05.03.2018 — Brigitte Graf. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
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Besprechungen sind dann ineffizient, wenn Ziele, Ergebnisse und Maßnahmen nicht ausreichend festgehalten bzw. verwaltet werden. Die Qualität so mancher Entscheidungsprozesse in Unternehmen hängt zu einem Großteil von funktionierenden Sitzungs- und Protokollstrukturen ab.
Besonders im Betriebsrat ist es daher – allein schon aus rechtlichen Gründen – wichtig, alle Zusammenkünfte zu protokollieren, sei es als
Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen (§ 34 Abs. 1 1. Halbs.). Dies gilt für alle Sitzungen des Betriebsrats, auch wenn keine Beschlüsse gefasst werden. Für sonstige Gespräche und Verhandlungen (z. B. mit dem Arbeitgeber) kann die Erstellung eines Protokolls in einer Geschäftsordnung oder im Einzelfall festgelegt werden.
Beschlüsse des Betriebsrats werden ausschließlich in Betriebsratssitzungen gefasst. Es muss sichergestellt sein, dass die Nichtöffentlichkeit des Betriebsrats bei Beratung und Beschlussfassung gewahrt wird (§ 30 S. 4 BetrVG).
Der Betriebsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Abstimmung teilnimmt. Stellvertretung durch Ersatzmitglieder ist zulässig (§ 33 Abs. 2 BetrVG).
Ist ein Mitglied des Betriebsrats an der Beschlussfassung verhindert, ist es durch das Ersatzmitglied zu vertreten (§ 25 Abs. 1 S. 2 BetrVG).
Die Niederschrift muss mindestens enthalten (§ 34 Abs. 1 S. 1 BetrVG):
Dem Betriebsrat steht es frei, über diese Inhalte hinaus Informationen in die Sitzungsniederschrift aufzunehmen. Dies kann in der Geschäftsordnung geregelt werden.
Die Einladung zu einer Betriebsratssitzung sollte rechtzeitig durch den oder die BR-Vorsitzenden erfolgen. In der Regel geht man von mindestens drei Tagen vor der Sitzung aus, was aber in dringenden Fällen auch abgekürzt werden kann. In jedem Falle sollte die Einladung schriftlich vorgenommen werden.
Idealerweise sollte der Einladung eine Tagesordnung beigefügt sein. Die Tagesordnung ist Grundlage für die Inhalte einer jeden Betriebsratssitzung. Fehler bei der Aufstellung der Tagesordnung können die Nichtigkeit in dieser Sitzung gefasster Beschlüsse zur Folge haben.
Ein Betriebsratsmitglied kann sich nur auf die Tagesordnung ausreichend vorbereiten, wenn sie so formuliert ist, dass aus der Bezeichnung der Tagesordnungspunkte der wesentliche Inhalt der Beschlussfassung hervorgeht.
Wichtig:
Beschlussfassungen unter zu unbestimmt formulierten Tagesordnungspunkten sind immer nichtig! Generell gilt: Beschlussfassungen, die unter Sammeltagesordnungspunkten (z. B. Punkt „Verschiedenes“) gefasst werden, sind unwirksam wegen mangelnder Bestimmtheit der Tagesordnungspunkte, unter denen sie gefasst werden. Gestalten Sie somit Ihre Tagesordnungspunkte so präzise, dass sie idealerweise als Grundlage für ausformulierte Beschlussvorlagen genutzt werden können!
Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen der Tagesordnung sind möglich, wenn sie den Sitzungsteilnehmern rechtzeitig vorher mitgeteilt werden.
Kurzfristige Änderungen der Tagesordnung etwa in der Betriebsratssitzung sind nur möglich, wenn alle ordentlichen Betriebsratsmitglieder anwesend sind und alle Betriebsratsmitglieder der Änderung oder Erweiterung zustimmen (Enthaltung genügt nicht, vgl. BAG v. 20.04.2005, AP Nr. 29 zu § 38 BetrVG 1972, ständige Rechtsprechung).
Hinweis:
Gibt es bei kurzfristigen Änderungen oder Erweiterungen der Tagesordnung keinen einstimmigen Beschluss zur Zustimmung von allen ordentlichen Betriebsratsmitgliedern über die nachträgliche Änderung oder Erweiterung der Tagesordnung, kann auch in eiligen Fällen (wenn etwa Fristen laufen) eine außerordentliche Sitzung einberufen werden – mit verkürzter Frist der Einladung und ggf. Durchführung der Sitzung am gleichen Tag.