Vertragsmanagement oft ohne die notwendige Beachtung

Wie eine gemeinsame Umfrage des Branchennewsletters "Controller's e-News" und der IQUADRAT AG, Spezialist für die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Verwaltung von Dokumenten, unter deutschsprachigen Controllern zum Thema „Vertragsmanagement & Controlling“ ergeben hat, schenkt ein Drittel der Unternehmen dem Management von Verträgen nicht die notwendige Beachtung. Zwar betrachten 72 % der Befragten Vertragsmanagement als ein Controlling-Thema, aber bei nur 53 % wird es im Unternehmen als solches gehandhabt.

Gefragt wurde u.a., warum Vertragsmanagement für Unternehmen besonders notwendig ist. 69 % nannten: Bedarf an "Transparenz in diesem Bereich"; 64 %: "Baustein für das Risikomanagement"; mit deutlichem Abstand wurde von 32 % "Baustein für das Projektmanagement" genannt. Die Controlling-Expertin Dr. Antje Krey vom Internationalen Controller Verein (ICV) meint angesichts der Umfrageergebnisse, bei Planung und Steuerung in Unternehmen müssen die Eckdaten aus allen Verträgen Berücksichtigung finden: "Es geht u.a. darum, ausreichend Kapazitäten für die Vertragserfüllung bereit zu halten, die Liquidität so zu steuern, dass alle Zahlungsverpflichtungen aus Verträgen erfüllt werden können, und letztlich geht es auch um die ständige Beurteilung, ob Risikobegrenzungsmaßnahmen eingeleitet werden müssen oder in der Bilanz Rückstellung zu bilden sind." Es sei "völlig richtig", das Controlling in das Vertragsmanagement einzubinden.

Jochen Luckhaus, Manager bei der IQUADRAT AG, fügt hinzu: "Allen relevanten Stellen parallel Zugriff auf Inhalte und Eckdaten der Verträge zu verschaffen, erweist sich oft als anspruchsvolle Herausforderung. Spezifische Softwarelösungen können dabei große Hilfestellung leisten." Laut Umfrage sind 43 % der Befragten mit einer IT-Lösung für Vertragsmanagement ausgestattet.

"Jeder Vertragsentwurf zunächst in die Controlling-Abteilung!" Gefragt, welches der "wichtigste Aspekt des Vertragsmanagements" sei, nannten 63 % die "Überwachung von Konditionen und Verbindlichkeiten". Dieselbe Aufmerksamkeit verlange, so ICV-Expertin Dr. Krey, die Leistungsseite mit den Kapazitäten: "Es muss Klarheit herrschen, ob die Kapazitäten für das reichen, was vertraglich zu erbringen ist. Vor allem bei Projekten und Großaufträgen müsste hier oft ein noch größerer Schwerpunkt liegen", mahnt sie. Generell hätten sich Vertragsinhalte sowohl in der Liquiditäts- und Ergebnisplanung, als auch in der Leistungs- und Kapazitätsplanung zu finden. Jeder Vertragsentwurf eines Unternehmens sollte vor Unterzeichnung nicht nur durch die Rechtsabteilung, sondern auch durch die Controlling- oder Finanzabteilung laufen, meint Dr. Krey. "Im Vorwege die Vertragsinhalte auf die Planungsrelevanz für Kapazitäten, Liquidität und Einfluss auf die Bilanz abzuklopfen ist immens wichtig." Rund die Hälfte der Unternehmen hat in diesem Punkt noch Nachholbedarf, zeigt die Umfrage. "Controller können einen echten Input für Verträge liefern", meint Dr. Krey, "weil sie als Schnittstellenexperten einen guten Überblick haben, einen besseren sogar als die Fachabteilung; was etwa mögliche Überschneidungen von Projekten und Leistungsterminen, oder etwa Informationen betrifft, wann innerhalb des Jahres welche Leistungen billiger sind usw. Dieses Schnittstellenwissen lässt sich abgreifen, wenn alle Vertragsentwürfe vor Unterzeichnung durch das Controlling gehen."

Bei den Umfrageteilnehmern rangiert "Vertragsmanagement als Baustein des Working Capital Managements" in der Prioritätenliste mit 22 % an untergeordneter Stelle. "Das ist ein relativ geringer Anteil, der sicher zunehmen muss und wird", meint Dr. Antje Krey. "Letztlich müssen z.B. die Zahlungsverpflichtungen aus den Verträgen doch umfassend in der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden."