04.06.2024 — Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Quelle: immobilien vermieten & verwalten (IVV).
Es bestehen nach wie vor zahlreiche Missverständnisse darüber, welche Daten von potenziellen Mieterinnen und Mietern zu welchem Zeitpunkt von Vermietern erhoben und verarbeitet werden dürfen. Insbesondere die Verarbeitung der Daten vor einer tatsächlichen Interessensbekundung, eine Wohnung anmieten zu wollen – also mit der Zusage von potenziellen Mietern nach der Besichtigung einer Immobilie – stellt sich als herausfordernd dar.1, 2 So fehlt institutionellen und privaten Vermietern mitunter die Kenntnis, welche Daten zu welchem Zeitpunkt der vorvertraglichen Phase des Vermietungsprozesses erhoben und verarbeitet werden dürfen.
Vor dem geschilderten Hintergrund werden im Rahmen dieses Beitrags die unterschiedlichen Fragestellungen im Kontext des Schutzes personenbezogener Daten beleuchtet, die vor einer expliziten Interessenbekundung von Mietinteressenten bestehen. Bereits in dieser Phase können automatisierte Prozesse, die über geeignete Plattformen bzw. Portale abgewickelt werden, sicherstellen, dass personenbezogene Daten nur mit dem Wissen und der Einwilligung der Interessenten erfasst und verarbeitet werden und dass diese Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben wieder gelöscht werden.
Im Hinblick auf die Regelungen der Allgemeinen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)3 sind bei Immobilienvermietungen zahlreiche grundsätzliche Fragestellungen bereits hinreichend diskutiert und von deutschen Datenschutzbehörden geklärt worden4. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Punkte:
Trotz der vorangehenden klaren Aussagen sind die geltenden Regelungen im Vermietungsmarkt nicht vollumfänglich bekannt oder werden von den Marktteilnehmern schlicht ignoriert. Nicht umsonst hatte der Hamburger Datenschutzbeauftragte eine strengere Überprüfung der Immobilienbranche angekündigt.6 Vermietern drohen bei Nichteinhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben erhebliche Strafen, denn eine gesetzeskonforme Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf auch im Zuge der Immobilienvermietung immer einer Rechtsgrundlage: Vor der Zusage von Bewerbern liegt die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten regelmäßig entweder in einem berechtigten Interesse7 des jeweiligen Vermieters oder sie wird durch eine dokumentierte Einwilligung dieser Personen erfüllt8.
Im Vorfeld einer expliziten Interessensbekundung zur Anmietung einer Wohnung muss zwischen der Erhebung notwendiger Daten („Pflichtangaben“) sowie der Bereitstellung freiwilliger Angaben unterschieden werden.9 Die Pflichtangaben, wie Name, Anschrift oder Kontaktdaten, die zur Durchführung einer Besichtigung notwendig sind, werden auf Basis des berechtigten Interesses des jeweiligen Vermieters verarbeitet. Dabei sind stets die Interessen des Vermieters gegen die Persönlichkeitsrechte der Mietinteressenten abzuwägen. Über die Pflichtangaben hinausgehende, freiwillige Angaben dürfen nicht auf Grundlage des berechtigten Interesses erhoben werden. Dafür bedarf es einer anderen Grundlage. So können freiwillige Zusatzangaben lediglich auf Basis eines Einverständnisses der Interessentinnen und Interessenten verarbeitet werden, da andere Rechtsgrundlagen ausscheiden. Zugleich müssen die strengen Anforderungen an ein solches Einverständnis im Sinne der DSGVO gewahrt bleiben.
