„Mein Schreibtisch ist abends aufgeräumt!“

„Mein Schreibtisch ist abends aufgeräumt!“

Der Satz klingt wirklich gut. Allerdings ist er nicht immer realistisch. Von morgens bis abends ist Stress angesagt, der Chef will etwas, das Telefon klingelt, der Kollege fragt nach einem weiteren Besprechungsraum etc. So geht der Tag vorbei und abends fragt man sich: „Was habe ich heute eigentlich alles gemacht?“

In der Büroorganisation und in der Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten gibt es immer Optimierungsmöglichkeiten. Damit Verbesserungen auch von allen eingehalten werden können, gilt es, Spielregeln zu vereinbaren.

Durch Regeln machen wir es uns allen im Büro einfacher. Suchzeiten verringern sich, Stress wird abgebaut, die Freude wächst. Und wer will das nicht?

Wenn einiges geregelt ist, kann man sich oft auch einfacher abgrenzen und dadurch entspannter arbeiten.

Wie können solche Regelungen ausschauen?

Mein Tipp: Notieren Sie alles, was Ihnen in Ihrem eigenen Büro auffällt (oder sogar auf die Nerven geht). Alles, was geschrieben steht, lässt sich anschließend leichter umsetzen.

Machen Sie in Ihrem Unternehmen Regeln zu Standards, an die sich alle halten können. Dazu gehören:

• Der Schreibtisch sollte abends aufgeräumt sein.
• Fußböden, Fensterbänke etc. werden nicht zur Ablage von Unterlagen genutzt.
• Auf jedem Arbeitsplatz steht ein Posteingangskorb, in welches die Kollegen Aufgaben hineinlegen (und nicht auf den Stuhl oder gar die Tastatur). Dieser Korb sollte abends möglichst leer – oder zumindest die Aufgaben terminiert – sein.
• Wann werden Kundenanfragen beantwortet?
• Wie sieht die Vertretungsregelung aus?
• Wer hat Zugriff auf die Terminplanung der Chefs?
• Wie sieht die Vorlagemappe aus?
• Wo stehen die Telefonlisten?
• Gibt es Telefonnotiz-Blätter? Sind diese mit Datum, Name und Betreff versehen? Wo werden diese hinterlegt?

Sicherlich gibt es noch viele weitere Punkte, die Sie bzw. Ihren Arbeitsplatz betreffen und die standardisiert werden können. Diese sollten übrigens ca. 2 x im Jahr überprüft werden. Am besten setzen Sie sich mit einer Kollegin zusammen und überlegen, wie und was Sie optimieren können. Gemeinsam macht es mehr Spaß.

Ich wünsche Ihnen viel Freude dabei.

Herzliche Grüße in alle Richtungen

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.

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