Strengere Nachweispflicht bei Steuerbelegen

Sie ist wieder voll im Gange, die hektische Suche in Kartons oder Ordnern nach den Belegen für die anstehende Steuererklärung 2010. Insbesondere bei Fachbüchern sollten die Quittungen genau überprüft werden, da eine Anerkennung als Werbungs­kosten nicht mehr problemlos - wie in vielen Fällen der Vergan­genheit – in der Praxis durchgeführt wird. Die Originalrechnung von Buchhandel oder Onlineversand müssen sowohl den Namen des Käufers als auch den Titel des angeschafften Buches enthalten, um von Finanzamt anerkannt zu werden. Darauf weist die Kanzlei Ebner Stolz Mönning Bachem aus Stuttgart hin.

Nach zwei aktuellen Urteilen des Bundesfinanzhofs, haben Steuerzahler eine erhöhte Nachweispflicht bei der Fachliteratur, die Kassenquittung reicht hierzu nicht aus (Az. VIII R 27/08 und VIII R 26/08). Denn in der Vergangenheit wurde der von der Finanzverwaltung eingeräumte Spielraum von den Steuerzahlern teilweise deutlich überschritten. „Da ließen sich Arbeitnehmer im Extremfall in der Fachabteilung des Buchladens eine Quittung ausstellen, gingen dann mit Beleg aber ohne Fachliteratur nach Hause und setzten die nicht angefallenen Kosten bei der Steuer ab", berichtet Steuerberater Alexander Michelutti von Ebner Stolz Mönning Bachem. Daher muss jetzt neben Käufernamen und Buchtitel auch die Zahlung belegt werden, etwa anhand der Abbuchung vom Konto oder dem Kassenbeleg mit dem entsprechenden Betrag. Nur wenn diese drei Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sind, können die Aufwendungen steuermindernd als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Nicht nur Arbeitnehmer, sondern alle Steuerzahler sollten diese erhöhten Anforderungen bereits bei jedem Einkauf beachten. Ist die Quittung zunächst unvollständig, lässt sich dies im Nachhinein kaum noch vervollständigen. Denn der Buchhändler kann nach Wochen oder Monaten die fehlenden Daten nicht mehr ergänzen. Einfacher ist es da in der Regel bei Online-Bestellungen, weil hier die Rechnung per Post kommt und der Betrag abgebucht wird. Über diese Angaben wollen Finanzbeamte prüfen, ob das Buch tatsächlich für Beruf oder Betrieb benötigt wird oder es sich eher um allgemeinbildende Literatur handelt, die auch von privaten Nutzern gern gelesen werden. Dann wird der gesamte Aufwand grundsätzlich mit dem Verweis auf Lebensführungskosten gestrichen.

Ebenso kam es in vereinzelten Fällen in der Vergangenheit auch zum Belegtausch unter Kollegen und Freunden. Da wurde die ordnungsgemäße Quittung über Fachliteratur mehrfach den Steuererklärungen beigefügt. Kamen die Belege vom Finanzamt zurück, nutzte sie der nächste in der Reihe für seinen Werbungskostenabzug. Alternativ wurden die benötigten Rechnungen für die Fachliteratur über das Internet bestellt. So gab es beispielsweise für 25 Euro die gewünschten Quittungen über 178 Euro für den Medizin-Ratgeber, was eine Steuerersparnis von 70 Euro bringen sollte. „Diese oftmals unter dem Begriff „Schummelei" laufenden Aktivitäten können mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden", mahnt der Experte. Denn die Weitergabe von Belegen stellt nach der Abgabenordnung eine Ordnungswidrigkeit als missbräuchliche Steuergestaltung dar.

Doch wie konsequent wenden die Finanzbeamten die verschärften Regelungen in der Praxis an? „Grundsätzlich haben sie das Recht, auch bei Kleinbeträgen auf die erhöhte Nachweispflicht zu pochen und ganz genau zu sein", weiß Michelutti. Allerdings ist dies sehr arbeitsintensiv, etwa den Arbeitnehmer wegen einem Buchkauf über 20 Euro anzuschreiben. Zumal Personalrationalisierungen sowie komplizierte Vorschriften immer weniger Zeit für den einzelnen Steuerfall lassen. Deshalb erleichtert den Beamten eine saubere Auflistung der Kosten nebst Anlagen die Arbeit, die Erklärung geht schneller und mit größerer Wahrscheinlichkeit ohne Nachfrage durch. Statistisch gesehen wird nukrr jeder 100. Steuerzahler mit einem Einkommen von bis zu 100.000 Euro intensiver unter die Lupe genommen. Daher werden Angaben in der Steuererklärung immer häufiger ungeprüft eins zu eins im Steuerbescheid übernommen, auch wenn die Belege und Nachweise (wie beispielsweise über die Fachliteratur) nicht alle Anforderungen erfüllen.

Ob und wann Belege der Erklärung beizufügen sind, hängt vom Einzelfall ab. „So verlangt wohl kein Beamter den Belegnachweis, wenn ein Computerfachmann Bücher im Wert von 150 Euro fein säuberlich mit Namen, Preis und Kaufdatum auflistet" sagt der Experte. Faustregel: Ausgaben werden problemlos akzeptiert, soweit sie nach allgemeiner Lebensauffassung anfallen und im Rahmen der Höhe des Einkommens üblich sind. Je höher dieses ist, desto wahrscheinlicher ist der problemlose Abzug. Auch wenn die Belege nicht der Erklärung beigefügt werden oder vom Finanzamt zurückkommen, sind sie zumindest bis zur Vorlage des Steuerbescheides aufzubewahren. Streicht das Finanzamt Aufwendungen, gelingt der Ansatz mittels Einspruch besser, wenn die Quittungen erneut oder erstmals vorgelegt werden.

Quelle: Ebner Stolz Mönning Bachem