Delegation mit Hilfe des AKV-Prinzips

Wir alle kennen sie: Die Aufgabenflut im Assistenzbereich ist oft kaum zu bewältigen; immer mehr Tätigkeiten gehen in die Assistenz über und somit auch immer mehr Verantwortung. Manchmal hilft hier nur noch das Delegieren. Doch wie funktioniert Delegieren wirklich?

Wichtig ist zunächst, dass Ihre Führungskraft Sie hierfür mit den entsprechenden Kompetenzen ausstattet. Alle Mitarbeiter im Unternehmen müssen wissen, dass Sie dazu berechtigt sind, Aufgaben zu delegieren. Im Zweifelsfall müssen Sie sich stets des Rückhalts Ihrer Führungskraft sicher sein können. Am besten ist eine schriftliche Information der Führungskraft an die Kollegen oder eine entsprechende Anweisung in einem gemeinsamen Meeting.

An wen Sie welche Aufgaben delegieren, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

• A wie Aufgaben
• K wie Kernkompetenzen
• V wie Verantwortung

Überlegen Sie also – am besten gemeinsam mit der Führungskraft, an wen Sie delegieren können: Wer besitzt die nötigen Kompetenzen und Kenntnisse? Wer möchte überhaupt Verantwortung übernehmen und wer hat auch entsprechende Kapazitäten für eine neue Aufgabe?

Geben Sie im nächsten Schritt Anweisungen, die unmissverständlich sind:

• Nötige Hintergrundinformationen
• Aufgabenbeschreibung sowie Ziele und Zusammenhänge
• Abgrenzung von Beginn und Ende der Aufgabe
• Sicherstellen, dass Erwartungen vom Gegenüber verstanden wurden (nachfragen, zusammenfassen lassen)
• Festlegung des zeitlichen Rahmens und erwarteter Zwischenergebnisse
• Form festlegen (Schriftform, Präsentation usw.)

Im dritten Schritt überwachen Sie den Kollegen bzw. die Kollegin: Fragen Sie nach, loben und motivieren Sie, bauen Sie Vertrauen auf. Bieten Sie Hilfe bei vorher klar definierten Ausnahmefällen an, so vermeiden Sie gleichzeitig eine Rückdelegation. Konstruktive Kritik ist das beste Mittel, damit der Kollege oder die Kollegin erfolgreich weiterarbeitet. Greifen Sie nur ein, wenn jemand mit der Aufgabe überfordert ist.

Beherzigen Sie diese Punkte, so wird Ihnen und Ihrer Führungskraft das Delegieren bald viel Zeit ersparen. Und ganz nebenbei motivieren und fördern Sie die Belegschaft und sorgen für mehr Zufriedenheit.

Viel Erfolg dabei wünscht

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.