E-Bilanz - so meistern Steuerberater die Umstellung

Es dauert zwar noch eine Weile, bis die Finanzverwaltung tatsächlich die ersten E-Bilanzen sehen will. Da aber vielfach Auswirkungen auf die Buchhaltung zu erwarten sind, drängt die Zeit dennoch; Steuerberater sollten daher spätestens jetzt mit den Vorbereitungen beginnen: Sie müssen ihre selbst buchenden Mandanten mit den Änderungen vertraut machen und die in der Kanzlei verbuchten Mandate auf Umstellungsbedarf hin überprüfen. Andernfalls verursachen nachträgliche Anpassungen nicht nur erheblichen Mehraufwand, sondern verärgern auch die Mandanten. Eine Handlungsanleitung.

Was noch vor nicht allzu langer Zeit immer wieder als das Schreckgespenst einer überbordenden Datengier der Finanzverwaltung gehandelt wurde, hat sich zu einem Regelwerk entwickelt, mit dem sich Steuerberater, Mandanten und Finanzbeamte nach Expertenansicht künftig arrangieren können und müssen: Die so genannte E-Bilanz hat seit Herbst vergangenen Jahres nicht nur einen konkretisierten Anwendungsrahmen, sondern wurde bis zu ihrer jetzt gültigen Fassung in mehreren Schritten den praktischen Erfordernissen angepasst. Zuletzt wurde per gemeinsamer Pressemitteilung von Bundesfinanzministerium und Bundeswirtschaftsministerium angekündigt, einige bisher vorläufige Einführungserleichterungen dauerhaft aufrechterhalten zu wollen.

Nichtsdestotrotz müssen Steuerberater handeln. Der lange Diskussionsprozess und das Ringen um den endgültigen Startpunkt verstellen vielfach den Blick auf die Dringlichkeit des Unterfangens. Steuerberater und Mandanten sollten sich rechtzeitig vor dem kommenden Jahreswechsel mit allen Facetten der E-Bilanz vertraut machen und die erforderlichen Entscheidungen im Hinblick auf das Buchungsverhalten treffen.

Schritt 1: Mandanten klassifizieren

Steuerberater müssen dazu zunächst einen detaillierten Blick auf ihre Mandanten werfen – und werden ganz unterschiedlichen Handlungsbedarf identifizieren. “Denn es gilt grundsätzlich, dass die Umstellung für das Gros der in der Kanzlei verbuchten Mandanten vergleichsweise einfach zu bewerkstelligen ist”, weiß Steuerberater Per Baumgarten aus dem thüringischen Arnstadt. Anders verhält es sich dagegen bei denjenigen Mandanten, die ihre Finanzbuchführung in Eigenregie erledigen und nur den Jahresabschluss von der Kanzlei erstellen lassen. Sie benötigen eine intensive individuelle Beratung und gegebenenfalls Unterstützung ihrer Rechnungswesen-Mitarbeiter.

Ehe Steuerberater aber damit beginnen können, müssen sie selbst Know-how aufbauen, idealerweise tun sie dies ganz praktisch – bei der Umstellungsvorbereitung der in der Kanzlei verbuchten Mandate. Diese lassen sich in verschiedene Gruppen einteilen: kleine und mittlere Unternehmen, die einen normalen Kontenrahmen nutzen und solche mit Branchen- oder individuellen Kontenrahmen. Hinzu kämen noch Unternehmen mit internationalen Bezügen, die gegebenenfalls mit Kontenrahmen von ausländischen Muttergesellschaften buchen und dadurch ganz erheblich von der Umstellung betroffen sein können; sie dürften aber eher selten zur Klientel der kleinen und mittleren Kanzleien zählen.