Die DSGVO-Anforderungen an das Einverständnis von Mietinteressenten liegen in der Dokumentation des Einverständnisses, in dessen Widerrufbarkeit sowie insbesondere in der Freiwilligkeit, unter der das Einverständnis gegeben wird. Mietinteressenten dürfen vor diesem Hintergrund keine Nachteile erfahren, wenn sie ihr das Einverständnis zur Verarbeitung freiwillig bereitgestellter Daten nicht erteilen. Auch muss das Einverständnis explizit erteilt werden, das heißt, es kann nicht im Rahmen der AGB oder implizit erteilt werden. Erst bei Vorliegen eines wirksamen Einverständnisses der Mietinteressenten können Daten entsprechend der den Interessenten bekannt zu machenden Datenverarbeitungserklärung verarbeitet werden. Da die datenschutzrechtlichen Vorgaben für Pflichtangaben, an denen ein berechtigtes Interesse eines Vermieters besteht, eindeutig sind, wird im Weiteren insbesondere die Handhabung von freiwilligen Zusatzangaben behandelt.
In der Praxis möchten Wohnungssuchende zusätzliche Informationen, wie etwa ihre Schufa-Auskunft, häufig bereits vor oder bei einer Besichtigung freiwillig an den jeweiligen Vermieter übermitteln. Wenn Vermieter diese Informationen vor einer Besichtigung anfragen, verstößt dies gegen die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO. Grundsätzlich dürfen Vermieter freiwillig von Interessenten übermittelte Daten verarbeiten, sofern sie die entsprechenden Angaben nicht durch einen (bei den Interessenten empfundenen) Zwang erhalten haben. Die Verarbeitung dieser Daten kann nur auf Basis des Einverständnis der Mietinteressenten, das dokumentiert sein muss, erfolgen.10, 11
Problematisch ist in diesem Zusammenhang, dass bei einer ungefragten Bereitstellung von Daten durch Interessenten häufig kein Einverständnis im Sinne der DSGVO vorliegt. Dies bedeutet, dass Vermieter das Einverständnis zur Verarbeitung dieser Daten erst durch Rückfrage bei diesen Personen, zum Beispiel durch eine E-Mail-Nachfrage oder das Ausfüllen einer Einwilligungserklärung, explizit einholen und dokumentieren müssen, bevor sie die Daten verarbeiten dürfen. Eine datenschutzkonforme Abbildung eines solchen Prozesses führt zu folgenden aufwendige Schritten: Daten werden unbearbeitet „liegen gelassen“, Rückfrage wird gestellt und um Erlaubnis gebeten, erteilte Erlaubnis wird revisionssicher gespeichert, Rückkehr zu den Daten, Daten werden verarbeitet.
Die skizzierte Schrittfolge ließe sich auflösen, wenn gleichzeitig mit der Übermittlung der Daten das Einverständnis der Mietinteressenten zu deren Verarbeitung eingeholt würde. In der Praxis werden vielfach in Selbstauskunftsformularen integrierte Einverständniserklärungen genutzt. Diese Praxis sehen Datenschutzbehörden kritisch. Sie gehen davon aus, dass die Erlaubniserteilung zur Verarbeitung freiwillig bereitgestellter Angaben eben nicht freiwillig, sondern in einem Abhängigkeitsverhältnis der Interessenten zu einem potenziellen Vermieter erfolgt. Selbst wenn die entsprechenden Eingabefelder im Formular explizit als freiwillig markiert sind, müssten die Interessenten Nachteile bei der Auswahl befürchten, wenn die Felder nicht ausgefüllt werden. In der Konsequenz fehlt einer solchen Einverständniserklärung die datenschutzrechtliche Grundlage. Sie ist somit gemäß DSGVO nicht zulässig und die durch Mietinteressenten in einem solchen Formular freiwillig bereitgestellten Angaben dürfen nicht verarbeitet werden.
