E-Rechnungen: Übergangsphase erfordert erhöhte Vorsicht

Endlich hat nun das Bundesministerium für Finanzen (BMF) das finale Anwendungsschreiben zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung veröffentlicht. Die Kernpunkte des BMF-Schreibens sind:

• Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen.
• Deutlich reduzierte Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen: Es sind keine technischen Verfahren mehr vorgeschrieben, so dass jetzt mehr Übermittlungsarten möglich sind.
• Neuregelung der Umsatzsteuernachschau: Prüfer dürfen nun unangemeldet Einsicht in die EDV-Systeme nehmen.
• Notwendigkeit der Implementierung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, welches aber keiner Dokumentationspflicht unterliegt.

Allerdings lässt das BMF-Schreiben viele drängende Praxisfragen unbeantwortet. Somit bleiben Unternehmen selbst in der Pflicht. "Leicht kommt es beim elektronischen Rechnungsaustausch zu Fehlern, die weitreichende steuerliche Nachwirkungen haben", betont Steuerberater Gert Klöttschen von der Beratungsgesellschaft DHPG. "Unternehmen sollten innerbetriebliche Regelungen treffen, um eine praktikable wie ordnungsgemäße Verfahrensweise zu gewährleisten." So lassen sich mögliche Fallstricke im Prozessablauf gezielt erkennen und von vorneherein vermeiden (siehe "Mit Regelungen für Klarheit sorgen").

Noch pflegen viele Unternehmen einen eher sorglosen Umgang mit elektronischen Abrechnungsdokumenten. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen erhalten eine wachsende Zahl elektronischer Rechnungen, ohne entsprechende Vorkehrungen getroffen zu haben. Doch gerade wer elektronische Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur oder über das electronic data interchange (EDI)-Verfahren - im Rahmen des sogenannten dritten Weges - empfängt, hat weitreichende Anforderungen zu erfüllen. "Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der empfangenden Dokumente trägt allein der Rechnungsempfänger - vom Rechnungseingang bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist", betont DHPG-Steuerberater Klöttschen.

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise immer noch davon aus, dass eine per E-Mail eingehende Rechnung ausgedruckt und wie eine Papierrechnung verbucht und aufbewahrt werden kann. Grundsätzlich gilt: einmal elektronisch - immer elektronisch. Dies gilt gleichermaßen für die E-Mail, die elektronische Rechnung und, sofern im Einsatz, auch die qualifizierte elektronische Signatur. "Alle digitalen Rechnungsunterlagen müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein", sagt Diplom-Wirtschaftsinformatiker Markus Müller von der DHPG IT-Services GmbH. "Der sichere und ordnungsgemäße Einsatz von Informationssystemen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen."

Das BMF-Schreiben schafft nun rechtssichere Grundlagen für den elektronischen Rechnungsaustausch. Ein Umstieg steht nun allen Unternehmen offen und bietet vor allem Rechnungsausstellern viele Vorteile. Voraussetzung ist eine systematische Planung und Organisation. Gerade die Übergangsphase auf elektronische Rechnungen erfordert nach Ansicht der DHPG-Experten eine erhöhte Vorsicht. Der ordnungsgemäße und sichere Umgang mit elektronischen Rechnungen muss sich erst einspielen. "Für Rechnungsempfänger ist die Umstellung auf das E-Invoicing deutlich aufwändiger als für Rechnungsaussteller", betont DHPG-Berater Klöttschen. Allzu schnell sollten sich Unternehmen nicht von Originalbelegen in Papierform verabschieden. International existieren noch große rechtliche Unterschiede. Die Anforderungen an die Rechnungslegung variieren von Land zu Land. Mit diesem Umstand müssen sich alle international agierenden Unternehmen auseinandersetzen.

Mit Regelungen für Klarheit sorgen

Der elektronische Rechnungsaustausch ist kein Selbstläufer. Es empfiehlt sich, die Prozesse des Rechnungswesens systematisch zu analysieren und Schwachstellen zu bereinigen. Mit firmenindividuellen Regelungen sorgen Unternehmen gegenüber Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Finanzbehörden für Klarheit.

Einzelvereinbarungen: Der Rechnungsempfänger muss dem elektronischen Rechnungsaustausch grundsätzlich zustimmen. Häufig erfolgt dies stillschweigend, indem ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Rechnungsausstellers unwidersprochen bleibt. Mehr Klarheit und Sicherheit bieten einzelvertragliche Regelungen zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger, insbesondere bei strategischen Kunden und Lieferanten. So lassen sich etwa die Datenqualität der Rechnungen oder die Haftung bei Fehlversendungen regeln.

Kontrollverfahren: Rechnungsempfänger müssen eine eindeutige Zuordnung von erbrachter Leistung und erstellter Rechnung sicherstellen. Dazu benötigen sie ein internes Kontrollsystem, das einen "verlässlichen Prüfpfad" von der Bestellung bis zur Bezahlung gewährleistet. Der Unternehmer ist in der Wahl eines geeigneten Verfahrens frei. Es ist unter Umständen nicht ökonomisch, für Papier- und elektronische Rechnungen eine unterschiedliche Rechnungsverarbeitung zu etablieren. Ziel sollte ein Prozessablauf sein, der alle Abrechnungsdokumente zusammenführt. Hierfür sind Verarbeitungsstandards zu definieren und sicherheitshalber auch zu dokumentieren.

Archivierung: Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs aufzubewahren. Die aufbewahrten Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von derzeit mindestens 10 Jahren die Voraussetzungen der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit erfüllen. Über den gesamten Zeitraum muss die EDV ständig prüfbereit bleiben, was angesichts der rasant fortschreitenden technischen Entwicklung kein leichtes Unterfangen ist. Wer heute etwa Dateien von einer zehn Jahre alten 5,25 Zoll Diskette einsehen will, steht vor großen Herausforderungen für Hardware und Dateiformat.