Sprechzeiten im Sekretariat
02.02.2017 — Rebecca Prelle. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Im Sekretariat geht es manchmal drunter und drüber. Ständig klingelt das Telefon, die Führungskraft, Kollegen und Gäste geben sich die Klinke in die Hand. Und obwohl die Aufgabenliste immer länger wird, findet die Assistenz kaum Zeit und Konzentration, um auch einmal etwas abzuarbeiten.
Kennen Sie das auch? Haben Sie schon eine Lösung hierfür gefunden? Falls nicht: Probieren Sie es doch einmal mit Sprechzeiten! Sie haben einige Vorteile davon, vor allem bringen Sprechzeiten aber mehr Ruhe und Struktur ins Sekretariat. Sprechzeiten bedeuten beispielsweise ein tägliches Zeitfenster für Kollegen, in dem sie Sie aufsuchen können, um Dinge zu klären. Natürlich dürfen Ihre Kollegen Ihnen weiterhin E-Mails schicken, aber Anrufe und persönliche Gespräche bleiben den Sprechzeiten vorbehalten. So vermeiden Sie das ständige Kommen und Gehen und somit das Unterbrechen Ihrer Arbeit. Diejenigen, die nur zum Klönen kommen, halten Sie so gänzlich fern – hierfür sind die Pausen da.
Bitten Sie auch Ihre Führungskraft um Unterstützung – einerseits bei der Umsetzung und Vertretung gegenüber den Kollegen, andererseits aber auch durch weniger Störungen. Die Führungskraft sollte Besprechungsbedarf im täglichen Morgengespräch klären und neu hinzukommende Aufgaben für Sie möglichst bündeln, statt sie Ihnen einzeln und nach und nach zu bringen. So spart übrigens auch die Führungskraft selbst viel Zeit.
Durch Sprechzeiten können Sie Ihre Tagesplanung optimieren und besser umsetzen, da Sie mit weniger Überraschungen zu rechnen haben. Es ist erwiesen, dass gleiche Aufgaben in Blöcken zusammengefasst und bearbeitet effizienter sind und immens Zeit sparen. So bündeln Sie mit Sprechzeiten alle Belange der Kollegen und werden dadurch effizienter in der Aufgabenerledigung. Die Wartezeiten für die Kollegen auf Arbeitsergebnisse werden geringer.
Wie lange sollten die Sprechzeiten dauern? Wann und wie oft sollten sie stattfinden? Diese Fragen lassen sich pauschal nicht beantworten, da der Bedarf stark variiert. Die Erwartungen und Notwendigkeit der Erreichbarkeit, die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen oder der Abteilung sollten berücksichtigt werden. Versuchen Sie es bei Unsicherheiten mit einer Art Probezeit, sammeln Sie Erfahrungen und ändern Sie die Sprechzeiten, soweit notwendig, wieder ab.
Bei der Umsetzung wünsche ich Ihnen viel Erfolg!
Ihre Rebecca Prelle
Die Autorin:
Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.
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