Der Einsatz von spezieller Makler- oder Vermietersoftware liefert ebenfalls keinen validen Lösungsansatz zur Nutzung freiwillig bereitgestellter Angaben: Zwischen dem jeweiligen Vermieter und dem Anbieter einer solchen Software besteht ein Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis. Der Softwareanbieter arbeitet somit im Namen des Vermieters und zählt somit datenschutzrechtlich zur Sphäre des Vermieters. Es macht datenschutzrechtlich keinen Unterschied, ob der Vermieter bei der Verarbeitung von freiwillig bereitgestellten Angaben auf eine Vermietersoftware zurückgreift oder die Daten von den Interessenten selbst erfragt und verarbeitet. Im Ergebnis sind die Wege für Vermieter verbaut, in ihren eigenen Sphären, das heißt in ihren Kontaktformularen, durch Hinweise in Anzeigentexten etc., bereits vor der Besichtigung einer Wohnung ergänzende Daten, die in dieser Phase nicht unter die Pflichtangaben fallen, datenschutzkonform zu erheben.
Im Gegensatz dazu gibt es Plattform- und Softwarelösungen für den Vermietungsprozess, die vor einer Interessensbekundung eine datenschutzrechtlich zulässige Erfassung und Verarbeitung freiwillig bereitgestellter Angaben unterstützen. Mit einer Erfassung von Daten – sowohl von Pflichtangaben als auch von freiwilligen Angaben – in Bewerberportalen, wie zum Beispiel Immoscout oder rentcard, durch die Mietinteressenten selbst lässt sich ein erster Schritt zu einer DSGVO-konformen Verarbeitung dieser Daten beschreiben. Hier erstellen die Interessenten sich selbst ein Profil. Damit erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dieser Mietinteressenten in deren eigenen Auftrag und zunächst ohne Bezug zu einem Mietobjekt oder zu einer Anfrage eines Vermieters. Es ist hier unerheblich, welche Daten das jeweilige Portal als Eingabefelder vorsieht, da die Übermittlung der Daten immer vom Einverständnis des Mietinteressenten gedeckt ist. Somit besteht kein verdeckter Zwang.
Im fortlaufenden Prozess können die Interessenten ihre bereits angelegten Daten aus dem Portal an den jeweiligen Vermieter übermitteln. Damit ist das Portal selbst datenschutzrechtlich nicht in diesem Verhältnis involviert, sondern es agiert auf Weisung der Mietinteressenten. In diesem Szenario stellt sich wieder die Frage, ob ein Vermieter zusätzliche Daten aktiv eingefordert hat oder ob er es den Interessenten überlässt, welche Daten sie an ihn übermitteln. Datenschutzrechtlich unbedenklich ist es, wenn Vermieter keine expliziten Angaben machen, welche Informationen sie von den Mietinteressenten erwarten, gleichzeitig die Übermittlung von Daten aus Bewerberportalen grundsätzlich erlauben und diese Daten entsprechend in ihren Datenschutzerklärungen verarbeiten. Vor dem Hintergrund dieser Zusammenhänge bietet die Einbindung von Bewerberportalen in einem intelligenten Zusammenspiel mit einer Vermietersoftware im Bewerberprozess eine gute Möglichkeit, die datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und zugleich eine effiziente Auswahl von Mietinteressenten vor einem Besichtigungstermin zu realisieren.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine Erfassung sowohl von personenbezogenen Pflichtangaben als auch von freiwilligen Angaben in einem Bewerberportal aufgrund des fehlenden Bezugs zu einem konkreten Mietobjekt datenschutzrechtlich unbedenklich ist. Die spätere Übermittlung der erfassten Daten an einen Vermieter oder eine Vermietersoftware ist ebenso unbedenklich, wenn zusätzliche Angaben nicht explizit durch den Vermieter eingefordert werden, sondern die erfassten Daten aus dem Portal heraus freiwillig und mit der Einwilligung der Verarbeitung der Daten übermittelt werden. Mit der Erfassung von personenbezogenen Daten über das Bewerberportal und ihrer Übermittlung an einen potenziellen Vermieter aus dem Portal heraus sind die Erfassung und die Weitergabe der personenbezogenen Daten vom jeweiligen Mietobjekt entkoppelt. Damit empfiehlt sich der Einsatz eines solchen Bewerberportals als Zwischenstation, um die DSGVO-Vorgaben zu erfüllen.
Bild: cottonbro studio (Pexels, Pexels Lizenz)
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