KI erfolgreich integrieren: Experteninterview mit Claus Zeppelzauer

Sie sind in Ihrer Funktion mitverantwortlich, die Digitalisierung in Niederösterreich voranzutreiben und auch intern nehmen Sie das Thema Digitalisierung ernst.

Arbeiten mit KI-Systemen ist eine Revolution der Wissensarbeit. Als Wirtschaftsagentur haben wir den Anspruch, dass unsere Mitarbeitenden wissen, wie sie mit den Systemen umgehen können und worauf sie aufpassen müssen.

Welche Schritte haben Sie intern unternommen, um den Umgang mit KI zu fördern?

Durch eine interne Umfrage haben wir festgestellt, dass ungefähr 70 % privat oder beruflich schon einmal mit der kostenfreien Version von ChatGPT gearbeitet haben. Außerdem kam heraus, dass sich bisher kaum jemand mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt hat. Es war kein Bewusstsein vorhanden, dass die Daten ins Netz gehen.

Wir haben bereits eine Schulung zum Thema „KI Basisschulung kompakt“ angeboten und gesehen, wie groß der Bedarf ist, sich zum Thema KI weiterzubilden. Viele Unternehmen haben keine Ahnung, welche Möglichkeiten hinter dem Einsatz von Künstlichen Intelligenzsystemen stecken. Auch wir haben uns intern gefragt, wie wir das Ganze integrieren können.

Der nächste Schritt war daher, ein Projektteam zusammenzustellen mit Mitgliedern aus unserer Rechtsabteilung, der Marketingabteilung, des Betriebsrats, der Personalabteilung und aus dem Digitalisierungsteam, um Richtlinien im Umgang mit KI zu erarbeiten.

Der Verlag Dashöfer ist Ihr Schulungspartner für das Thema „Wie nutze ich den Copilot in MS Teams Anwendungen wie Outlook, Excel, PowerPoint?“. Welchen Fokus legen Sie bei den Schulungen?

In den Workshops gibt es jetzt die Möglichkeit gezielt mit Copilot und den Office-Applikationen zu arbeiten. Wir klären darüber auf, wie man optimal mit Outlook, Teams, Excel, PowerPoint und Word arbeiten kann.

Ein Beispiel dafür wäre: Sie kommen aus Ihrem Urlaub zurück und es warten 500 Mails im Postfach. Davon enthalten 200 relevante Informationen, die ebenfalls noch gefiltert werden müssen. Lösen Sie das Problem mit Hilfe der KI.

Später könnte der Prompt, der zum Filtern verwendet wurde, intern weitergereicht werden, sodass auch andere Mitarbeitende davon profitieren.

Viele Unternehmen prüfen derzeit den internen Einsatz von ChatGPT. Sie haben sich nun intern für den Copilot entschieden. Ist das soweit richtig?

Wir haben tatsächlich auch die Möglichkeit einen kostenpflichtigen ChatGPT-Zugang, also ChatGPT4, zu nutzen. Bei ChatGPT3 ist es fraglich, was wirklich mit den Daten passiert. Ich empfehle ohnehin immer, in den Einstellungen festzulegen, dass das System nicht mit den eingespeisten Daten „lernen darf“.
Bei der Arbeit mit KI muss immer ein bestimmtes Verständnis bzw. eine Bewusstseinsbildung entstehen, dass keine Bilanzzahlen oder andere wertvolle Daten in die KI gespeist werden.

Gleichzeitig müssen Richtlinien darüber entscheiden, was mit den Ergebnissen passiert, die die KI mir präsentiert: „Habe ich etwas überarbeitet – ob mit ChatGPT oder Copilot – muss ich dann kennzeichnen, ob es KI-generiert ist oder nicht?“ Solche Fragen klären Richtlinien.

Externes Wissen wird benötigt und intern muss Klarheit in Form von Richtlinien geschaffen werden. Beides ist wichtig, damit die Möglichkeiten, die die KI heute bietet, auch genutzt werden. Haben Sie weitere Ziele, wie die Mitarbeitenden mit KI arbeiten sollen?

Bei uns im Unternehmen haben wir 10 % sogenannter Power-User für KI. Aber auf der anderen Seite auch um die 40 % Mitarbeitende, die sagen: „Ich habe es ausprobiert und wenn ich es benötige, werde ich es einsetzen, aber mehr auch nicht.“

Unser Ziel in der Schulung ist es daher, erst einmal aufzuzeigen: Welche Möglichkeiten mit KI gibt es? Wie kann ich die Effizienz steigern, Zeit sparen und den Gewinn steigern, um andere wertschöpfende Tätigkeiten zu machen? Sie richtet sich vor allem an Power User, die daran interessiert sind, in die Tiefe zu gehen, was das Thema KI angeht und zu schauen, wie man diese Systeme effizient nutzen kann.

