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Europa braucht eine Bürokratiewende durch ein schlankes Management

22.11.2024  — Online-Redaktion Verlag Dashöfer.  Quelle: Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa).

Europa muss sich wirtschaftlich in einem Wettbewerb zu anderen Wirtschaftsräumen und wirtschaftlichen Großmächten (insbesondere China und USA) behaupten. Wettbewerbsfähigkeit erfordert einen hohen Kundennutzen von Produkten und Dienstleistungen.

Sie wird durch technischen Vorsprung sowie hohe Qualität, Effizienz und Schnelligkeit der Leistungserbringung erreicht. Bürokratie wirkt sich negativ auf diese Erfolgsfaktoren aus. Sie erschwert oder verhindert Innovationen durch Verbote und Einschränkungen, erzeugt nichtwertschöpfende Zusatztätigkeiten, verlangsamt so Prozesse sowie notwendige Transformationen und lenkt von Kundenbelangen ab. „Ein bewährter Ansatz zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit in Unternehmen ist das LEAN-Management. Dessen einfache Prinzipien und Methoden könnten auch in allen öffentlichen oder zivilen Organisationen auf allen Ebenen und in allen Bereichen ohne hohe Investitionen, Schuldenaufnahme oder Fachausbildung angewendet werden“, so Olaf Eisele, wissenschaftlicher Experte des ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft.

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Merkmale und Folgen von Bürokratie

Bürokratie umfasst Administrations- und Verwaltungstätigkeiten, die Ressourcen (Arbeitskraft, Arbeitsmittel, Material, Energie) verbrauchen, ohne einen realen Mehrwert für Kunden zu erzeugen. Durch zusätzlichen Ressourcenverbrauch führt sie zu höheren Preisen für Produkte und Dienstleistungen.

Bürokratie entsteht in erster Linie durch politisch gewollte Regulierung sowie Dokumentations-, Nachweis- und Berichtspflichten. Diese können Unternehmen (z. B. EU-Taxonomie, EU-ETS, CBAM, CSRD, EUDR, CSDDD, GCD, Entgelttransparenzrichtlinie, EDL-G, LkSG) aber auch Privatpersonen (z. B. Grundsteuererklärung, GEG) treffen.

Bürokratie bedeutet für die Betroffenen eine zusätzliche Arbeitsbelastung. Sie wirkt sich negativ auf die Arbeitsmotivation, Arbeitszufriedenheit und Gesundheit von Menschen aus, wenn sie als unnötig, zu umfangreich, zu kompliziert oder nicht leistbar empfunden wird.

Bürokratie bindet die Arbeitsleistung knapper, wertvoller Arbeitskräfte und verstärkt durch Fehlallokation von Fachkräften den Fachkräftemangel in direkt wertschöpfenden Bereichen.

Bürokratie kostet in Deutschland pro Jahr gemäß einer aktuellen Studie des ifo Instituts 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung (Bürokratie in Deutschland kostet jährlich 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung | Pressemitteilung | ifo Institut).

Bürokratieabbau mit einfachen Prinzipien und Methoden

Wenn die negativen Merkmale und Folgen von Bürokratie anerkannt und als Problem gesehen werden, stellt sich nicht mehr die Frage ob, sondern nur noch wie Bürokratie reduziert werden kann. Zur Lösung dieses Problems bieten sich beispielsweise das EVA-Prinzip und die 5S-Methode an. „Die Anwendung erfordert keine Künstliche Intelligenz (KI), sondern lediglich gesunden Menschenverstand (GMV). Sie ist mit einfachen Mitteln ohne hohe Investitionen und Ausgaben möglich“, erklärt Eisele.

Das EVA-Prinzip (Eliminierung, Vereinfachung, Automatisierung) steht hier für eine einzuhaltende Reihenfolge von Optimierungsmaßnahmen, um entsprechend der Pareto-Regel mit einem möglichst geringen Aufwand einen möglichst großen Nutzen zu realisieren. Als erstes ist danach zu prüfen, ob bürokratische Regulierungen (Richtlinien, Verordnungen, Gesetze, Vorschriften, Anweisungen) ohne ausreichenden Mehrwert vollständig eliminiert werden können. Für Regulierungen, die sich nicht vollständig eliminieren lassen, ist im nächsten Schritt zu prüfen, ob diese nicht zumindest vereinfacht werden können (z. B. Reduzierung von Umfang, Ausmaß, Detaillierungsgrad, Zeitintervall der Bürokratiepflichten). Für Regulierungen, die sich weder eliminieren noch vereinfachen lassen, kann als letzte Optimierungsmöglichkeit eine Automatisierung (z. B. mit digitalen Hilfsmitteln) geprüft werden. Zu Bedenken ist hierbei, dass Digitalisierung und Automatisierung als Lösungsansatz nur die Symptome von Bürokratie lindern, aber nicht die eigentlichen Ursachen an der Wurzel angehen.

Die 5S-Methode zur Schaffung von Ordnung und Sauberkeit ist ebenfalls sehr gut für eine Reduzierung von Bürokratiebelastungen geeignet. Begrifflich abgewandelt lässt sie sich im Kontext von Bürokratie wie folgt beschreiben:

  1. Selektierung: sortiere unnötige Bürokratievorgaben aus,
  2. Strukturierung: erzeuge Struktur, Ordnung und Übersichtlichkeit für die Vorgaben.
  3. Sauberkeit: bereinige die Vorgaben von fehlerhaften, veralteten und unnötigen Inhalten,
  4. Stabilisierung: sorge für die Anwendung der gesäuberten Vorgaben als neuen Standard,
  5. Selbstreflexion: reflektiere den Nutzen und prüfe weitere Verbesserung der Vorgaben.

Bild: François Genon (Unsplash, Unsplash Lizenz)

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