Schritt 2: Mitarbeiter schulen und Konten prüfen

Benutzen Mandanten den Standardkontenrahmen, ergeben sich vergleichsweise wenige Änderungen. Handlungsbedarf besteht an den Stellen, wo selbst angelegte, individuelle Konten genutzt werden. Eine Überprüfung aller bilanzierungspflichtigen Mandate auf derartige Sachverhalte steht daher am Anfang der Umstellungsarbeiten. Im Idealfall können die Mitarbeiter der Kanzlei nach entsprechender Schulung diese Aufgabe übernehmen.

Bei der Prüfung der einzelnen Mandate wird verglichen, inwieweit sich die eingesetzten Konten mit der neuen Taxonomie decken – und wo Anpassungsbedarf besteht. Hierbei helfen beispielsweise die von DATEV im Internet zum Download bereitgestellten Formularvarianten ausgewählter Standardkontenrahmen mit gesellschaftsformspezifischen Taxonomiepositionen. Auch die bereits ausgelieferten E-Bilanz-Zuordnungstabellen für die SKR 03 und 04 erleichtern die Vorbereitung enorm, weil mit ihnen eine frühzeitige Simulation einer E-Bilanz möglich ist.

Aus den Tabellen lässt sich erkennen, welches Konto in welche Taxonomie-Position der E-Bilanz einfließt. Auch die Eigenschaft der Position wie “Pflichtfeld” oder “Auffangposition” ist enthalten. Die Kontenpläne sollten im Übrigen derzeit in erster Linie als Informationsquelle betrachtet werden – denn eine unterjährige Umstellung der Mandanten macht keinen Sinn.

Schritt 3: Buchungsverhalten im Einzelfall definieren

Damit der Einstieg in eventuell erforderliche neue Konten oder zusätzliche Differenzierungen beim Buchungsverhalten zum 1. Januar 2013 reibungslos klappen, müssen im Vorfeld einige Entscheidungen getroffen werden. So legt der Steuerberater im Einzelfall individuell für jedes Mandat fest, ob und – wenn ja – in welchem Umfang Auffangpositionen der E-Bilanz-Taxonomie genutzt werden. Diese können genutzt werden, wenn für einen bestimmten Sachverhalt eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung in der E-Bilanz nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann. Ob und wie weitgehend das Instrument der Auffangpositionen genutzt wird, sollten Steuerberater sorgfältig abwägen und gemeinsam mit dem Mandanten erörtern. Bei einem bewussten Verzicht auf Kontendifferenzierungen müssen nämlich auch Nachfragen der Finanzverwaltung in Kauf genommen werden.

Schritt 4: Änderungen im Lohn bedenken

Neben der Finanzbuchhaltung ist im Übrigen auch die Lohnabrechnung von der E-Bilanz betroffen. “Die pauschal besteuerten Bezüge der geringfügig Beschäftigten müssen neu aufgeschlüsselt werden, das fällt bei den Buchungslisten im Lohn an”, erläutert Steuerberater Baumgarten. Er hat als einer der Pilotanwender der DATEV seine Mandate bereits Anfang dieses Jahres umgestellt und kennt daher bereits die Einzelprobleme in der konkreten Umsetzung.

Parallel: Selbstbuchende Mandanten informieren und begleiten

Die meisten davon tauchen seiner Erfahrung nach bei den selbstbuchenden Unternehmen im Handel auf. Die Selbstbucher sind gefordert, die Regelungen der E-Bilanz in Eigenregie korrekt umzusetzen, da es sonst beim Jahresabschluss zu unnötigen Nacharbeiten kommen kann.

Abhilfe schafft nur die rechtzeitige Beratung. “Wir klären unsere Mandanten auf, dass sie beim Wareneinkauf und den Fremdleistungen detaillierter aufteilen und sich die Unterscheidung klar machen sollten”, berichtet Baumgarten. Neben allem Aufwand bietet die E-Bilanz für Steuerberater damit letztlich auch die Chance, Mandanten langfristig zu binden und sich als verlässlicher Berater zu profilieren – so sie rechtzeitig und professionell agieren.