Zahlungserinnerungen - gestern und heute
27.06.2013 — Petra Bunse. Quelle: Verlag Dashöfer GmbH.
Jeder, der selbst schon einmal vergessen hat, eine Rechnung rechtzeitig zu begleichen, weiß: Zahlungserinnerungen wirken unfreundlich, vorwurfsvoll und floskelhaft. Doch im Geschäftsleben kann es schon einmal vorkommen, dass ein Unternehmen seine Leistung vertragsgemäß und korrekt ausgeführt hat und die Rechnung vom Kunden nicht fristgerecht bezahlt wird.
Das muss nicht gleich eine schlechte Zahlungsmoral des Kunden bedeuten - manchmal geht eine Rechnung einfach im hektischen Tagesgeschehen unter.
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Um einen Kunden darauf hinzuweisen und ihn an seine offene Rechnung zu erinnern – dafür sind ein gutes Gespür und Fingerspitzengefühl gefragt.
- Geht es um einen guten Kunden, mit dem Sie eine langjährige Geschäftsbeziehung verbindet?
- Ist er üblicherweise verlässlich?
- Handelt es sich um einen neuen Kunden, den Sie nicht gleich verärgern wollen?
Sicherlich wäre es nicht geschickt, hier gleich eine Mahnung zu schreiben.
Damit Ihr Kunde schnell im Bilde ist und nachvollziehen kann, worum es Ihnen geht, sollten Sie diese Punkte in Ihre Zahlungserinnerung aufnehmen:
- Rechnungsnummer und -datum
- Um welche Leistung oder Lieferung geht es? (Art, Umfang, Datum)
- Offener Rechnungsbetrag
- Bitte um Bezahlung
- Bankverbindung
- Hinweis, dass der Kunde das Schreiben bei inzwischen erfolgter Zahlung nicht beachten soll
Nun müssen Sie nur noch den richtigen Ton treffen.
Wie hören sich Ihre Zahlungserinnerungen an – so?
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Zahlungserinnerung Rechnung Nr. ..... vom ..... Sehr geehrte ..., auf unsere o. g. Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Falls die Begleichung Ihrer Aufmerksamkeit entgangen ist, schicken wir Ihnen anbei eine Rechnungskopie. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung entgegen. Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen |
Vielleicht versuchen Sie es beim nächsten Mal einfach einmal ohne verstaubte Floskeln – einfach ein bisschen moderner und zeitgemäßer – zum Beispiel so:
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Rechnung Nr. ..... vom ..... Sehr geehrte…, vielleicht haben Sie durch Stress und Hektik im Berufsalltag ganz einfach übersehen, dass unsere Rechnung noch zu begleichen ist. Wir haben es bemerkt und möchten Sie heute daran erinnern. Damit Sie schnell nachvollziehen können, um welche Rechnung es geht, erhalten Sie mit diesem Schreiben eine Kopie. Wir haben Zahlungseingänge bis zum ……. berücksichtigt. Vielleicht ist Ihre Zahlung an uns ja schon unterwegs? Dann werfen Sie diesen Brief einfach in den Papierkorb. Oder sind Sie mit unserer Lieferung/Leistung nicht ganz zufrieden? Dann rufen Sie uns doch bitte an: 02207 12345-6789 - es lässt sich bestimmt schnell eine Lösung finden. Mit freundlichen Grüßen |
Natürlich wünsche ich Ihnen, dass Sie nicht allzu oft Anlass für solche Schreiben haben. Doch nutzen Sie auch solche Situationen, um sich von veralteten Formulierungen zu verabschieden und Ihr Unternehmen – und auch sich selbst – modern und kundenorientiert zu präsentieren.
Herzliche Grüße und bis zum nächsten Mal
Ihre
Petra Bunse
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Die Autorin: Petra Bunse arbeitet als Personalentwicklerin, Trainerin und Coach für mittelständische Unternehmen, Konzerne und Weiterbildungsinstitutionen. Sie ist Personalfachkauffrau (IHK) mit Zusatzausbildungen zur Dipl. Mentaltrainerin (VDH) und Kneipp-Gesundheitspädagogin. In einem internationalen Konzern leitete sie viele Jahre den Bereich Aus- und Weiterbildung und gründete 2008 das Unternehmen KALEIDOSKOP Personaltraining. Petra Bunse trainiert Themen rund um das Büromanagement, Organisation, Korrespondenz, Kommunikation, Konfliktmanagement, Präsentation und moderne Umgangsformen und ist Autorin von Unterrichtsmaterial und Prüfungen in Weiterbildungslehrgängen. Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Petra Bunse. |
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