"Nicht alles inklusive"

Häufig gibt es zwischen Wohnungseigentümern und Verwaltern Probleme, wenn es um die Frage der Leistungen geht: Welche sind mit seiner Grundvergütung, dem Verwalterhonorar, abgegolten und für welche nimmt er ein zusätzliches Honorar? Teilweise haben Verwalter dies in ihren Verträgen nicht klar geregelt, teils kommunizieren sie es nicht eindeutig. Und nicht immer kennen die Eigentümer die entsprechenden Vereinbarungen ihres Verwaltervertrages im Detail.

Nicht zuletzt lässt die Vereinbarung oft Raum für Interpretationen: Erstreckt sich beispielsweise eine Zusatzvergütung für einen Rechtsstreit innerhalb der WEG nur auf eine gerichtliche Auseinandersetzung? Oder darf der Verwalter das Zusatzhonorar auch auf außergerichtliche Streitigkeiten beziehen? Im Zweifel sind Liegenschaftsbetreuer gut beraten, wenn sie die Eigentümer über eine anstehende Zusatzvergütung nochmals abstimmen lassen, um Ärger zu vermeiden.

Bei Verwalterverträgen herrscht Vertragsfreiheit, das heißt, beide Seiten können diese frei gestalten. Üblicherweise zählen zu den Grundleistungen des Dienstleisters die Durchführung einer jährlichen Eigentümerversammlung, deren Vorbereitung und Nachbetreuung sowie die Erstellung des Wirtschaftsplans. Auch die Abstimmung mit dem Beirat, die Information und Einsichtnahme in Unterlagen, das Führen der WEG-Konten und das Abschließen und Betreuen von Gebäudeversicherungen sowie Ver- und Entsorgungsverträgen etwa für Strom, Gas und Müll zählen in der Regel zu den Basisleistungen.

"Zusatzarbeiten betreffen etwa zehn Bereiche der Verwaltung. Diese werden als Pauschalen oder Stundenhonorare im Verwaltervertrag aufgeführt", erläutert Steffen Haase, Immobilienverwalter in Nürnberg und Vizepräsident sowie Sprecher des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter (DDIV).

Das Stundenhonorar kann sich gemäß der Qualifikation des Mitarbeiters unterscheiden. Für Sekretariatsaufgaben wird ein niedrigerer Satz veranschlagt als für Leistungen eines Kaufmanns, Architekten oder Bauingenieurs. Zu den besonderen Leistungen zählt unter anderem das Abhalten außerordentlicher Versammlungen, das Führen von Lohnkonten, etwa für Hausmeister und Putzkräfte, sowie Mahngebühren und Aufwandsentschädigungen. Das Abschließen von Wohn- und Gewerbemietverträgen fällt ebenfalls häufig darunter. Außerdem betrifft es den Organisations- und Kontrollaufwand bei größeren Sanierungsmaßnahmen. Dies umfasst bei einer anstehenden Dachsanierung etwa das Einholen mehrerer Angebote, die Abstimmung über die Vergabe und die Kontrolle der Arbeiten.

Auch das Archivieren aller WEG-bezogenen Akten wird in der Regel extra vergütet. Weil es immer wieder zu Konflikten kommt und hunderte verschiedene Verträge in Deutschland kursieren, bietet der DDIV seit einigen Jahren einen Mustervertrag an.

Aber nicht immer können alle Zusatzarbeiten im Vorfeld bedacht werden – nicht zuletzt weil Gesetzesänderungen und Neuregelungen die Branche auf Trab halten. Verwalter, die beispielsweise für die Umstellung ihrer Konten auf SEPA eine Aufwandsentschädigung wollen, sollten dies im Vorfeld per Beschluss absegnen lassen. Dass dieser Mehraufwand auf alle Immobiliendienstleister zukommt, war vor drei Jahren nicht abzusehen.

Bei manchen Verwaltern mag es auch eine Masche sein, dass sie ein günstiges Grundhonorar ansetzen, um Mandate zu akquirieren und dann über ihre Zusatzleistungen ihre erhoffte Vergütung zu erhalten. Andere fassen mehr Arbeiten innerhalb der Grundvergütung zusammen und berechnen nur in Ausnahmefällen weitere Kosten. Darauf müssen Eigentümergemeinschaften achten, insbesondere wenn sie einen neuen Verwalter suchen. Es lohnt sich, die Vertragsentwürfe aller Kandidaten genau zu lesen.