Mit Ihrem Vorhaben flächendeckend die Mitarbeitenden zu schulen, gehören Sie zu den fortschrittlicheren Unternehmen im Umgang mit KI. Es gibt insgesamt viele Bedenken und Unsicherheiten im Umgang mit KI. Was bestärkt Sie in Ihrem Vorgehen?

Ungefähr 10 % der Firmen nutzen KI so, wie wir es bei ecoplus Digital aktuell tun. 20 bis 25 % haben es auf dem Radar und für rund 50 % der Firmen ist es noch kein Thema. Unser Anspruch ist es, innovativ, fortschrittlich und zukunftsorientiert zu sein. Wir können eine Technologie, die sich stetig weiterentwickelt, bereits jetzt im Sinne der Wertschöpfung für uns nutzen. Ich möchte das nicht ignorieren und diese Chance verpassen!

Wir haben Rahmenbedingungen für die Mitarbeitenden festgelegt und nun kann sich jeder und jede frei mit dieser Technologie bewegen. Es ist natürlich keine Pflicht, aber es gibt klare Gewinne. So sind z. B. schon Projektassistenten zu mir gekommen und haben gesagt: „Cool! Wir hätten gar nicht gedacht, dass wir so viel damit machen können.“

Unsere Mitarbeitenden haben erkannt, welche Möglichkeiten bestehen und dass sie keine Angst haben müssen, dass sie in ihren Prozessen ausgebremst werden. Die Letztverantwortung bei der Nutzung von Copilot oder anderen KI-Systemen hat außerdem immer der User. Das haben wir auch so in unseren Richtlinien festgelegt.

Sie sprechen von den unterschiedlichen Reaktion der Mitarbeitenden. Wie erfahren Sie von den Bedenken der Kolleginnen und Kollegen in Bezug auf das Thema?

Bedenken bekomme ich über den Betriebsrat mit, der mir mitteilt, dass die Leute Angst vor der Anwendung haben: Überall heißt es, dass KI Arbeitsstunden einspart, doch kann das Ganze nicht auch in Mitarbeiterabbau enden? Das ist ganz klar nicht unser Ziel! Die KI ersetzt keine Mitarbeitenden, nur weil Sie bei uns eingesetzt wird. Wir wollen den Trend und seine Möglichkeiten nutzen und innovativ sein. Die Mitarbeitenden sollen im Umgang mit KI geschult werden und lernen, weiterhin ihren Verstand zu benutzen und wachsam zu sein, um Fehler zu vermeiden!

Welche Empfehlungen würden Sie geben, falls Unternehmen gerade dabei sind das Thema ernster zu nehmen? Was sind Ihre größten Learnings, die Sie aus dem Prozess mitnehmen?

Zuallererst aufklären und die Angst vor der KI nehmen. Zweitens informieren wir intern alle Mitarbeitenden, sobald wir neue Technologien einführen. Wir halten sie stets auf dem neuesten Stand und erklären, welcher Nutzen sich hinter welcher Anwendung versteckt. Wichtig sind auch Richtlinien und klare Rahmenbedingungen, so dass dadurch folgende Fragen geklärt werden können: Mit welchen Systemen darf ich arbeiten? Welche Systeme sind „sicher“? Welche Daten darf ich dort einstellen? Wer ist intern für Rechtliches zuständig, so dass Mitarbeitende auch dort immer eine Ansprechperson haben? Kommunikation ist der Schlüssel.

Wie haben Sie sichergestellt, dass es einen guten Kommunikationsfluss gibt?

Dafür haben wir auf der einen Seite einen MS Teams-Kanal eröffnet, für alle, die an KI interessiert sind. Jeder kann darüber Informationen, innovative Ideen, gut formulierte eigene Prompts mit guten Ergebnissen oder interessante Artikel teilen und sich so mit seinen Kolleginnen und Kollegen austauschen. Zweitens haben wir ein Buddy-System etabliert: Dafür haben wir drei bis vier Leute vor Ort, die sogenannten „Buddies“, die sehr gut in den unterschiedlichsten KI-Anwendungen sind. Wenn jemand ein Problem hat, weiß derjenige sofort, an wen er sich konkret zu wenden hat. Dieses System nimmt den Mitarbeitenden ihre Ängste und trägt dazu bei, dass diejenigen, die sich weniger mit dem Thema KI auskennen mit Power-Usern zusammenarbeiten und das generelle Niveau heben.

Das ist eine schöne Idee! Viel Erfolg weiterhin bei Ihrem Vorhaben und herzlichen Dank, Herr Zeppelzauer. Ich freue mich, dass wir die nächste interne KI Schulung mit Ihnen umsetzen!

Das Interview führte die Produkt-Managerin Veronika Gerzen vom Verlag Dashöfer.