Korrespondenzwissen aktuell: Referenz-/Empfehlungsschreiben

Durch den enormen Wandel der Arbeits- und Berufswelt werden heute viele Aufgaben in Unternehmen zeitlich befristet, projektbezogen oder freiberuflich abgewickelt.

Aussagefähige Leistungsnachweise für Ihre Auftragnehmer, mit deren Arbeit oder Dienstleistung Sie besonders zufrieden waren und persönliche Weiterempfehlungen von Mitarbeitern für zukünftige Arbeit- bzw. Auftraggeber gewinnen vor diesem Hintergrund zunehmend an Bedeutung.

Das Verfassen von professionellen Referenz-/Empfehlungsschreiben ist daher eine Aufgabe, die in vielen Unternehmen immer häufiger anfällt. Oft ist es Ihre Aufgabe als Sekretärin und Assistentin, aus den inhaltlichen Vorgaben der verantwortlichen Person oder Fachabteilung ein aussagekräftiges, repräsentatives Schreiben zu formulieren.

Was genau ist ein Empfehlungsschreiben?

Mit einem Referenz-/Empfehlungsschreiben geben Sie Auskunft über:

• die Aufgaben bzw. den Verantwortungsbereich Ihres Auftragnehmers
• die Qualität seiner Arbeit und die erreichten Ziele, Ergebnisse und Erfolge sowie
• die Qualität der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen.

In einem Referenz-/Empfehlungsschreiben für Bewerbungszwecke

• beschreiben Sie das entsprechende Aufgabengebiet des Mitarbeiters
• bewerten in positiver Weise dessen Arbeit, fachliche Qualifikationen und Persönlichkeit und
• sprechen eine Empfehlung aus.

Referenz-/Empfehlungsschreiben werden freiwillig ausgestellt und belegen ein gutes Verhältnis zwischen Aussteller und Auftragnehmer/Mitarbeiter. Sie sollten es nur ausstellen, wenn Sie von der Leistung, Kompetenz und Integrität der betreffenden Person bzw. des betreffenden Auftragnehmers uneingeschränkt überzeugt sind.

Andernfalls sollten Sie die Bitte um ein Referenz-/Empfehlungsschreiben freundlich ablehnen.

Referenz-/Empfehlungsschreiben – für wen?

Von wem könnten Anfragen nach Referenz-/Empfehlungsschreiben an Sie gerichtet werden?

Von kleineren und größeren Unternehmen z. B. aus den Bereichen:

• Kommunikation und Marketing
• Catering
• Ingenieurbüros, Architekten
• Hausverwaltung und Sicherheitsdienst
• IT-Fachkräfte, Designer
• Event-Dienstleister
• Unternehmensberater, Trainer, Coaches
• Kursleiter (z. B. Betriebssport)
• Interimsmanager, Projektleiter und –mitarbeiter
• Mitarbeiter mit zeitlich befristeten Tätigkeiten, die mit einer speziellen Aufgabenstellung oder Verantwortung verbunden waren
• Mitarbeiter mit zeitlich befristeten Tätigkeiten, die als besonders anerkennenswerte Leistungen hervorgehoben werden sollen und für die kein reguläres Arbeitszeugnis ausgestellt wird (z. B. Auslandsaufenthalte, Sonderprojekte, projektbezogene Assistenz der Geschäftsleitung)

Wer ist der verantwortliche Aussteller eines Referenz-/Empfehlungsschreibens?

Der Aussteller (Unterzeichner) sollte

• eine angemessen hohe Position im Unternehmen bekleiden
• von dem zu empfehlenden Auftragnehmer bzw. der betroffenen Person unabhängig sein
• über einen längeren Zeitraum eng mit dem Unternehmen/der Person zusammen gearbeitet haben und sich auch nach 6 Monaten bei Nachfragen noch an ihn erinnern können
• im entsprechenden Aufgabenbereich über einschlägiges, fundiertes Fachwissen und Erfahrung verfügen, um die jeweiligen Leistungen und Ergebnisse glaubwürdig beurteilen zu können

In den meisten Fällen ist der Aussteller eines Referenz-/Empfehlungsschreibens für Bewerbungszwecke ein ehemaliger Vorgesetzter oder eine disziplinarisch übergeordnete Person.

Lesen Sie in unserem nächsten Newsletter, was Sie beim Inhalt, der Form und der Formulierung von Referenz-/Empfehlungsschreiben beachten müssen, oder melden Sie sich doch gleich zu einem unserer Korrespondenz-Seminare an! Wir beraten Sie in unseren Trainings gern zu Ihren ganz individuellen Fragen und entwickeln mit Ihnen gemeinsam zu vielfältigen Themen Textbausteine für die Korrespondenz in Ihrem Unternehmen.

Sind Sie dabei? Wir freuen uns auf Sie!

Ich wünsche Ihnen ein schönes, sonniges Sommerwochenende!

Es grüßt Sie herzlich
Ihre

Petra Bunse

Die Autorin:

Petra Bunse arbeitet als Personalentwicklerin, Trainerin und Coach für mittelständische Unternehmen, Konzerne und Weiterbildungsinstitutionen. Sie ist Personalfachkauffrau (IHK) mit Zusatzausbildungen zur Dipl. Mentaltrainerin (VDH) und Kneipp-Gesundheitspädagogin. In einem internationalen Konzern leitete sie viele Jahre den Bereich Aus- und Weiterbildung und gründete 2008 das Unternehmen KALEIDOSKOP Personaltraining. Petra Bunse trainiert Themen rund um das Büromanagement, Organisation, Korrespondenz, Kommunikation, Konfliktmanagement, Präsentation und moderne Umgangsformen und ist Autorin von Unterrichtsmaterial und Prüfungen in Weiterbildungslehrgängen.