Besprechungsknigge

Wer kennt sie nicht? Diese Besprechungen, die endlos zu dauern scheinen und bei denen oft kein Beschluss gefasst wird.

Mein persönlicher Wahlspruch für Meetings heißt: Keine Sitzung ohne Struktur. Keine Sitzung ohne Tagesordnung!

Ich habe für Sie als Protokollführer einige wichtige Punkte zusammengetragen, damit Sie Ihrem Chef eine Struktur an die Hand geben können.

Ganz wichtig: Bereiten Sie sich gut vor! Erstellen Sie eine Checkliste zur Besprechungsvorbereitung. Diese ist immer wieder nutzbar und spart Ihnen letztendlich Zeit.

Folgende Fragen klären Sie am besten vorher:

1. Ist dieses Meeting wirklich notwendig? (Oder ist ein 4-Augen-Gespräch sinnvoller?)
2. Worum geht es genau? (Inhalte, Hintergrund)
3. Wie lange wird’s dauern? (Zeitbedarf)
4. Wer soll teilnehmen? (die Teilnehmergruppe)
5. Wie geht’s? (Vorüberlegungen zum Vorgehen und zur Methodik)
6. Was braucht’s? (Organisation, Vorinformation, Hausaufgaben der Teilnehmer)

Wichtiges zur Einladung

1. Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich. Kriterien bei der Auswahl der Teilnehmer:
• Wer muss dabei sein, wer kann dabei sein?
• Wer wird nur zu bestimmten Tagesordnungspunkten gebraucht?

Beachten Sie bei den Teilnehmern:

• Verfügt sie/er über das nötige Fachwissen?
• Hat sie/er Erfahrung mit ähnlichen Problemstellungen und unterstützt mit Lösungsstrategien?
• Ist sie/er (Mit-)Entscheider?
• Ist sie/er direkt betroffen?
• Ist sie/er aus „politischen“ Gründen unverzichtbar?

Informieren Sie die Teilnehmer über alles, was sie wissen müssen, um Rückfragen zu vermeiden; fassen Sie sich dennoch kurz!

2. Verschicken Sie die Einladung so früh, wie es Ihnen möglich ist.
3. Bitten Sie um eine kurze und formlose Teilnahmebestätigung (Zusage per Outlook) und gegebenenfalls Nennung zusätzlicher Tagesordnungspunkte (TOPs)

Tipp: Keine Sitzung ohne Tagesordnung!

Tagesordnungspunkte sind wichtig – das kann gar nicht oft genug wiederholt werden. Sie gewährleisten mit der Tagesordnung, dass sich die Teilnehmer vorbereiten können.

Beachten Sie außerdem den „wundervollen“ bzw. „wundersamen“ Tagesordnungspunkt: „Verschiedenes, Diverses, Sonstiges, Allgemeines“

Seltsamerweise erscheint dieser in fast allen Einladungen. Was ist damit gemeint? Offiziell dient dieser Punkt nur dazu, ganz schnell Kleinigkeiten zu klären. Doch vielleicht kennen auch Sie die Pappenheimer, die während der ganzen Sitzung zurückhaltend waren, um dann beim Punkt „Verschiedenes“ auszupacken. Das sollte Ihr Sitzungsleiter unbedingt verhindern. Sonst nützt auch der Zeitplan nichts und Sie könnten auf die Tagesordnungspunkte verzichten.

Tipp: Verzichten Sie auf den Punkt „Verschiedenes“ und fragen Sie vorher bei den Kollegen die Tagesordnungspunkte ab.

Mit diesen Tipps strukturieren Sie sich, die Sitzungen und letztendlich punkten Sie auch noch bei Ihrem Chef.

Ich wünsche Ihnen viel Freude bei Ihrem nächsten Meeting und einen erfolgreichen Sitzungsverlauf.

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und "Trainerin aus Leidenschaft". Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.

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