So bleibt Ihr Postfach während des Sommers aufgeräumt

Täglich bekommen Sie Unmengen an E-Mails. Aus den verschiedensten Gründen. Interne Informationen, Kunden-Anfragen, Bitten oder Aufträge von Kollegen. Das würde ja schon reichen, doch dazu kommen noch interessante Kauf-Angebote, weniger interessante Spam-E-Mails, hochinteressante Newsletter, Abwesenheitsnotizen, die Sie auf Ihre eigenen E-Mails erhalten ...

Diesen Wust an Nachrichten zu filtern, kann die erschreckenden Zahlen, die neben Ihrem Posteingang erscheinen, erheblich zahmer aussehen lassen. Dafür stellt Outlook die Möglichkeit zur Verfügung, Nachrichtenregeln anzulegen. Mit diesen können Sie festlegen, welche Bedingungen eine E-Mail erfüllen muss, damit etwas bestimmtes damit getan wird. Beispielsweise können Sie einstellen, dass alle Nachrichten, die Sie von Kollege X erhalten, in einen Unterordner mit seinem Namen verschoben werden. Dann müssen Sie nicht Ihren gesamten Posteingang durchsuchen, wenn Sie wissen wollen, was er Ihnen geschrieben hat, sondern nur seinen Ordner. Analog können Sie natürlich auch für projektbezogene E-Mails und Ähnliches verfahren.

Kahlschlag während Ihres Urlaubs

Unser heutiges Beispiel dafür, wie Sie Nachrichtenregeln konkret einrichten können, ist aber von den überall beginnenden Sommerferien und -urlauben inspiriert. Angenommen, Sie haben in Bälde drei Wochen frei. Sie bekommen jetzt schon Tag für Tag einen Haufen E-Mails – wie würde Ihr Postfach da erst nach drei Wochen ohne intensive Pflege aussehen?

Am leichtesten lösen Sie dieses Problem per Kahlschlag. Schreiben Sie eine Nachrichtenregel, die schlicht und einfach alles löscht, was innerhalb eines bestimmten Zeitraums in Ihr Postfach trudelt. Falls Sie ein wenig defensiver verfahren wollen (es könnte ja auch eine wichtige E-Mail dabei sein), können Sie für diese aggressive Regel auch Ausnahmen definieren.

Tun Sie einfach Folgendes – abhängig von Ihrer Outlook-Version:
Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste auf "Extras" -> "Regeln und Benachrichtigungen" bzw. wählen Sie die Gruppe "Start" aus und klicken anschließend auf "Regeln". Nun können Sie jeweils auswählen, ob Sie eine neue Regel erstellen oder bestehende verwalten wollen (z.B. direkt für einen bestimmten Ordner anwenden, aktivieren, deaktivieren etc.). Wählen Sie aus, dass Sie eine neue Regel erstellen wollen (gegebenenfalls zusätzlich die "erweiterten Optionen" anzeigen lassen).

Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen

Outlook stellt bereits einige Vorlagen zur Verfügung. Alternativ können Sie auch eine "Regel ohne Vorlage" erstellen und sämtliche Einstellungen selbst vornehmen. Tun Sie das, können Sie im ersten Schritt eine oder mehrere Bedingungen festlegen, die eine E-Mail erfüllen muss, dass alles Weitere mit ihr passiert. Für unser Beispiel soll nur die Bedingung "die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurde" gelten (Sie könnten genauso aber auch nach Adressen, Betreffen o.Ä. filtern). Diesen Zeitraum können Sie durch einen Klick auf die blau hinterlegte Schrift anschließend festlegen.

Nach einem Klick auf "weiter" können Sie eine oder mehrere Aktionen auswählen, die durchgeführt werden sollen. In unserem Fall wählen Sie schlicht "löschen" aus, damit die Nachricht in den Papierkorb wandert, oder "endgültig löschen", wenn Sie sicher sind, dass selbst der Papierkorb noch zu gut für diese E-Mails wäre.

Im nächsten Schritt können Sie, sofern Sie das möchten, Ausnahmen hinzufügen. So könnten Sie definieren, dass E-Mails, die Sie von Personen erhalten, die Teil Ihres Adressbuchs sind, nicht gelöscht werden sollen. Oder dass solche, die als wichtig markiert wurden, übrig bleiben.

Regel fertig – und jetzt weiter probieren

Sobald Sie mit den Ausnahmen fertig sind, müssen Sie Ihrer Regel nur noch einen Namen geben und festlegen, ob sie gegebenenfalls gleich auf einen Ordner angewendet werden und ob sie für alle künftig eingehenden E-Mails gelten soll. Letzteres würde sich im Urlaubsfall natürlich anbieten (immerhin haben wir die Regel dafür angelegt) – ersteres weniger, denn damit würden Sie pauschal ziemlich viel löschen ... nach dem Urlaub sollten Sie allerdings daran denken, die Nachricht wieder zu deaktivieren. Zwar haben Sie einen Zeitraum festgelegt, für den sie gelten soll, aber sicher ist sicher.

Nehmen Sie sich ruhig Zeit beim Ausprobieren dieses Outlook-Features. Überlegen Sie sich, wie Sie Ihren Posteingang strukturieren möchten und legen Sie die entsprechenden Regeln fest. Möglichkeiten haben Sie genug.