Zusammen arbeiten auf Distanz – oder Distanz trotz Zusammenarbeit?

Doch seit einigen Jahren wird diese "Zusammenarbeit" auf Distanz immer häufiger. Die Sekretärin / Assistentin arbeitet in vielen Fällen nicht mehr Tür an Tür mit ihrer Führungskraft – sondern beide arbeiten an unterschiedlichen Standorten.

Damit dieses Arbeiten gut funktioniert, sind vor allen Dingen die gegenseitige Wertschätzung sowie blindes Vertrauen wichtig – doch das allein reicht nicht aus. Sie benötigen beide Zeit für den Informationsaustausch, klare Absprachen und Regeln müssen getroffen werden (diese gelten für alle Bereiche Ihrer Zusammenarbeit). Damit dies gut funktioniert, klären Sie als erstes Ihr eigenes Rollenverständnis.

Ihre Rolle als Assistentin/Sekretärin

Machen Sie sich Ihre Rolle bewusst, damit Sie Klarheit bekommen, ob Sie genau das tun, was Sie wollen und ob so für Sie effektives Arbeiten möglich ist. Mit der Beantwortung der folgenden Fragen kommen Sie der Klarheit Ihrer Aufgaben einen Schritt näher:

1. Was genau ist meine Rolle, meine Aufgabe?
2. Führe ich genau die Arbeiten aus, die ich ausführen möchte?
3. Wie sehe ich mich? Wie werde ich gesehen?
4. Wo liegen meine Probleme / meine Schwierigkeiten / meine Herausforderungen?
5. Wie sieht mein Chef meine Rolle? Kenne ich seine Erwartungen?
6. Wie sehen meine Kollegen meine Rolle? Kenne ich ihre Erwartungen an mich?
7. Was muss bzw. kann ich tun, um diese Erwartungen zu erfüllen?
8. Kenne ich die Ziele meines Vorgesetzten / meiner Kollegen?
9. Welche Ziele verfolge ich?

Wenn jeder die Ziele des anderen kennt, ist eine effektive Zusammenarbeit besser möglich. Wie soll eine Assistentin den Chef effektiv unterstützen ohne zu wissen, an welchen Zielen er gemessen wird?

Klären Sie diese Fragen und schaffen Sie dadurch eine solide Basis für ein gutes Arbeits- und Vertrauensverhältnis. Und noch etwas: Wenn die Rollen einmal ganz klar definiert sind, werden die Arbeitsabläufe insgesamt wesentlich leichter. Probieren Sie es aus.

Ich wünsche Ihnen viel Freude dabei.

Herzliche und sommerliche Grüße,

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin: 20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln. Hier finden Sie die aktuellen Seminartermine von Gertrud Zeller.