25.06.2018 — Brigitte Graf. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
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In unseren Protokollseminaren werden alle bereits genannten Facetten zum Thema Protokollführung bearbeitet und mit zahlreichen praktischen Übungen vertieft. Darunter befinden sich ebenso Besprechungsbeispiele, die von den Teilnehmenden protokolliert werden. Mehrere Teilnehmer erstellen unabhängig voneinander selbstständig eine Mitschrift von ein und derselben Sitzung. Die Besonderheit dieser Übung: Im Anschluss an die Mitschrift setzen sich die Teilnehmer zusammen und erstellen in Gruppenarbeit ein perfektes, finales Protokoll. Dabei wird sehr deutlich, dass es sehr unterschiedliche Wahrnehmungen geben kann, z. B.:
Wir verfügen über verschiedene Sinneskanäle, die bei jedem Menschen unterschiedlich intensiv ausgeprägt sind:
Hören Sie gerne zu? Hören Sie gerne Hörbücher? Dann arbeitet Ihr auditiver Sinn sehr gut.
Verfolgen Sie gerne Präsentationen an der Leinwand? Helfen Ihnen Bilder dabei, sich etwas einzuprägen? Dann ist Ihr visueller Sinn sehr aufnahmefähig.
Ist es Ihnen angenehm, wenn Sie die Informationen auf Papier haben und vorwärts und rückwärts blättern, die Struktur eines Dokumentes erfassen oder gar ein Produktmuster in der Hand halten können, von dem gerade gesprochen wird? Damit werden Ihre kinästhetischen Sinne angesprochen.
Wir alle nehmen sehr unterschiedlich Informationen wahr. Bei langen Sitzungen ist die Konzentration extrem gefordert. Wenn Medieneinsatz und Art der Informationsvermittlung sehr einseitig umgesetzt werden, dann kann das Verständnis für die Inhalte darunter leiden.
Die Teilnehmer sind immer sehr überrascht, dass von mehreren Protokollführern oft keine Bestätigung gleicher Inhalte gegeben ist, sondern die Zusammenführung von manchmal sehr unterschiedlichen Inhalten der Mitschrift erfolgt.
Ich gehe davon aus: Sie verfassen Ihr Protokoll mit Verantwortung nach bestem Wissen und Gewissen. Trotzdem können darin unkorrekt verstandene Passagen enthalten sein, weil Ihre Sinneswahrnehmung etwas in diesem Augenblick so aufgefasst hat. Daher gilt:
Achtung: Ich spreche hier selbstverständlich von tatsächlichen Korrekturen und nicht von nachträglichen inhaltlichen Änderungen, die sich eine Person gerne als Inhalt des Protokolls wünscht, obwohl es so nicht gesagt wurde.
Je nach Veranstaltung, Teilnehmerkreis und Inhalt laufen nicht alle Sitzungen grundsätzlich harmonisch ab. Optimal wäre es, wenn alle ordnungsgemäß nacheinander ihre Wortmeldungen und Beiträge hinzusteuern. Freundlicher, höflicher Umgang untereinander sowie problemlose Konsensfindung böten dem Protokollführer ein leichtes Spiel. Doch die Realität sieht oft anders aus:
Der Protokollführer hat aber die Aufgabe, das Protokoll zu erstellen:
Als Protokollführer haben Sie in den meisten Sitzungen die Möglichkeit, sich einzubringen, um Wiederholung zu bitten oder Verständnisfragen zu stellen. Daher: Fragen Sie unbedingt nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben! Wenn Sie fehlerhafte Inhalte aufgrund von Missverständnissen als Protokoll abgeben, fällt es alleine auf Sie negativ zurück!
Erinnern Sie sich: Sie haben die Verantwortung für den Inhalt des Protokolls. Sie haben auch die Verantwortung für die Akzeptanz Ihrer Arbeit und die Wertschätzung Ihrer Person!
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Die Autorin:
Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.
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