Der Grad Ihrer Zufriedenheit

Letzte Woche im Seminar. Wir sprechen über die verschiedenen Cheftypen und die Kommunikation mit ihren Sekretärinnen. Eine Teilnehmerin strahlt über das ganze Gesicht. Sie sagt: „Wenn ich morgen früh ins Büro komme, sage ich als Erstes 'Danke' zu meinem Chef. Nach allem, was ich hier von anderen Vorgesetzten höre, wird mir klar, wie gut ich es mit ihm habe. Bei uns stimmt wirklich alles in der Zusammenarbeit!“

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Die anderen Teilnehmerinnen sind etwas neidisch (so meine Vermutung) und überlegen sich, was sie tun können, um die Zusammenarbeit zu verbessern.

Meine Tipps hierzu: Zuerst muss einmal die Rolle geklärt werden. Denn häufig ist es nicht klar, welche Aufgaben übernommen werden sollen und welche Verantwortlichkeiten ans Sekretariat gehen. Die Frage hierzu: „Was erwarten Sie ganz genau von mir? Wo möchten Sie noch besser entlastet werden?“ Die Rolle sollte übrigens von beiden Seiten klar sein. Was genau ist die Rolle Ihres Vorgesetzten? Was genau ist Ihre Rolle?

Als nächster Punkt muss der Kompetenzrahmen abgesteckt werden. Welche Kompetenzen haben Sie, welche benötigen Sie noch, welche werden erwartet? Klären Sie unbedingt mit Ihrem Vorgesetzten dessen Erwartungen ab.

Dann kommt natürlich als wesentlicher Faktor die Kommunikation im Büro. Einige Sekretärinnen sprechen einmal die Woche mit ihrem Chef. Das ist zu wenig. Wie sollen Sie klären, was ansteht? Empfehlenswert ist eine tägliche, feste Zeit, zum Beispiel gleich morgens von 8:00 bis 8:30 Uhr. Das hilft, sich gegenseitig besser zu verstehen.
Ganz wichtig ist außerdem das Auftreten der Sekretärin. Wenn sie wie ein Mäuschen in der Türe steht und mit leiser Stimme um ein Gespräch bittet, wird sie sicherlich nicht gehört. Also: Mit beiden Beinen einen Standpunkt einnehmen, feste Stimme, klarer Blickkontakt. Formulieren Sie außerdem Ihre Wünsche ganz klar und ohne Füllwörter („Hätten Sie eventuell vielleicht mal Zeit für mich?“ geht gar nicht).

Ich wünsche Ihnen einen zufriedenen Arbeitsplatz mit einem kommunikativen Chef. Und wenn dieser spontan ist und sich einmal bei Ihnen bedanken möchte: Melden Sie sich noch schnell an für unsere Sommerakademie am 9. und 10. August in Hamburg. Ich freue mich sehr auf Sie und den Austausch mit vielen Ihrer Kolleginnen.

Herzliche Grüße und einen wunderbaren Sommer wünscht Ihnen

Ihre Gertrud Zeller

Die Autorin:

20-jährige Berufserfahrung im Chefsekretariat. Seit 1999 selbstständige Seminarleiterin. Sie ist Mitinhaberin des Unternehmens "Die Seminarschneider" und „Trainerin aus Leidenschaft“. Frau Zeller hat einen Lehrauftrag für Rhetorik, Präsentation und Besprechungsmanagement an der Hochschule Pforzheim und ist außerdem für viele Seminaranbieter und eigene Kunden tätig. Ihr Herz schlägt vor allen Dingen für die Themen Präsentation, Veranstaltungsmanagement, Protokollführung und besonders für alle Themen rund um das Sekretariat. Durch ihre langjährige praktische Erfahrung im Assistenzbereich versteht es Frau Zeller bereits von der ersten Minute an im Seminar sehr praxisnah zu berichten und zu handeln.