Die Projektassistenz als Informationsmanagerin

Projekte brauchen nicht nur einen Projektmanager oder -koordinator. Auch eine Projektassistenz trägt in hohem Maße zum Projekterfolg bei – beispielsweise durch ein optimales Informationsmanagement. Die folgenden Tipps sollen Ihnen helfen, auch Ihr Informationsmanagement im Projektteam zu perfektionieren.

Die hohe Informationsflut ist unser aller größtes Problem. Doch nicht jede Information muss an jeden weitergeleitet werden. Sicher kennen auch Sie Informationen, die Sie per E-Mail in Kopie erhalten, die für Sie aber vollkommen irrelevant sind. Das kostet unnötig Zeit und somit Geld. Überlegen Sie deshalb, wer im Team welche Informationen wirklich benötigt. Denken Sie aber auch über die Teamgrenzen hinaus. Sind beispielsweise andere Abteilungen von Projektentscheidungen betroffen und sollten rechtzeitig einbezogen werden?

Doch gehen wir noch einmal einen Schritt zurück: Woher bekommen Sie überhaupt die nötigen Informationen, die Sie und Ihr Team benötigen? Finden Sie heraus, welche Informationsquellen Sie anzapfen können und sollten und sammeln Sie alle Fakten. So sind Sie auf dem optimalen Informationsstand.

Generell gilt, dass Sie Ihre Informationen für die Teammitglieder bzw. Ihren Projektmanager empfängerorientiert aufbereiten sollten. Klare, prägnante Informationsblöcke sind hierbei natürlich besser als große, komplizierte Informationsbrocken, die schwer verständlich sind. Halten Sie sich kurz und fragen Sie nach, ob wirklich jeder alles verstanden hat; erklären Sie, wenn nötig, noch einmal. Nur so sichern Sie, dass optimal weitergearbeitet werden kann.

Und zum Schluss noch ein Hinweis, der selbstverständlich nicht nur für Projekte und Projektteams gilt: Kommunikation ist das A und O. Sprechen sie also in regelmäßigen – am besten täglichen – Meetings miteinander, an denen alle Teammitglieder teilnehmen. So ist der Informationsfluss stets gesichert. Protokolle helfen auch denen, die einmal nicht dabei sein können.

Viel Spaß beim Managen Ihrer Projektinformationen wünscht Ihnen

Ihre Rebecca Prelle

Die Autorin:

Rebecca Prelle ist staatlich geprüfte Wirtschaftsassistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz, Fremdsprachliche Sekretärin (bsb) und verfügt über ein Diplom in "International Administration and Management" (ESA). In ihrer über 10-jährigen Berufspraxis hat sich Rebecca Prelle außerdem in vielen Weiterbildungen u. a. zur Personalassistentin qualifiziert. Seit 2010 gibt sie ihr Fachwissen, insbesondere zu den Themen Selbstmanagement, Chefentlastung, Selbstmarketing und Personalassistenz in Fachpublikationen weiter. Zwei Jahre lang leitete sie zudem die Hamburger Regionalgruppe des European Management Assistants e. V. Im Oktober 2014 wurde sie, noch unter ihrem Mädchennamen Rebecca Stache, zur "Besten Sekretärin Deutschlands" gekürt. Rebecca Prelle arbeitet aktuell in einem großen internationalen Logistik-Unternehmen in Hamburg.