Was gehört denn nun in das Protokoll?

Frau Maier sagt „Ich bin der Meinung, wir sollten einen Ruheraum für Mitarbeiter einrichten!“ Herr Müller erwidert: „So ein Schmarrn, die Mitarbeiter werden fürs Arbeiten und nicht fürs Schlafen bezahlt!“

Und so geht es eine Weile hin und her. Teresa sitzt als Protokollführerin in der Sitzung und weiß gar nicht, wie sie was mitschreiben soll. Sie hört sich den Schlagabtausch an und schreibt dann: „Ruheraum für Mitarbeiter wird kontrovers diskutiert. Das Thema wird auf die nächste Sitzung am 5. Juni 2013 verschoben!“ Ihre Kollegin Eva, die als neue Mitarbeiterin ebenfalls als stiller Zuhörer an der Sitzung teilnimmt und probeweise mitgeschrieben hat, ist verblüfft. „Da wurde eine halbe Stunde diskutiert und du hast es mit einem Satz auf den Punkt gebracht. Toll!“

Immer wieder kommt bei der Protokollführung die Frage auf, WIE man denn nun richtig mitschreibt und auf WAS zu achten ist. Ich habe einige Tipps für Sie:

1. Klären Sie zuerst, welches Protokoll Sie überhaupt schreiben sollen (idealerweise ein Ergebnis- oder Kurzprotokoll)
2. Die Tagesordnungspunkte sollten Ihnen vorliegen, sodass Sie genau wissen, um was es sich bei diesem Punkt handelt.
3. Dann notieren Sie sich Stichpunkte von den Äußerungen, die Ihnen wichtig erscheinen. Streichen können Sie später noch (Je sicherer Sie sind, um so weniger werden Sie mitschreiben)
4. Konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis. Wenn dieses Ihnen noch nicht ganz klar ist, fragen Sie in jedem Fall nach.
5. Lassen Sie ausschweifende Formulierungen, Schachtelsätze, Füllwörter und Eigenschaftswörter weg.
6. Sagen Sie in einem Satz, was Sie zu sagen haben.

Ich kann mir vorstellen, dass es Ihnen mit der Zeit immer leichter fällt. Ich wünsche Ihnen viel Freude bei Ihren nächsten Protokollen – denn Sie wissen ja: Die Protokollführung ist extrem wichtig.

Herzliche Grüße

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin: 20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und „Trainerin aus Leidenschaft“. Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln. Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.