt! Vielleicht klappt es mit ein wenig Diplomatie und Verhandlungsgeschick.

Zunächst ist es wichtig, sich mit den anderen Assistenzen zu verbünden. Auch sie kennen solche Situationen und schließlich wäscht eine Hand die andere. Pflegen Sie also Ihre Kontakte, um im Fall der Fälle nicht eine harte Nuss knacken zu müssen, sondern eine Verbündete zu haben, die Ihnen bei der gemeinsamen (!) Lösungssuche gern behilflich ist.

Seien Sie bei solchen Anfragen flexibel und kommen Sie der anderen Assistenz entgegen; so haben Sie „Einen gut bei ihr“.

Bei denjenigen, die Sie noch nicht so gut kennen, hilft es oft, wenn Sie die Wichtigkeit der Angelegenheit unterstreichen oder sogar sagen können, dass Ihre Führungskraft die anderen Teilnehmer bereits informiert hätte und alle um die hohe Priorität dieses Termins wüssten, also auch einer Verschiebung anderer Termine offen gegenüberstehen würden. Hierfür ist es natürlich wichtig, sich im Vorfeld möglichst viele Informationen zu holen: Wie steht das Meeting im Kontext des Gesamtprojekts? Welche Folgedeadlines sind davon abhängig und ggf. gefährdet, wenn das Meeting nicht stattfinden kann? usw. So ist das Argumentieren einfacher und Ihre Überzeugungsarbeit ist eher von Erfolg gekrönt.

Es ist zwar selten, kommt aber vor, dass sich Assistenzen querstellen, egal welche Vorschläge Sie machen. Nur bei ganz hartnäckigen Fällen, also in Ausnahmefällen, sollten Sie Ihre Führungskraft um Unterstützung bitten.

Nutzen Sie jede solcher Situationen als Training für Ihr diplomatisches Geschick, so werden Sie sich schnell verbessern. Verzwickte Situationen zu lösen, wird Ihnen bald leichter fallen und Sie werden zunehmend stolz darauf sein.

Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrem persönlichen Diplomatie-Training im Berufsalltag!

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.