Abschied von der Glaskugel: Öffentliche Verwaltung nutzt verstärkt Business Intelligence

Nötige Budgets und Mitarbeiter sollen exakter geplant, böse Überraschungen durch Fehlkalkulationen drastisch reduziert werden. Das ergibt die Studie „Branchenkompass 2013 Public Services“ von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut.

Geschäftliche Analysen wie Managementcockpits und Balanced Scorecards sind in Wirtschaftsunternehmen schon seit Jahren Standard – im öffentlichen Sektor dagegen noch nicht. In jeder dritten Einrichtung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erstellen Mitarbeiter Analysen und Berichte überwiegend manuell und über Excel-Tabellen. Das erschwert eine verlässliche Berichterstattung und in der Folge eine effektive Steuerung der Behörden.

Durch Investitionen in Business Intelligence wollen sich viele Verwaltungen in den kommenden drei Jahren verbessern. Wie viele Kindergartenplätze in einer Kommune benötigt werden, wie groß die neue Schule werden soll und wie viele Mitarbeiter in der Einwohnermeldestelle für den reibungslosen Betrieb nötig sind: All diese Entscheidungen sollen auf ein breiteres und verlässlicheres Datenfundament gestellt werden. Dafür wollen die Verwaltungen auch zusätzliche externe Informationsquellen nutzen, zum Beispiel Geo- und Demografiedaten. Die Informationen sollen, mit Bestandsdaten verknüpft, Verwaltungsmaßnahmen planbarer machen. Negativschlagzeilen bei Projekten der öffentlichen Hand sollen so der Vergangenheit angehören.

Darüber hinaus sehen die Verwaltungen auch intern Vorteile, zum Beispiel beim Berichtswesen. 93 Prozent der Entscheider bei Bund, Ländern und Kommunen versprechen sich einen schnelleren Zugriff auf zentral verfügbare Daten und eine verbesserte Qualität. Mehr als 80 Prozent der Verwaltungsentscheider setzen auf mehr Effizienz durch den Aufbau standardisierter Kennzahlensysteme. Informationen liegen in einem einheitlichen Format vor und müssen nicht mühsam zusammengesucht und umgewandelt werden. „Das Maß an Komplexität ist gerade auf Landes- und Bundesebene mit herkömmlichen Excel-Tabellen nicht zu bewältigen. Je größer eine Organisation ist und je mehr Fachbereiche es gibt, desto stärker ist der Bedarf an konsolidierten Informationen“, sagt Peter Krolle, Experte für Finanzen und Verwaltungssteuerung von Steria Mummert Consulting.

Die größten Hürden bei der Einführung von Business-Intelligence-Systemen sind die Kosten für die Anschaffung sowie die Scheu vor zusätzlichem Aufwand. Die Befürworter von mehr Business Intelligence in den Verwaltungen sind gefordert, intern für eine Implementierung zu werben und über den Nutzen aufzuklären. „Öffentliche Verwaltungen können bei der IT-Modernisierung von den Erfahrungen der privaten Unternehmen profitieren. Dort werden heute zum Beispiel eher logisch zusammengehörende Dateninseln geschaffen als unternehmensweite Data Warehouses. Auf diese Weise lassen sich Komplexität und Aufwand verringern“, so Krolle.

Hintergrund:
Der Branchenkompass 2013 Public Services stellt die aktuellen Herausforderungen und die bis 2016 geplanten Maßnahmen der öffentlichen Verwaltung vor. Im Mai und Juni 2013 befragte Forsa für Steria Mummert Consulting 100 Entscheider aus 100 deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen. Themen der Interviews waren E-Government, Effizienzmaßnahmen, Kooperationen, Bürgerbeteiligung, das Berichtswesen und Business Intelligence. Die Interviews wurden mit der Methode des Computer Assisted Telephone Interview (CATI) durchgeführt.