Herausforderung Doppelsekretariat

Sie arbeiten zusammen mit einer Kollegin oder einem Kollegen für eine oder mehrere Führungskräfte, doch es läuft nicht optimal? Verständlich, denn diese Konstellation funktioniert nur dann, wenn alle Beteiligten am selben Strang ziehen – am selben Ende.

Wichtig ist zunächst, dass Aufgabenbereiche und Zuständigkeiten klar definiert und geregelt sind und von allen respektiert werden. Nur so ist ein Chaos vermeidbar. Noch genauer als sowieso schon sollten Sie auf Prioritäten schauen. Haben Sie mehrere Führungskräfte, kann es bei Prioritäten zu Konflikten kommen. Sind Sie nicht in der Lage, zu entscheiden, was zuerst erledigt werden muss, geben Sie die Entscheidung an die Führungskräfte zurück.

Bilden Sie ein Team mit Ihrer Kollegin bzw. Ihrem Kollegen? Oder herrscht dicke Luft, vielleicht sogar Konkurrenzkampf zwischen Ihnen? Eine gute Zusammenarbeit kann nur gelingen, wenn Sie nicht gegeneinander handeln. Daher ist Kommunikation ausgesprochen wichtig, um Konflikten vorzubeugen, sie zu beseitigen oder sich schlichtweg gemeinsam optimal aufzustellen. Ich empfehle Ihnen daher regelmäßige Abstimmungstermine, so dass eine gegenseitige Unterstützung möglich ist und optimale Lösungswege gefunden werden können.

Finden Sie Synergien mit Ihrer Kollegin oder Ihrem Kollegen! Möglicherweise macht es Sinn, die Tagesplanung gemeinsam zu besprechen und anzupassen, wo es nötig ist. Muss eine von Ihnen beispielsweise eine Aufgabe erledigen, bei der viel Konzentration erforderlich ist, so kann die andere in der Zeit das Telefon übernehmen. Muss die eine mit dem Reisebüro wegen einer Flugbuchung telefonieren, kann sie für die andere gleich auch um eine Verbindungsauskunft für eine andere Reise bitten. So sparen Sie beide Zeit durch das Zusammenfassen gleichartiger Aufgaben und der Zusammenhalt wächst, weil Sie sehen, dass Sie gemeinsam noch erfolgreicher sind. So macht die Arbeit auch gleich viel mehr Spaß – und genau das wünsche ich Ihnen.

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.