Elektronische Bilanz wird erst später Pflicht

Unternehmer müssen dem Finanzamt ihren Jahresabschluss in Zukunft nicht mehr wie derzeit üblich in Papierform, sondern online in einem konkret vorgegeben Datenformat übersenden. Die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung kann dass Finanzamt bei unkooperativen Unternehmen durch Androhung und Festsetzung von Zwangsgeld durchsetzen. Zunächst war vorgesehen, dass Selbstständige und Unternehmen für 2010 zum letzten Mal eine Bilanz in Papierform abgeben dürfen. Dies wird jetzt um ein Jahr verlängert, damit Unternehmer und Gesellschaften mehr Zeit haben, ihre Arbeitsweise entsprechend auf die neuen Anforderungen umzustellen. Darauf weist die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hin.

Diese Verpflichtung zur elektronischen Abgabe ist nicht neu, sondern wurde bereits durch das Steuerbürokratieabbaugesetz vom 20. Dezember 2008 eingeführt. Dennoch war die Aufregung derzeit groß, als das Bundesfinanzministerium die Eckdaten für die Datenübermittlung vor einigen Wochen an die einzelnen Verbände zur Stellungnahme zugeleitet hatte. Nach dem neuen Paragraf 5b Einkommensteuergesetz muss der Inhalt von Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermittelt werden. Gleiches gilt für die Überleitung der handelsrechtlichen Bilanzansätze an die steuerlichen Vorschriften. Diese Zusätze oder Anmerkungen sind ebenfalls als Datensatz zu erläutern. Das sollte für Wirtschaftsjahre gelten, die nach 2010 beginnen, im Regelfall also für die kommende Geschäftsperiode.

Die verlängerte Übergangsfrist für die elektronische Bilanz soll trotz aller Vorteile, die das neue Verfahren mit sich bringt, nicht mit der Brechstange eingeführt werden. „Denn die Umstellung greift grundlegend in das betriebliche Rechnungswesen ein und eine zügige Umstellung auf ein neues Verfahren würde zu erheblichen Belastungen führen“, erläutert Steuerberater Volker Schmidt von Ebner Stolz Mönning Bachem. So wird Unternehmen nicht nur ein Aufschub gewährt, sie sollen auch von Fehlern in der Anfangsphase bewahrt werden. Denn die spätere Einführung der neuen Bilanz ermöglicht eine Pilotphase. Bevor ein solches System in der Fläche angewandt wird, sollten ausgewählte Betriebe dieses testen können. Dadurch können mögliche Fehlerquellen schon vorab beseitigt werden.

Die können in vielen Bereichen auftreten. Denn die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Standards der zu übermittelnden Daten haben im so genannten XBRL-Format zu erfolgen. Dies ist ein international akzeptierter Standard für Finanzberichte, der derzeit bereits zur Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger, gegenüber Geschäftspartnern, Banken oder Aufsichtsbehörden verwendet wird. „Die Anforderung an das erwünschte gegliederte Datenschema sind allerdings erheblich, da der Fiskus eine Menge von Pflichtfeldern fordert und zwischen den einzelnen Unternehmensformen differenziert“, betont der Experte. Die übermittelten Datensätze werden bereits bei Eingang elektronisch auf mögliche Rechenfehler überprüft. Sollten diese vorliegen, werden die Datensätze zurückgewiesen und Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gelten als nicht übermittelt.

Zwar besteht für den jetzt anstehenden Jahresabschluss 2010 und auch für den nachfolgenden noch kein akuter Handlungsbedarf, die Bilanz kann noch nach alter Sitte in Papierform übermittelt werden. „Doch die Anpassung an die elektronischen Schnittstellen sollten schon so weit vorangetrieben werden, dass einem problemlosen Start mit den ersten Buchungsfällen nichts im Wege steht“, mahnt Schmidt. Vor allem ist zu prüfen, ob die derzeit im Einsatz befindliche Software künftig die erforderten Daten bereitstellen kann.

Für die Finanzverwaltung bedeutet der künftige Datenzufluss von E-Bilanzen ein elektronisches Risikomanagementsystem. Das lässt Verprobungen, Mehrjahres- und Branchenvergleiche sowie zur Filterung von Auffälligkeiten zu. Die Vorauswahl risikobehafteter Fälle wird erheblich erleichtert und dadurch Personal für andere Bereiche eingespart. „Die mit dem Bürokratieabbaugesetz eingeführten Regelungen erreichen ihr Ziel daher vor allem auf Seiten der Finanzverwaltung, während es bei den Unternehmen und neuen formalen Pflichten kommt“, kommentiert der Steuerberater.

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann die Finanzbehörde zwar zulassen, dass die Unterlagen auch künftig weiterhin in Papierform beigefügt werden dürfen. Das gilt aber nur in den Ausnahmefällen, in denen die EDV-Übermittlung Unternehmern wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Diese Bedingung ist in der Regel aber nur erfüllt, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine elektronische Übermittlung nur mit einem nicht zu vertretenen erheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre.