Mein Chef nennt mich "Wikipedia"

Das Klischee vom Kaffeekochen und Fingernägellackieren hält sich wacker, doch das Berufsbild der Sekretärin/Assistentin hat sich sehr gewandelt.

Abgesehen von persönlichen Kompetenzen wie teamfähig, verantwortungsvoll und vertrauenswürdig, loyal und verschwiegen, belastbar und freundlich, flexibel und kreativ, pünktlich und absolut zuverlässig sind immer mehr fachliche Kompetenzen gefragt.

• Die Umsetzung der Korrespondenz nach Stichpunkten,
• eigenverantwortliche Projektbetreuung,
• Koordination des Tagesgeschäfts für den/die Vorgesetzten,
• Termin- und Reisekoordination, Präsentationsvorbereitung,
• Eventmanagement,
• Budgeterstellung,
• Ansprechpartner für Kunden und Partner,
• Sicherung des internen und externen Informationsflusses,
• Betreuung in- und ausländischer Gäste,
• Öffentlichkeitsarbeit,
• Postein- und ausgang,
• Intranet,
• Protokollführung und
• in einzelnen Fällen die Vertretungsfunktion für Manager.

Neben all diesen Aufgaben weiß die Assistentin auf alle Fragen eine Antwort (wie ist das Passwort, wann geht mein Flieger, wo sind die Schlüssel, wer ist dafür zuständig etc.), deshalb ist der Name "Wikipedia des Unternehmens" ganz richtig. Claudia ist auch zu recht sehr stolz darauf.

Doch eine wichtige Frage bleibt natürlich: Wie macht eine Sekretärin/Assistentin es überhaupt, dass sie alles weiß und kann?

Ich denke, es liegt in erster Linie an ihren persönlichen Kompetenzen wie Offenheit und Lernbereitschaft. Wenn sie etwas nicht weiß, kümmert sie sich darum, ihr Wissen zu vertiefen (googeln, Kollegen fragen oder weiterbilden).

Zum anderen ist da noch die fachliche Kompetenz: Dazu gehört ihr Organisationstalent, ohne welches dieser Job nicht zu bewältigen wäre. Ihre Fähigkeit, auch in hektischen Stunden Ruhe zu behalten. Und ihren Überblick behält sie meistens, indem sie mit Checklisten und einem Organisationshandbuch arbeitet. Ohne Checklisten geht gar nichts. Denn in diesen ist alles aufgelistet, was für bestimmte Abläufe wichtig ist. Sie aktualisiert diese Listen immer weiter, sodass ihre eigenen Prozesse optimiert sind.

Im Organisationshandbuch hält sie fest, wer was wie und wo zu erledigen hat, wo etwas zu finden ist, wie die Vertretungsregelung ausschaut und welche Passwörter bei wem hinterlegt sind. Alles, was zu ihrem Arbeitsgebiet gehört, ist hier festgehalten. So ist es auch für eine Vertretung einfach, sich zurecht zu finden.

Ich finde nach wie vor, dass die Position der Assistenz durch ihre vielfältigen Aufgaben sehr interessant ist und viel Freude machen kann. Wenn dann auch noch das Betriebsklima stimmt, kann man sich glücklich schätzen.

Auch wenn es oft hoch her geht und man nicht weiß, wo einem der Kopf steht: Ich wünsche Ihnen viel Spaß im Job. Machen Sie sich die positiven Seiten bewusst.

Herzliche Grüße sendet Ihnen

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.

Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.