So helfen Sie als Assistenz, Meetings effizienter zu machen

Zumal immer wieder Menschen darüber klagen, dass sie immer mehr Zeit in Meetings regelrecht verschwenden, da sie ihnen nichts bringen: keine relevanten Informationen für ihre Arbeit, keine wichtigen neuen Kontakte o. ä. Mit einer optimierten Vorbereitung können Sie als Assistenz einiges dazu beitragen, dass sich diese Situation in Ihrem Unternehmen verbessert:

1. Teilnehmerkreis prüfen: Wer muss wirklich teilnehmen? Oft sind Teilnehmerkreise regelrecht aufgebläht, wobei viele der Teilnehmenden im Grunde nichts zum Erfolg der Meetings beitragen können. Überlegen Sie, ob nicht einige Personen ausreichend informiert sind, wenn sie im Nachhinein das Protokoll lesen.

2. Agenda erstellen: Eine Agenda mit Zeitfenstern für die einzelnen Themen kann helfen, einen angemessenen Zeitrahmen nicht zu überschreiten. Ein Moderator, der auf die Einhaltung achtet, ist hier Gold wert!
3. Verhaltensregeln festlegen: Klären Sie im Vorfeld für alle Teilnehmenden, was erlaubt ist und was nicht – und setzen Sie entsprechende Konsequenzen durch. Wer beispielsweise zu spät kommt, wartet mit seinen Punkten bis zum Folgetermin. Oder wer während des Meetings seine E-Mails liest, anstatt bei der Sache zu sein, führt beim nächsten Mal das Protokoll.
4. Unterlagen vorbereiten: Sorgen Sie – notfalls mit freundlichem, aber bestimmtem Druck – dafür, dass alle Teilnehmenden alle für das Meeting relevanten Unterlagen rechtzeitig vorliegen haben. So gibt es künftig keine Ausreden mehr, wenn jemand unvorbereitet ist.
5. Pausen vorsehen: Planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein; das fördert die Konzentration aller und bringt das Meeting voran. Störungen durch Toilettengänge oder dringende Telefonate zwischendurch können so minimiert werden.

Wie Sie sehen: Mit kleinen Drehs an den richtigen Stellschrauben haben Sie großen Einfluss auf Zeitgewinne für Ihre Vorgesetzten und Kollegen und tragen zu optimierten Abläufen im Unternehmen bei. Probieren Sie es aus und dokumentieren Sie Ihren Erfolg – für das nächste Gehaltsge-spräch beim Chef.

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Aktuell arbeitet Rebecca Prelle als Administrative Assistant in einem Tochterunternehmen der Freien und Hansestadt Hamburg in der Stadtentwicklung.