Übergangsregelung bei der Gelangensbestätigung

Lieferungen eines deutschen Unternehmers an Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat der EU (innergemeinschaftliche Lieferungen) sind steuerfrei. Der Lieferant muss jedoch nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung vorliegen. Die entsprechenden Nachweispflichten wurden zum 1.1.2012 verschärft. Kernpunkt ist die sogenannte Gelangensbestätigung, die die bisher gültigen Nachweise ersetzen soll. Der Lieferant soll damit dokumentieren, dass der Empfänger die Sendung auch tatsächlich erhalten hat. Nur wenn die neuen Vorgaben erfüllt werden, bleibt die Steuerbefreiung erhalten. Fehlerhafte Nachweise führen zu hohen Steuernachforderungen durch die Finanzbehörden.

Die Finanzverwaltung beanstandete es bisher nicht, wenn die Nachweise noch in alter Form erbracht wurden. Viele Unternehmen hatten sich allerdings den 1. Juli 2012 dick im Kalender angestrichen. Von nun an sollte laut dem Bundesministerium für Finanzen (BMF) die Gelangensbestätigung zur Pflicht werden. Doch es ist anders gekommen. Die Finanzverwaltung hat die Einführung der Gelangensbestätigung vorerst ausgesetzt. Grund: Aufgrund massiver Proteste der Wirtschaft hatte das BMF einen überarbeiteten Entwurf eines Anwendungsschreibens zur Gelangensbestätigung vorgelegt. Die darin enthaltenen Erleichterungen weichen allerdings von den gesetzlichen Vorgaben der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) ab. Dieser Umstand birgt erhebliche Risiken: Unternehmen, die die vom BMF in Aussicht gestellten Erleichterungen in Anspruch nehmen, können bei Rechtsstreitigkeiten unterliegen. Jetzt sollen sowohl die UStDV als auch das BMF-Schreiben praxistauglich ausgestaltet werden. Unklar ist, wann die Erleichterungen kommen und wie weitreichend sie sein werden.

Die Übergangsregelung wird auf unbestimmte Zeit verlängert, so dass Unternehmen bis auf weiteres die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen weiterhin gemäß der alten Rechtslage nachweisen können. Unternehmen befinden sich nun in der Zwickmühle, so die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG. Einerseits haben viele Unternehmen bereits Umstellungen vorgenommen. Andererseits bleibt weiterhin unklar, wie die Nachweispflichten tatsächlich aussehen. "Gerade Unternehmen, die ihre steuerlichen Pflichten ernst nehmen, sind schon jetzt erhebliche Kosten etwa durch Schulung der Mitarbeiter oder EDV-Umstellungen entstanden", betont DHPG-Steuerberater Gert Klöttschen.

Was können Unternehmen jetzt tun? Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte die Gelangensbestätigung gemäß den Vorgaben des UStDV erbringen (siehe unten). "Von den zwischenzeitlich seitens des BMF angekündigten Vereinfachungen sollte vorerst kein Gebrauch gemacht werden", so DHPG-Berater Klöttschen. Alternativ können Unternehmen auch die Nachweise in der bisherigen Form erbringen, was in der Praxis oft einfacher ist. Allerdings birgt auch dieses Vorgehen für Unternehmen Risiken: Für die Finanzgerichte ist die von der Verwaltung gewährte Nichtbeanstandungsregelung nicht bindend. Im Falle eines Gerichtsverfahrens könnten dann die alten Nachweise hinterfragt und möglicherweise nicht anerkannt werden. DHPG-Steuerberater Klöttschen: "Gerade wer die Nachweise in der Übergangsphase noch in alter Form erbringen möchte, sollte sehr sorgfältig vorgehen. Die Nachweise sind in jedem Fall vollständig nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung zu erbringen, um gerichtliche Auseinandersetzungen von vorneherein zu vermeiden."

In der Praxis hatten viele Unternehmen bereits Probleme, die bisherigen Nachweispflichten zu erfüllen. Ein besonderes Augenmerk erfordern alle Fälle, in denen der Kunde die Ware abholt. DHPG-Berater Klöttschen: "Häufig wird übersehen, dass der Abnehmer nicht nur den Warenempfang bestätigen muss, sondern auch die Absicht, die Ware ins EU-Ausland zu bringen."

Egal für welche Handlungsoption Unternehmen sich entscheiden, sie sollten die weitere Rechtsentwicklung in jedem Fall sehr aufmerksam verfolgen. "In der derzeit unsicheren Rechtslage kann jede Handlungsweise zwar das Risiko minimieren, aber nicht gänzlich ausschließen", so DHPG-Berater Klöttschen.

Gelangensbestätigung gemäß UStDV

Die Nachweispflichten für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen werden verschärft. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann den Nachweis durch eine Gelangensbestätigung gemäß Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) erbringen. Sie muss nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Abnehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
• Ort und Tag, an dem die Ware beim Empfänger angekommen ist (im Versandfall)
• Ort und Tag, an dem die Beförderung im EU-Ausland endet (im Abholfall)
• Ausstellungsdatum der Bestätigung
• Unterschrift des Abnehmers

In der UStDV finden sich keine Formvorgaben, wie die Nachweispflicht zu erfüllen ist. Unternehmen sollten mit ihren steuerlichen Beratern klären, welcher Belegnachweis für ihre Zwecke unbürokratisch und gleichwohl rechtssicher ist.